Загранкомандировки теперь без штампов в паспортах: особенности оформления

С 12 октября 2025 года ЕС отменяет штампы в паспортах, переходя на систему EES. Как бизнесу подтверждать командировку работников и обновить внутренние документы, рассмотрим здесь.

Как подтверждать пересечение границы для выплаты суточных с 12 октября 2025 года

С 12 октября 2025 г. вступают в силу кардинальные изменения в правилах пересечения границы со странами Европейского Союза: традиционные штампы в загранпаспортах отменяются. Они будут заменены на электронную систему учета въезда и выезда (Entry/Exit System, EES). Это означает, что вся информация о факте пересечения границы будет фиксироваться исключительно в электронном виде, включая биометрические данные, реквизиты паспорта, дату и пункт пересечения. Эти данные будут храниться в течение трех лет, но прямого доступа к ним у работодателей нет.

Для украинского бизнеса это изменение создает вызов: исчезает главное бумажное доказательство для подтверждения факта и командировки. Рассмотрим, как подтвердить документально загранкомандировку наемных работников и как для этого придется обновить внутреннюю документацию предприятия.

Документальное подтверждение расходов и продолжительность командировки

Согласно подпункту 170.9.1 Налогового кодекса Украины, командировочные расходы, относящиеся к суточным, не включаются в налогооблагаемый доход работника только при условии их документального подтверждения.

Для заграничных командировок сумма не облагаемых налогом суточных составляет до 80 евро за каждый календарный день, расчет которых осуществляется по курсу НБУ на соответствующую дату.

Фактическое количество дней командировки определяется на основании приказа о командировке. Кроме того, необходимо предоставить как минимум один документ, непосредственно подтверждающий пребывание работника за границей. НКУ в подпункте «а» пункта 170.9.1 отмечает, что к доказательствам пребывания работника за границей можно отнести:

• отметки пограничных служб о пересечении границы;
• проездные документы;
• счета на проживание;
• а также любые другие документы, подтверждающие фактическое пребывание работника в командировке. В качестве таких доказательств для заграничных командировок также можно использовать приглашения от принимающей стороны, договоры или контракты, свидетельствующие о деловых целях поездки, чеки и квитанции за время командировки.

Важно, что командировочные суточные, в том числе командировочные суточные за границу, не облагаются налогом только в случае наличия подтверждающих документов, удостоверяющих фактическую стоимость и реальность таких командировок. Сюда относятся:

• Транспортные билеты в бумажном и электронном виде, посадочные талоны, багажные квитанции;
• Счета за проживание или страховые полисы.
• Банковские выписки или сведения о произведенных платежных операциях.
• Любые другие документы, подтверждающие сумму понесенных расходов.

Более подробно можно ознакомиться с подпунктом 170.9.1 НКУ по ссылке.

Таким образом, хотя с 12 октября исчезают отметки пограничных служб о пересечении границы, в качестве доказательства пребывания за границей могут быть использованы билеты на проезд, счета на проживание, чеки и квитанции на расходы за границей в указанные даты, а также документы от зарубежных партнеров по пребыванию работника за границей.

Дополнительно работник может получить справку из Государственной пограничной службы Украины о пересечении границы. Поскольку такие сведения конфиденциальны и подпадают под Закон «О защите персональных данных», подать заявление на получение информации о пересечении государственной границы может сам работник (с документом, удостоверяющим личность), или представитель работника (в случае наличия письменного согласия).

Форма обращения и инструкция по получению такой справки на сайте ГНСУ по ссылке.

При полном отсутствии подтверждающих документов, выплаченные суточные подлежат налогообложению как дополнительное благо работника.

Командировки для бюджетных учреждений

Кроме НКУ, особенности служебных командировок определяет также Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу (приказ Минфина от 13.09.1998 № 59). Указанная инструкция обязательна только для бюджетных учреждений.

Пункт 16.1 раздела III Инструкции № 59 предусматривает, что продолжительность пребывания работника в командировке определяется в соответствии с приказом о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания работника в командировке (соответствующих первичных документов и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание работника в пересечении; счетов на проживание и т.п.).

Важно, что раздел Инструкции, предусматривающий порядок именно заграничных командировок, прямо определяет: возмещение суммы суточных производится в соответствии с приказом/распоряжением о командировке, отчетом об использовании командировочных средств и согласно одному или нескольким документальным доказательствам, подтверждающим пребывание работника в командировке. Установлено, что в случае отсутствия указанных документов возмещение суточных расходов работнику не производится.

При этом пункт 4 раздела II Инструкции предусматривает, что для командировок в пределах Украины, к уже перечисленным документам прилагаются:

• справка предприятия, учреждения или организации, куда был откомандирован работник, о нахождении его по месту командировки;
• служебная записка в произвольной форме о выполнении работником служебного поручения вне места постоянной работы во время командировки, согласованная непосредственным руководителем.

Согласно Инструкции 59, эти документы применяются для командировок в пределах Украины.

Другие важные статьи для вас

Читайте другие актуальные материалы:

• Памятка ФЛП 2 группы
• Реформа госнадзора: Законопроект №14030
• Сообщение о наемных работниках: изменения с 1 октября 2025 г.
• Сроки регистрации НН в октябре 2025 г.
• Индексация зарплаты октябрь 2025: что нового
• Обновление декларации по налогу на прибыль: изменения 2025
• Новое в регистрации НН и РК с 27 сентября
• План проверок обновлен на сентябрь 2025 года: кому ждать проверок

Уважаемые читатели, обратите внимание, что информация в нашем блоге представляется исключительно опираясь на официальные источники государственных органов и сертифицированные информационные издания. Ключевые даты и числовые значения показателей действуют на дату публикации статьи, поэтому в случае их изменения мы не изменяем текст новости, а публикуем новую с актуальными данными. Во избежание ошибок в работе ищите в нашем блоге новость с более актуальной датой соответственно интересующей вас темы.