Как провести инвентаризацию на предприятии без ошибок

Инвентаризация на предприятии: пошаговая инструкция согласно Положению 879. Рассмотрим ключевые моменты, на которые следует обратить внимание при проведении инвентаризации.

Инвентаризация на предприятии: что следует помнить

Инвентаризация – это важный процесс для любого предприятия, помогающего контролировать активы и обязательства, но также требует тщательной организации и соблюдения законодательных норм. Основные правила проведения инвентаризации активов и обязательств регламентированы Положением, утвержденным приказом Министерства финансов от 02.09.2014 №879 .

Организация инвентаризационной комиссии

Ответственность за организацию и проведение инвентаризации возлагается на руководителя учреждения. Это предусмотрено пунктом 2 статьи 10 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине». 

Объекты, периодичность и сроки проведения инвентаризации утверждаются распорядительным документом руководителя.

Обычно приказом руководителя создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В случае отсутствия одного из ее членов в годовой инвентаризации, руководитель может внести изменения в приказ, заменив отсутствующего работника, или создать комиссию в новом составе. Кого следует включить в состав инвентаризационной комиссии, изложен в пункте 1 раздела II Положения «Об инвентаризации активов и обязательств» от 02.09.2014 №879.

Членами комиссии могут быть:

• представители аппарата управления;
• работники бухгалтерской службы;
• опытные сотрудники, хорошо знающие объект инвентаризации и особенности учета.

Возглавляет комиссию руководитель (его заместитель) или руководитель структурного подразделения.

Инвентаризацию следует проводить полным составом инвентаризационной комиссии или рабочей инвентаризационной комиссии, а также при присутствии материально ответственного лица (МПО). 

Состав комиссии может изменяться в зависимости от специфики предприятия. Рассмотрим некоторые важные моменты:

• Если бухгалтерский учет ведет лично руководитель, то он и возглавляет инвентаризационную комиссию.
• На крупных предприятиях, где объем работ значителен, одна инвентаризационная комиссия с инвентаризацией не справится. В таких случаях руководитель может создать рабочие инвентаризационные комиссии по проведению инвентаризации в местах хранения и производства.

Создание таких дополнительных рабочих комиссий оформляется распорядительным документом руководителя. Порядок работы рабочих инвентаризационных комиссий и инвентаризационной комиссии изложен в подпункте 2.5 раздела II Положения 879.

Материально ответственные лица

Существуют также определенные ограничения, о которых следует помнить при назначении материально ответственных лиц:

• Запрещено назначать одного и того же работника председателем рабочей инвентаризационной комиссии для проверки активов, находящихся на ответственном хранении у тех же материально ответственных лиц, два года подряд.
• Материально ответственные лица не могут быть включены в состав рабочей инвентаризационной комиссии, проверяющей активы, находящиеся на ответственном хранении таких МПО.

Перед началом проведения инвентаризации материально ответственное лицо обязано дать расписку в инвентаризационном описании, подтверждая, что все доходные и расходные документы на активы сданы в бухгалтерию, а все ценности оприходованы или списаны в соответствии с требованиями законодательства.

Если после инвентаризации обнаружены ошибки в описаниях, материально ответственные лица обязаны безотлагательно уведомить об этом инвентаризационную комиссию. После проверки и подтверждения фактов комиссия проводит исправление. Важно, что МВО должны уведомить комиссию до открытия состава. Инвентаризационное описание составляется отдельно по объектам, группам и каждому материально ответственному лицу. 

Как провести инвентаризацию

Рассмотрим главное этапы проведения инвентаризации. До начала проверки фактического наличия активов необходимо:

1. проверить исправность весоизмерительных приборов;
2. Завершить обработку всех документов по движению активов. Дополнительно необходимо сформировать последние на момент инвентаризации реестры доходных и расходных документов, а также отчеты о движении активов;
3. Определите остатки на дату инвентаризации.
4. Сгруппировать и рассортировать активы для удобства подсчета. Если проведение инвентаризации внезапное, такая сортировка проводится в присутствии инвентаризационной комиссии или рабочей инвентаризационной комиссии.

