Обмен первичкой с контрагентами становится более доступным
Рассмотрим особенности обмена документами в электронном виде.
Электронным первичным документом с каждым годом пользуются все больше бухгалтеров для улучшения качества своей работы и ее облегчения. Короновирус и военные действия показали, что у электронного формата масса преимуществ:
- Скорость. Из-за ЭДО обмениваться первичкой в разы быстрее, чем печатной документацией. Посещение почты отнимает много времени, а также не все почтовые отделения стабильно работают.
- Удаленный труд. Не нужно идти в офис, первичные документы отправляются с любой точки мира 24/7, при этом вы находитесь в безопасности.
- Минимизированы риски утраты важных данных. Почта часто теряет письма в пути, а их восстановление – проблема, но тем неменее необходимость, ведь первичные документы – основа для ведения отчетности. При обмене электронными первичными документами у обоих контрагентов есть по одному экземплярудокумента, так сведения сложнее потерять. Первичные документы на серверах оператора ЭДО – это бессрочное хранение и неприкосновенность данных.
- Экономичность. Приобретение бумаги, марок, обслуживание принтера, трата рабочего времени работника, почтовые услуги – этих расходов можно избежать, если предпочесть документацию в виде ЭДО.
- Актуальность – системы ЭДО содержат самые актуальные формы первичных документов, это необходимо для составления корректной отчетности. Благодаря электронному формату меньшая вероятность получить штраф или пеню, ведь об ошибках в накладной через портал ГНС сразу поступает уведомление в отличие от почты.
- Эффективность. Ведение первички в электронном виде на предприятии упрощает и ускоряет все согласования первичных документов и рабочих процессов, связанних с ними. Доступ к ним также упрощается всем сотрудникам компании. Контролировать статус первички (доставлена, подписана, отклонена) также проще, чем на бумаге.
- Защита данных. Личный пользовательский кабинет надежно защищает первичные документы, поскольку пересылка информации происходит по защищенному зашифрованному электронному каналу коммуникации. Достоверность попадания бухгалтерских данных к злоумышленникам сведена к нулю.
Электронному обслуживанию расчетно-кассовых операций следует отдать предпочтение тому, что это выгодно двум сторонам: и покупателю и продавцу. Продавец экономит на печати чеков, а покупатель получает вместе с е-чеком гарантию на мессенджер или почту. Так ее сложнее потерять в отличие от бумажной версии.
Юридическая сила электронного документа
В Законе № 851 (ч. 3 ст. 7) говорится, что юридической разницы между бумажными и электронными первичными документами нет, если последние заверены КЭП и у них есть обязательные реквизиты. Каждому экземпляру, составленному в электронном виде с одинаковым содержанием и реквизитами, предоставлена одинаковая юридическая сила. Для двух контрагентов каждый их общий первичный электронный документ является оригиналом.
Первоначальный документ в цифровом виде по аналогии с бумажным должен состоять из регламентированными реквизитами с наложением электронной подписи работника, его создавшего и участвующего в хозоперации. Личная подпись должностного лица полностью приравнена к электронной подписи (в соответствии с Законом № 2155).
Как согласовать первоначальный документ с контрагентом
Первоначальный документ в электронном виде может быть послан другому структурному подразделению предприятия, другому предприятию или в государственный орган.
Первичный электронный документ создается предприятием или его контрагентом для решения различных задач и соответственно может быть составлен в виде:
- договора,
- счета,
- накладной,
- счет-фактури,
- акта о выполненных работ ахи т.д.
Алгоритм передачи первички контрагенту через интернет:
- Бухгалтер компании-отправителя создает первичный документ.
- Он подписывается КЭП сотрудника и направляется через систему ЭДО контрагенту-получателю.
- Бухгалтер-получатель сверяет первичный документ. Если все составлено корректно, то полученный файл скрепляется электронной подписью сотрудника на предприятии контрагента, ответственного за ведение первички. После этого выполняется сама хозоперация. Отправитель, приславший первичный документ после наложения КЭП получателя видит подтверждение о том, что документ принят контрагентом.
- Если первичный документ составлен некорректно, контрагент может отклонить его и запросить правки.
Контрагенты иногда определяют свой порядок подтверждения того, что первичный документ был получен. Однако там обязательно должны быть отражены сведения о том, когда первичный документ был получен, отмечено кто отправил подтверждение об его получении. Контроль целостности и не поврежденности электронных документов гарантирует КЭП.
Важный нюанс – как хранить цифровой первичный документ. Его хранят на соответствующих носителях в формате, позволяющем контролировать целостность документа. Сроки хранения бумажных и электронных первичных документов одинаковы. Допускается хранить первоначальный электронный документ в виде копий на бумаге.
Сотрудничество с надежным подрядчиком и выбор качественной программы ЭДО поможет начать работать с первичными электронными документами легко как вам, так и вашему контрагенту.
Медок в базовой комплектации имеет функционал для подачи отчетности и работы с любыми первичными документамии. Разобраться в этой программе несложно даже штатному бухгалтеру. Для компаний с большим объемом документооборота есть расширенный функционал. Можно масштабироваться и добавлять модули: Отчетность в НБУ, M.E.Doc Зарплата и др.
Для динамической дистанционной работы с контрагентом с любого устройства выберите веб-сервис СОТА (облачная версия Медка).
Пользователям M.E.Doc доступна отправка ссылки на первичный документ. Так, ваш контрагент может получить его даже если сам не пользуется электронным сервисом ЭДО.
Идеальное решение для упрощения всех бумажных бухгалтерских процессов – воспользоваться сервисом обмена первичными документами (ЭДО). Важно выбрать соответствующее ПО, поставщика услуг по обслуживанию и тем самым обеспечить комфортный переход как для работников предприятия, ответственных за первичный документооборот, так и для ваших контрагентов.
Хотите рассчитать стоимость ЭДО для вашего предприятия?
Актуальные статьи за последнее время
Вас могут заинтересовать другие статьи:
Комментариев пока нет ...