Учет товарных запасов для ФЛП

Министерство финансов Украины скорректировало Порядок и утвердило Форму ведения учета товарных запасов физлицами — предпринимателями. Соответствующий приказ №496 утвержден и официально опубликован. Он вступил в силу 26 ноября.

Что такое учет товарных запасов в бухгалтерии

ФЛП, включая тех, кто на единой системе налогообложения, обязаны вести учет реализуемой продукции, основываясь на актуальных законодательных нормах  (п. 12 ст. 3 Закона об РРО). А значит вести любые операции: поступления, перемещения, операции в сфере торговли предприниматель вправе только с отраженными в этих документах позициями. Проще говоря: есть расчетная операция (факт продажи) — в бухгалтерии — ФЛП обязан осуществлять учет запасов.

Правила оформления запасов, ведения первичной документации по ним регламентированы Порядком ведения учета. Он требует внесения сведений о движении товаров в специальную Форму.

Для предпринимателей, осуществляющих торговлю на нескольких объектах, необходимо заполнять Форму и вести учет первички по товарным запасам на каждой точке отдельно. Первичные документы, как подтверждение хозяйственных операции с запасами, обязательно хранятся в бухгалтерии в качестве приложения к Форме учета.

ВАЖНО: Сведения о поступлении должны быть внесены в учет до  начала их реализации.

Проверки товарных запасов ФЛП

Контроль за соблюдением Порядка учета товарно-материальных ценностей возложен на региональные налоговые органы. Вся необходимая информация о происхождении товарных запасов должна предоставляться по требованию для изучения проверяющим.

1. ФЛП самостоятельно определяет бумажную или электронную Форму ему вести и предоставлять представителям контролирующего органа.
2. Заполненную Форму учета и подтверждающую ее первичную документацию хранят на самой торговой точке (в местах продаж), до полного выбытия последней единицы товара, указанной в форме.
3. Первичка подлежит систематизации помесячно в хронологическом порядке.
4. Во время проверок работники налоговых служб в первую очередь проверяют правильность заполнения Формы учета товарных запасов. При этом допустимо показать копии первичных документов, а их оригиналы должны быть предоставлены до окончания ревизии.
5. Для электронных форм важно предоставить доступ к документу с возможностью его просмотра и копирования.

Большинство Субъектов хозяйственной деятельности и ранее были обязаны вести учет запасов. Но в предыдущих законодательных актах конкретного порядка и формы не было установлено. Сейчас под эту норму закона Министерством финансов разработан Порядок № 496.

Каков порядок ведения учета товарных запасов согласно новому приказу

Обязательства по регистрированию таких материально товарных ценностей возникают у субъекта хозяйствования при следующих условиях:

• Если субъект хозяйствования осуществляет расчетные операции наличными или безналичными с использованием банковских карт, чеков, жетонов и т.п.
• Если субъект хозяйствования ведет продажу товаров или услуг в сфере торговли, общественного питания и операций по приему наличных денег для дальнейшего их перевода.

Приказом №496 была унормирована и утверждена соответствующая Форма ведения бухгалтерией такого учета. Согласно ей не требуется детальное регистрирование товаров по всем номенклатурным позициям. При заполнении новой Формы в приоритете учет стоимости товаров относительно торговой точки, наличие первичной документации на их поступление и выбытие.

Под выбытием в Порядке № 496, кроме факта реализации, понимается также перемещение товаров между разными хозяйственными объектами (магазинами) одного предпринимателя, а также между складами, местами хранения.

Выбывшими считаются уничтоженные или потерянные товарные запасы, товар, возвращенный контрагенту, использованный для собственных нужд.

Кого из ФЛП касается новый порядок учета товарных запасов?

Порядок ведения учета устанавливает правила, по которым ФЛП должны регистрировать товарные запасы. Он применяется к таким категориям предпринимателей:

• ФЛП плательщикам ЕН, если такие плательщики в соответствии с актуальным законодательством обязаны вести учет товарных запасов и реализовать только те услуги и товары, которые указаны в таком учете.
• Лицам, которые фактически реализуют товары или услуги, и проводят расчетные операции на месте продажи или на хозяйственном объекте.

Указанные требования не коснутся ФЛП, являющихся плательщиками единого налога и не являющихся плательщиками НДС. Исключение составляют следующие категории:

• Плательщики, производящие продажу технически сложных бытовых товаров, подлежащих гарантийному ремонту.
• Плательщики, ведущие продажу лекарственных средств и изделий медицинского назначения.
• Плательщики, осуществляющие продажу ювелирных и бытовых изделий из:
  • драгоценных металлов;
  • драгоценных камней;
  • драгоценных камней органогенного образования;
  • полудрагоценных камней.