Председатель комиссии визирует все доходные и расходные документы, прилагаемые к реестрам, пометкой «К инвентаризации на (дата)». Для бухгалтерии указанные документы являются основанием для расчета остатков активов на начало инвентаризации согласно данным учета. Материально ответственное лицо предоставляет в инвентаризационном описании расписку о том, что все документы сданы, а ценности оприходованы и списаны должным образом.

Инвентаризация: как зафиксировать результат

При проведении инвентаризации на предприятии наличие активов устанавливается посредством обязательного подсчета, взвешивания или измерения. Эти мероприятия проводятся в помещениях хранения активов. Обратите внимание: акты измерений и расчеты следует приобщить к инвентаризационным описаниям.

При инвентаризации в разных изолированных помещениях, находящихся под ответственностью одного человека, проверка производится последовательно. После завершения работы в одном помещении оно опечатывается. Если в течение 1 дня не закончено проведение инвентаризации активов в месте их хранения, такую ​​инвентаризацию следует завершить в течение следующих дней. Когда инвентаризационная комиссия завершает работу и покидает такое помещение, следует опечатать его с помощью пломбиратора. Это делает глава инвентаризационной комиссии. Если инвентаризационная комиссия делает паузу в проведении инвентаризации, следует обеспечить хранение инвентаризационных описаний в закрытом помещении, где продолжается инвентаризация.

Движение документов на активы при инвентаризации

Рассмотрим, как идет работа с документами при инвентаризации. 

• На доходных документах, поступивших на склад при проведении инвентаризации, ставится отметка «после инвентаризации». Это действие выполняет материально ответственное лицо в присутствии инвентаризационной комиссии.
• То же касается расходных документов на активы, отпущенные со склада в течение инвентаризации, со ссылкой на дату инвентаризационного описания, где указаны такие активы. В случае, когда такие активы не были внесены в инвентаризационное описание, необходимо внести их в отдельное инвентаризационное описание.
• На активы, находящиеся в пути, неоплаченную продукцию или активы, хранящиеся на складах других предприятий (например, на хранении, на комиссии, переработке), необходимо составлять отдельные инвентаризационные описания.

Бюджетные учреждения также оформляют отдельные описания на не принадлежащие им активы, но находятся в их распоряжении (арендованные, принятые на ответственное хранение).

Контрольные проверки и исправления

Если материально ответственные лица обнаруживают ошибки в инвентаризационных описаниях, они должны немедленно уведомить об этом комиссию. Это предусмотрено пунктом 12 Раздела II Положения.

После завершения инвентаризации могут проводиться контрольные проверки до открытия склада. Прежде всего проверка проводится по активам:

• наибольших по стоимости;
• наиболее популярных по спросу активов.

При значительных разногласиях назначается новая рабочая комиссия для повторной инвентаризации.

Бюджетные учреждения оформляют данные о результатах проведенной инвентаризации согласно бланкам, предусмотренным действующим законодательством.

Оформление результатов инвентаризации

• Инвентаризационные описания фиксируют наличие и состояние активов по их наименованиям в количественных единицах измерения. Также инвентаризационные описания могут содержать данные по активам, принадлежащим другим предприятиям и учитываемые вне баланса. Они составляются отдельно по местонахождению и материально ответственным лицам. Информацию по активам следует подавать по наименованиям в количественных единицах измерения, принятых в учете, отдельно по местонахождению таких ценностей и лицам, ответственным за хранение активов. Также можно выделять активы по субсчетам и номенклатуре. Каждая страница должна содержать число (пропись) порядковых номеров активов и общее количество в натуральных измерениях активов, перечисленных на такой странице, независимо от единиц измерения.
• в Акте инвентаризации следует зафиксировать наличие наличных денег, денежных документов, бланки документов строгой отчетности, финансовых инвестиций. Дополнительно указываются данные о денежных средствах на банковских счетах, наличии дебиторской и кредиторской задолженностей, обязательств, средств целевого финансирования, расходов и доходов будущих периодов, обеспечений (резервов), созданных в соответствии с НП(с)БУ, международными стандартами и т.п.

