Что такое первичные документы. Роль в учете и требования к оформлению
На ведении первичной документации базируется бухучет. В статье рассмотрим роль первичных документов, обязательные реквизиты и правила заполнения, а также сроки хранения первичных документов.
Понятие первичного документа
Статус первичных документов регламентирован Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г., а также «Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете», утвержденном приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. Согласно им первичный документ — это документ, содержащий данные о хозяйственной операции. Это могут быть договоры, накладные, товарные чеки, акты выполненных работ, бухгалтерские справки, счета и т.п. Ранее, до 2017 года, считалось, что это документ, подтверждающий факт хозопераций. Теперь факт фиксации операции по определению убрали.
Документ первичной документации может быть электронным или бумажным, главное, чтобы он содержал информацию о хозяйственной операции, включая распоряжение владельца на ее осуществление. Первичные данные являются базой для бухучета хозяйственных операций. Все операции должны полностью и непрерывно документироваться. Записи в регистрах учета создаются только на основании первичных документов, оформленных соответствующим образом.
Сведения первичных документов нужны не только для ведения бухучета, налогового учета, но и для статистической отчетности, управленческого учета, участия в судебных исках.
Основные виды первичных документов:
- счет-фактура (инвойс) – отражает в бухучете операции по поставке товаров без создания актов приема-передачи если есть оплата подтвержденая документом;
- расходная накладная – документ, отображающий операцию по получению или передаче продукции или услуг;
- акт приемки выполненных работ – документ, фиксирующий факт завершения работ или услуг и получения их заказчиком с указанием их уровня качества и количества;
- бухгалтерская справка – документ, подтверждающий операции, полученные расчетным путем. Составление такой справки позволяет корректировать записи в учетных реестрах связанных с устранением ошибок в бухучете;
- кассовые ордера – документ, фиксирующий поступление и выдачу денег в кассу;
- товарно-транспортная накладная – документ, подтверждающий операции по перевозке товаров от поставщика к заказчику.
Первичные документы в налоговом учете
Налоговый кодекс содержит требование о запрете формирования отчетности налогоплательщика, таможенных деклараций на основании информации, не отраженной в первичных документах. Кроме этого, учет НДС с 01.01.2015 напрямую связан с бухучетом, то есть с первичными документами.
Если налогоплательщик не хранит должным образом первичные данные, в течение сроков, прописанных в НКУ, к нему применяются штрафы: впервые – 510 грн, за еще одно нарушение в течение года – 1020 грн.
Первоначный документ в судебной практике
Перичные накладные, счета, договоры и т.д. действуют для решения судебных дел только если хозяйственная операция была. Если операции не было, но имеются первичные документы они не создают юридических последствий. Это означает, что их нельзя отображать в учете.
Раньше действовала норма: есть первичные документы — был факт хозоперации, доказывать ее не требовалось. В случае сомнений лица, контролирующие предприятие, должны были доказать, что сделки не было с приведением фактических доказательств, а не предположений.
Сейчас практика судопроизводства в плоскости разрешения налоговых споров исходит из презумпции правоты плательщиков. А правило «есть первичка – был факт хозоперации» не работает. Доказательствами противоположного должна заниматься налоговая. Фактически сейчас реальность сделки доказывает налогоплательщик в случае спора с контролерами в суде.
Обязательные требования к оформлению первичных документов
Дата создания документа. Закон о бухучете требует соблюдения правила отражения хозопераций в учетных регистрах в том отчетном периоде, когда они происходили. Но жестких требованийпо поводу составления первичных документов теперь не существует. Поэтому оформлять документ первичной документации требуется при совершении операции или сразу после ее окончания.
В случае продажи товаров или услуг за наличные деньги разрешается оформление первичных документов не реже, чем ежедневно опираясь на данные чеков и РРО.
В случае поставки услуг датой появления обязательств по НДС и создания НН по сделке является дата создания первички, где отображена информация о поставках услуг или товаров. Следовательно, во время операций по поставке услуг, оформленных электронной первичкой, датой возникновения обязательства по НДС и создания НН считается дата составления первички по данной хозяйственной операции, независимо от даты наложение е-подписи.
