Как работодателю проверить результат оцифровки трудовых книг — алгоритм действий

До конца срока оцифровки трудовых книжек осталось меньше года! Как проверить статус оцифровки, причины отмены обращений и алгоритм действий по устранению ошибок.

Оцифровка бумажных трудовых книжек

Пенсионный фонд Украины напоминает о важности оцифровки трудовых книжек. До конца официального срока осталось меньше года, поэтому важно не тянуть с представлением сканкопий документов в Пенсионный фонд.

Кто может подать сканкопии и как проверить статус оцифровки?

Процедура оцифровки является гибкой: подать сканкопии трудовых книжек может как работодатель за своих наемных работников, так и самое застрахованное лицо (работник) через портал Пенсионного фонда Украины по ссылке .

Как проверить статус обращения?

• Для работодателя результат можно отследить в кабинете страхователя на вебпортале Пенсионного фонда, в специальном разделе «Сведения о трудовых отношениях».
• Для застрахованного: статус доступен в личном кабинете на вебпортале в разделе «Мои обращения». Работник имеет право самостоятельно предоставить данные о своей трудовой деятельности в ПФУ. Инструкция, как это сделать по ссылке.

Возможные статусы обращения и их значение:

• «Исполнено» – это идеальный результат, свидетельствующий об успешной проработке обращения и актуализации данных в системе ПФУ.
• «Отменено исполнение» – этот статус указывает на выявленные ошибки, из-за которых обращение не было проработано.
• Другие статусы – означают, что обращение еще находится в работе и ожидает проработки специалистами Пенсионного фонда.

Типичные причины отмены оцифровки и как их избежать

Понимание наиболее распространенных причин, по которым обращения отменяются, поможет избежать ошибок и ускорить процесс оцифровки.

• Нарушение требований к сканкопиям документов. Это может быть представление документов, не принадлежащих заявителю, использование черно-белых сканов или копий из оригинала документа. Часто причиной является плохое качество изображения (обрезанные даты, неразборчивые записи), отсутствие титульной страницы трудовой книги или нарушенная хронология записей.
• Нарушение правил оформления трудовой книги. К таким ошибкам относятся отсутствие подписи владельца трудовой книжки или печати предприятия или отсутствие записи об изменении ФИО работника, если такие изменения происходили.
• Ошибки в форме обращения. К примеру, некорректное заполнение электронной формы на портале ПФУ также может привести к отмене.

Действия для устранения недостатков и их значения для пенсии

Важно! Работодатель обязан доводить результаты обработки обращений типа «Сведения о трудовых отношениях рабочего» к сведению своих работников. Ведь незачисленные периоды стажа будут непосредственно влиять на будущий размер пенсии и само право на ее назначение.

Для устранения выявленных недостатков необходимо создать новое обращение на вебпортале Пенсионного фонда Украины и добавить исправленные сканкопии документов. При необходимости для подтверждения стажа и исправления ошибок работник может дополнительно предоставить другие документы, подтверждающие периоды работы. Это могут быть справки, выписки из приказов, личные счета, сведения о заработной плате и т.д. Такие действия должны соответствовать «Порядку подтверждения стажа работы для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней», утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины №637 от 12.08.1993.

Помните, что до истечения срока оцифровки трудовых книжек осталось меньше года, поэтому важно не медлить с представлением сканкопий в Пенсионный фонд. Своевременное решение этих вопросов обеспечит вашим работникам надлежащий учет стажа и будущую пенсию.

Главные вопросы по электронным трудовым книгам читайте в наших предыдущих материалах на эту тему:

• Требования для оформления и подачи сканированных копий трудовой книжки в ПФУ
• Устранение ошибок при подаче сканированных копий документов о трудовой деятельности в ПФУ
• Что делать, когда у работника две трудовые книжки

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Перед тем, как подавать бумажную трудовую книжку на оцифровку в Пенсионный фонд, очень важно тщательно проверить корректность всех внесенных в нее записей. Какие-либо неточности могут повлиять на будущий расчет пенсионного стажа.