Акты инвентаризации следует формировать, учитывая объекты инвентаризации, с возможностью их дальнейшей идентификации и сопоставления с данными бухучета.

Исправление ошибок и оформление

• В инвентаризационных описаниях и актах запрещены помарки и подчистки. Исправления производятся путем зачеркивания неправильных записей и написания правильных сверху.
• Все поправки должны быть подписаны всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.
• Записи в документах производятся последовательно в каждой строке. Незаполненные строки на последнем листе прочерчиваются.

Подписание и передача документов

Инвентаризационные описания и акты подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами. Материально ответственное лицо дает расписку, подтверждая, что инвентаризация произошла в ее присутствии, и она не имеет претензий. В случае изменения ответственного лица, оба лица (передающее и принимающее) дают соответствующие расписки.

Далее оформленные документы передаются в бухгалтерскую службу. Бухгалтерия проверяет все подсчеты и сравнивает данные инвентаризации с учетными данными для выявления разногласий. Выявленные ошибки в ценах и расчетах исправляются и заверяются подписями всех членов комиссии и ответственных лиц.

На последней странице документа ставится отметка о проверке цен и подсчетов, заверенная подписями проверяющих.

Составление сверочных ведомостей

Бухгалтерия составляет сверочные сведения для отображения разногласий между учетными и фактическими данными. При этом стоимость излишков и недостач указывается в соответствии с их оценкой в ​​учетных реестрах.

Важно: на активы, принадлежащие другим предприятиям, составляются отдельные сверочные сведения, копии которых направляются владельцу. Предприятия могут создавать уполномоченные комиссии для анализа результатов инвентаризации.

Все материалы инвентаризации (описания, акты, сверочные ведомости, протоколы) оформляются не менее чем в двух экземплярах.

Министерства и другие центральные органы могут разрабатывать методические рекомендации на основе Положения, а предприятия – собственные внутренние положения по проведению инвентаризации.

Все особенности заполнения актов инвентаризации (инвентаризационных описаний) изложены в пунктах 14-20 раздела II Положения 879.

Как оформить результаты инвентаризации?

Типовые формы для отражения результатов инвентаризации предусмотрены Приказом Минфина «Об утверждении типовых форм для отражения бюджетными учреждениями результатов инвентаризации» от 06.07.2015 №572.

Кроме того, некоторые программные решения, такие как KBS «Учет бюджетного учреждения», могут автоматизировать этот процесс. Программа разработана для бюджетной сферы и включает в себя все необходимые формы для оформления результатов инвентаризации и автоматизированного заполнения.

В этой статье можно просмотреть, как сформировать Инвентаризационное описание запасов и выполнить другие задачи в программе KBS Учет бюджетного учреждения.

Актуальные новости для бухгалтера

Читайте также:

• • Декларация по налогу на прибыль 2025 г.: бланк
  • Оформление больничных для совместителей: детали
  • Закон 4536: квартальный Объединенный отчет для ФЛП работодателей и другие изменения
  • Предельные сроки представления отчетности и уплаты налогов в сентябре
  • Проверка при закрытии ФЛП: подробности проведения
  • Размер минимальной зарплаты и прожиточного минимума 2026 — обзор изменений
  • Как подключить оборудование к ПРРО Cashalot: инструкция

Уважаемые читатели, обратите внимание, что информация в нашем блоге представляется исключительно опираясь на официальные источники государственных органов и сертифицированные информационные издания. Ключевые даты и числовые значения показателей действуют на дату публикации статьи, поэтому в случае их изменения мы не изменяем текст новости, а публикуем новую с актуальными данными. Во избежание ошибок в работе ищите в нашем блоге новость с более актуальной датой соответственно интересующей вас темы.