Реквизиты первичных документов. В Законе о бухучете прописаны требования к реквизитам. Они должны содержать:
- название документа;
- дата составления документа;
- название хозединицы, от имени которой составлен документ;
- описание операции (содержание и объем, единицу измерения хозоперации);
- указание должностных лиц, ответственных за операцию и корректность ее оформления в документе;
- идентификационные данные лица, участвовавшего в операции, отраженной в документе (подпись или другие данные).
При наличии этих данных документ считается действительным. Но учитывая специфику деятельности бизнеса, документ может иметь дополнительные реквизиты:
- код предприятия указанный в Государственном реестре;
- номер документа;
- основание для проведения хозоперации;
- данные о получателе.
Бланки форм первички. Имеются типовые формы оформления первичных документов, утвержденные властями. Но любая компания вправе составить свои собственные шаблоны. Однако там должны быть отображены все необходимые по закону данные документа.
Заполнять первичные документы можно вручную темным цветом пастой шариковых ручек или с помощью электронных средств (на компьютере). При этом свободные строки документа должны быть перечеркнуты, чтобы исключить исправление в них. Главное, что способ заполнения должен обеспечить сохранность записей в течение установленного срока их хранения, а также предотвратили внесение самовольных незаконных исправлений.
Ответственным за соблюдение всех требований при фиксировании проведения всех хозяйственных операций в первичке является собственник или руководитель предприятия. Именно он должен обеспечить соблюдение работниками, работающими в сфере учета предприятия, правомерных требований бухгалтера по оформлению первичных документов.
Право подписи первичных документов
Полномочия подписывать первичную бухгалтерию по хозоперациям связанным с расходованием денег, перемещением ценностей, документов и иного имущества принадлежат компетенции только узкого перечня должностных лиц, имеющих такое разрешение руководителя предприятия.
Документ первичной бухгалтерии подписывается должностным лицом лично, по наличию может быть скреплен печатью.
Электронные первичные документы
Если документ составлен не в бумажном, а в удобном электронном виде, то на него накладывается электронная подпись в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте.
Причем оригиналом е-документа первички является его электронный экземпляр со всеми необходимыми реквизитами. К примеру, предприниматель рассылает договор нескольким контрагентам и для каждого из них этот документ является оригиналом. Копия е-документа на бумаге – это распечатанный электронный документ.
Сегодня разработчики предлагают бизнесу проверенные и надежные сервисы электронного документооборота, например M.E.Doc, созданный для облегчения работы бухгалтера по созданию, подписанию и обмену первичными документами между контрагентами, а также составлению отчетности.
Продолжительность хранения первичных документов
Недавно сроки хранения первичных документов изменились. В соответствии с Законом № 2970 с целью приближения Украины к европейским стандартам налоговой отчетности и увеличения прозрачности плательщиков перед государством внедрены новые сроки хранения первички:
- 2555 дней (7 лет) — должны храниться документы, необходимые для налогового контроля,
- 1825 дней (5 г) — новый срок хранения для первичных документов, регистров учета, финотчетности или документов, составляемых лицами, определенными пунктами п.п. 133.1, 133.2 и 133.4 НКУ, а также юрлицами-упрощенцами, исключение — первичные документы, к которым применяется более длительный срок (44.3.1 44 НКУ);
- 1095 дней (3 г) должны храниться другие документы, не указанные в пп. 44.3.1 и 44.3.2 НКУ;
- 1095 дней (3 г) требуется хранить первичные документы, связанные с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в том числе и разрешительные документы;
Если предприятие ликвидируется, то документы не менее чем за 1825 дней до завершения деятельности в соответствии с пп. 44.1 НКУ нужно сдать в архив в соответствии с законодательством. Документы, необходимые для налогового контроля, нужно хранить сроком 2555 дней.
Комментариев пока нет ...