Правила заполнения Формы ведения учета

Порядок ведения учета предусматривает, что вносить записи в Форму ведения учета, приведенную в приложении 1 к Приказу Минфина №496, требуется в хронологическом порядке в соответствии с датой поступления или выбытием товаров.

Размещение сведений в Форме учета по графам:

• Графа 1 – Порядковый номер строки, где вносится запись.
• Графа 2 – Дата создания записи.
• Графы 3-6. Следует указать следующие реквизиты первичного документа:
  • вид первичного документа;
  • дата составления первичного документа;
  • номер первичного документа при наличии;
  • наименование предприятия — поставщика или получателя;
  • РНОКПП предприятия, поставщика или получателя, или код ЕГРПОУ, или номер ID карты для физических лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказались от принятия РНОКПП и официально сообщили об этом соответствующему органу контроля.
• Графа 7. Указывается общая стоимость товара, зафиксированная в первичном документе о поступлении товара.
• Графа 8. Сюда следует внести общую стоимость товара в соответствии с данными, указанными в первичном документе о выбытии товаров, за исключением сведений о продаже через РРО или ПРРО.
• Графа 9. Сюда следует внести примечания, предусмотренные порядком ведения учета товарных запасов.

Информация о субъекте хозяйствования в Форме учета товарных запасов ФЛП

• ФИО предпринимателя.
• Номер регистрации учетной карты ФЛП (серия и номер паспорта/ID карты в случае отказа предпринимателя от РНУКПН).
• Налоговый адрес.
• Название и адрес торговой точки (хоз объекта) или места хранения по которому осуществляется учет товарных запасов.

Оформление согласно новому Порядку первичной документации по запасам

Поскольку первичка — обязательный компонент отчетности по товарам, ее заполнение рассмотрим детальнее. Приказ конкретизирует, что вносить сведения о товарах в отчетную Форму допускается только на основе первичных документов. Причем требования к их ведению основательные.

В первичке стоимость полученного и выбывшего товара указывается исходя из каждого торгового объекта. Кроме того, стоимость фиксируется по каждому поставщику и покупателю. Но и это еще и не все, учет стоимости должен вноситься раздельно по датам и в контексте каждого первичного документа с пометкой его реквизитов.

Регистрирование этих данных — сложная работа, потому что требует создания отдельной записи на каждый акт закупки и на каждую расходную накладную.

Зато заполнение новой Формы не требует учета стоимости товаров, реализованных при помощи РРО/ПРРО и учет реквизиты чеков о продаже. Потребуется расшифровывать только чеки о закупке товаров.

Учет товарных остатков

Ведение учета товарных запасов предприятия стартует с ввода начальных остатков. В первой записи, которую ФЛП вносит в Форму учета, следует указать информацию об остатках товаров, имеющихся у указанного ФЛП.

Фиксируется количество товаров в наличии начиная с даты наступления обязанности ведения учета бухгалтерией до первой реализации продукции.

Штрафы за несоблюдение учета товарных запасов для ФЛП

Требования Приказа №496 Министерства финансов вступили в силу с 26 ноября 2021 года в течение десяти дней со дня официальной публикации (Официальный вестник от 16.11.2021 номер 87).

Нарушения порядка регистрирования товарно-материальных ценностей и заполнения новой формы учета влекут за собой штрафные санкции.  

Субъект хозяйствования, вносящий недостоверную информацию, игнорирующий ведение учета, не предоставивший подтверждающую первичную документацию в местах продаж должен оплатить штраф в размере двойной стоимости таких неучтенных товаров (в ценах реализации). При этом сумма штрафа не может быть менее десяти необлагаемых налогом минимумов доходов (не меньше 170 грн).

Для ФЛП единоналожников, не являющихся плательщиками НДС (за исключением продаж сложных технических товаров, лекарств, мед товаров и ювелирных изделий) статья. 26 Закона о РРО предусматривает административную ответственность. Нарушения в сфере торговых операций, общественного питания и услуг согласно ей, приводит к наложению штрафа на лиц, выполнявших расчетную операцию от 2-5 необлагаемых налогом минимумов доходов (34-85 грн), а на должностные лица — от 5-10 таких минимумов (85-170 грн).

Типичные вопросы по товарному учету у ФЛП

Достаточно ли предпринимателю внутренних документов на товар, выписанных самостоятельно, чтобы подтвердить его происхождение?

Трактовка норм закона проверяющими и судебная практика показала, что под подтверждающими происхождение товара документами понимаются только первичные документы, выписанные поставляющей стороной (Накладные, ТТН, товарные чеки, закупочные акты и т.д.), причем в оригинале. 