Важно обратить внимание на несколько ключевых моментов, чтобы избежать проблем при оцифровке:

• Персональные данные:
  • ФИО Трудовая книга должна содержать полную фамилию, имя и отчество, как в паспорте, без каких-либо сокращений или инициалов.
  • Дата рождения должна быть указана корректно, в соответствии с документами.

Оформление титульного листа:

• Подпись владельца трудовой книги – проверьте наличие личной подписи работника.
• Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книг — проверьте, есть ли подпись уполномоченного лица предприятия.
• Наличие печати предприятия или отдела кадров – требование актуально, если трудовая книжка оформлена после 1 января 1975 года.

Также следует проверить сведения о работе, в частности:

• данные о принятии и увольнении: в записях о принятии и увольнении с работы обязательно должны быть указаны: дата начала выполнения работы, полное наименование предприятия, организации или учреждения, название должности или профессии, а также номера и даты приказов о принятии и увольнении.
• название предприятия. В случае, если за период работы название предприятия изменялось, необходимо внести соответствующую запись о переименовании отдельной строкой с указанием распорядительного акта (приказа), его даты и номера.
• записи об увольнении или переводе. Эти записи следует вносить в соответствии с требованиями действующего законодательства с указанием соответствующей статьи закона, на основании которой произошло увольнение или перевод.
• проверить заверение записей об увольнении. Все записи об увольнении должны быть обязательно заверены печатью предприятия.

Что делать при обнаружении ошибочных данных в трудовой книжке?

К сожалению, ошибки при заполнении трудовых книг случаются довольно часто. К наиболее распространенным относятся: неточности в персональных данных, отсутствие подписи лица, отвечающего за выдачу трудовых книжек, и печати предприятия, где были сделаны первые записи, внесение записей и исправлений с нарушением установленных правил (например, указание дат римскими цифрами) и т.д.

Как действовать в случае обнаружения указанных ошибок, вы можете прочесть в нашей статье.

Если предприятие, внесшее ошибочную запись в трудовую, ликвидировано

Ключевое правило заключается в том, что исправление информации, указанной в трудовой книжке, доступно только для работодателя, допустившего ошибку. Это прямо предусмотрено пунктом 2.6 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденного Приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.1993 №58. Этот пункт отмечает, что в случае обнаружения ошибочной информации о работе, переводе, награждении, поощрении и т.п. соответствующие исправления должен выполнить владелец такого предприятия или уполномоченный им орган. При этом работодатель по новому месту работы обязан предоставить работнику помощь в исправлении ложных сведений.

Однако что делать, если предприятие, которое внесло ошибочную запись, уже ликвидировано? Пункт 2.8 упомянутой Инструкции №58 предусматривает следующий алгоритм:

• Если правопреемник ликвидируемого предприятия, он обязан внести изменения с удостоверением печатью.
• Если правопреемник отсутствует, изменения вносятся:
  • Организация, которой было подчинено ликвидированное предприятие.
  • При отсутствии такой организации – областной архив, государственный архив Киева, государственный архив Севастополя или госархив при Совете Министров Крыма.

Актуальные новости для бухгалтера

Вам могут быть интересны следующие материалы:

• Как индексируем заработную плату в августе 2025 года
• Индекс инфляции за июнь 2025 года: детали
• Новые правила регистрации НН и РК: проект
• Штрафы по РРО: изменения для ФЛП с 1 августа 2025 года
• График выходных в июле
• План налоговых проверок 2025 г.: изменения в проверках
• Проверки Гоструда во время военного положения: кого касаются

Уважаемые читатели, обратите внимание, что информация в нашем блоге представляется исключительно опираясь на официальные источники государственных органов и сертифицированные информационные издания. Ключевые даты и числовые значения показателей действуют на дату публикации статьи, поэтому в случае их изменения мы не изменяем текст новости, а публикуем новую с актуальными данными. Во избежание ошибок в работе ищите в нашем блоге новость с более актуальной датой соответственно интересующей вас темы.