Возможно ли отказаться от штатного расписания на предприятии?

С 28.08.2025 штатное расписание больше не обязательно. Отказываться или нет? Риски, примеры альтернатив, аргументы «за» и «против».

28 августа 2025 года вступает в силу Закон №4196-IX, которым Хозяйственный кодекс Украины утрачивает силу. Вместе с ним исчезает и прямая норма для юридических лиц иметь штатное расписание. Однако это не означает, что вопросы организационной структуры и определения численности работников утратят актуальность.

В этой статье разберём, почему штатное расписание больше не является обязательным, какие риски для работодателя создаёт его отсутствие и какие альтернативы можно применять.

Станет ли штатное расписание необязательным?

Хозяйственный кодекс (ч. 3 ст. 64) обязывал предприятия:

• определять организационную структуру;

• утверждать численность работников;

• составлять штатное расписание даже тогда, когда работал только один сотрудник (директор).

Закон №4196-IX не содержит этого требования. Формально, с 28.08.2025 г. предприятия могут работать без штатного расписания.

Но обязанность определять штат (количество работников, должности, организационную структуру) остаётся, поскольку:

• кадровые приказы требуют ссылок на должности;

• в отчётности по ЕСВ и НДФЛ отображается среднеучётная численность работников;

• при сокращении штата нужен документ, подтверждающий количество должностей.

Можно ли заменить штатное расписание другим документом?

Да. Закон не запрещает предприятию утверждать собственные документы, определяющие структуру и численность работников. Это могут быть:

• Организационная структура предприятия — схематическое отображение подразделений;

• Положение о структурном подразделении — регламентирует работу каждого отдела;

• Приложение к приказу — с указанием количества штатных единиц и названий должностей.

Фактически это будет аналог штатного расписания, даже если оно будет называться иначе.

Пример альтернативного документа

Образец 1. Приложение к приказу об организационной структуре

Этот документ не является штатным расписанием в классическом виде, но выполняет ту же функцию: определяет структуру, количество должностей и названия штатных единиц.

Риски отсутствия штатного расписания

Даже после 28 августа работодатели не смогут полностью отказаться от документа, фиксирующего штат. Его отсутствие грозит:

• Сложностями при сокращении штата — ведь КЗоТ требует подтверждения количества должностей.

• Штрафами за скрытую занятость — если в отчётности показано одно количество работников, а фактически работает больше.

• Трудностями при проверках ГНС и Госинспекции труда — без документального подтверждения штата инспекторы могут зафиксировать нарушения.

• Финансовыми санкциями — при выявлении разницы между задекларированными и фактическими штатными единицами штраф составит 10 МЗП (80 000 грн в 2025 году).

Аргументы за сохранение штатного расписания

Большинство предприятий и после отмены обязательности продолжат вести штатное расписание. Почему?

1. Это сводный документ, который показывает полную картину: все подразделения, количество штатных единиц, оклады.

2. Он помогает планировать расходы на оплату труда, резервы отпусков и фонд зарплаты.

3. Он позволяет контролировать названия должностей, соответствие Классификатору профессий и минимальным гарантиям.

4. На основании штатного расписания составляются кадровые приказы (приём, перевод, увольнение).

5. Документ облегчает управленческие решения: где сократить, где добавить работников.

А что с окладами?

Без штатного расписания оклады можно устанавливать другими документами:

• приказом о приёме на работу;

• трудовым договором;

• положением об оплате труда;

• коллективным договором.

Но в большинстве случаев проще вести штатное расписание — это единственная точка, где собраны все данные о должностях и зарплатах.

Сокращение штата без штатного расписания

Это самое слабое место. Без документа, определяющего количество штатных единиц, уволить работников по сокращению будет невозможно. Именно поэтому юристы советуют не спешить отказываться от штатного расписания.

Аргументы «за» и «против»

Выводы

Закон №4196-IX отменяет Хозяйственный кодекс и делает штатное расписание необязательным документом. Но реальность такова, что предприятиям всё равно придётся определять штат и организационную структуру.

Отказ от штатного расписания возможен, однако он создаёт больше рисков, чем пользы. Поэтому большинство работодателей будут сохранять этот документ в работе, даже как добровольный.