Даже если ФЛП имеет такие документы, то обычно их количество соответствует количеству поставок. А торговых точек, реализующих товар с одной поставки, может быть несколько. И первичка просто не может находиться на каждой из них. Многие предприниматели полагают, что ксерокопии могут решить проблему. Но копия не заменит оригинала накладной.

Поэтому эксперты советуют встречать проверяющих на торговом объекте накладной на внутреннее перемещение, составленной самостоятельно и дополнительно предъявлять ксерокопии накладной о поставке. Закон дает право показать ее оригинал позже, до последнего дня проверки включительно.

Нужно ли подтверждение происхождения товарных запасов производителям продукции?

Иногда считается, что в таком случае товар можно подтвердить первичными документами на купленное сырье и материалы. Это ошибочное суждение. Ведь в таком случае документально подтверждается источники самого сырья, а не продукции.

Поэтому при производственном виде деятельности ФЛП показывает проверке свои внутренние документы, подтверждающие появление товаров. Это могут быть документы о перемещении товара с производства на склад или акты выпуска продукции. А в качестве дополнения — калькуляцию и технологические карты. Разумеется, это не первичные документы, но они прямо говорят о производственном характере происхождения товара.

Как быть с товарами, которые уже проданы, но документы об этом не сохранены?

Исходя из норм закона, отчетную документацию на товарные запасы необходимо хранить до момента выбытия последней единицы товара, указанного в такой документации. То есть, если продан весь товар поставки, то накладную на его получение хранить не нужно.

Но общесистемников такое послабление не касается. Они обязаны хранить такие документы согласно налоговому кодексу. Более того, проверка вправе потребовать подтверждающие бумаги на товары, которые поступили на торговый объект до принятия Порядка № 496. Если у вас есть хотя бы единица такого товара, документы на нее желательно хранить.  

Нужно ли иметь документы о происхождении товарных запасов всем ФЛП, торгующим в розницу?

Действительно, Порядок № 496 освобождает от ведения учета товаров ФЛП единоналожников, не уплачивающих НДС, кроме торговцев техникой, медицинскими товарами и ювелиркой. Значит есть категории предпринимателей, освобожденные от этой обязанности. 

Но другие законодательные акты (правила торгового обслуживания, правила работы торговой мелкорозничной сети) требуют наличие отчетной документации о качестве, безопасности, стандартизации товара. А значит без хранения первички не обойтись.

Исправляем ошибки в Форме учета товарных запасов

От ошибок при ведении учета не застрахован никто. Рассмотрим варианты их исправления. Во время заполнения Формы чаще всего встречаются 2 типа ошибок:

• Внесена лишняя строка, которая не предусмотрена формой.
• Внесена строка с ошибочной информацией.

Как удалить ненужную строку в Форме? 

Чтобы убрать строку с ошибочной операцией, нужно в специальной графе для примечаний (графа 9) Формы учета проставить отметку «Аннулировано» в той строке, где отражена ошибочная информация.

ВАЖНО: Если ликвидируется запись об убытии товаров, не нужно вносить дополнительных записей об их поступлении. И наоборот: при ликвидировании записи о получении товара, не требуется дополнительной записи о его убытии. Запись «Аннулировано» автоматически убирает поступление или выбытие по ошибочной операции.

Как исправить сведения в нужной строке?

ФЛП может ошибиться в реквизитах первички, данных о контрагенте, в указанной сумме товарных запасов при поставке, в сумме перемещаемых запасов со склада, между магазинами или при списании. В такой ситуации строку удалять не нужно. Достаточно скорректировать в ней сведения.

В графе 9 формы в строке с ошибочной информацией требуется написать: «Аннулировано-Исправлено» с указанием номера строки, в которую вносим правильную запись.

Дальше заполняем новую строку с правильной информацией об операции. В этой строке в графе для примечаний (9 графа) пишем «Исправлено» и уточняем номер строки по порядку, запись в которой корректируется. (п.п. 2 п. 6 разд. ІІ Порядка № 496).

Корректирующая запись вносится в форму в день обнаружения ошибки, а не обязательно сразу за ней. А значит между ошибочной и правильной записью допустимы и другие записи. Главное — соблюдать хронологический порядок ведения учета.

Подводя итог, отметим, что нововведение о правилах учета товарных запасов принимались для достижения сразу нескольких целей. Планировалось, во-первых, способствовать детенизации учета доходов малого бизнеса, а во-вторых, привести к единому знаменателю невнятные формы контрольной документации для ФЛП. 

И пока перспективы достижения обоих этих целей остаются сомнительными, ясно одно: работы в связи с учетом запасов у предпринимателей явно прибавится. Вместе с тем у ФЛП появится повод упорядочить свою бухгалтерию и свой внутрихозяйственный учет.