Резервные копии бухгалтерских программ: все, что нужно знать для стабильной работы

Сегодня поговорим об утере бизнес информации, тема эта очень актуальна – тем более, что мы сейчас живем во времена, когда потерять, к сожалению, можно все.

Впрочем, даже в мирное время наши клиенты иногда теряли важную информацию из учетных баз (например BAS/KBS, М.Е.Doc) или любую другую информацию, ежедневно используемую бухгалтерией в работе.

Несмотря на наши постоянные напоминания, регулярно кто-то из клиентов обращается к нам с просьбой помочь восстановить данные в следствии действия вируса, пропажи электричества во время работы или других причин.

Чаще всего мы помогаем восстановить эту информацию. Очень хорошо, если у клиента есть резервная копия (зачастую сделанная нашей техподдержкой перед установкой обновлений), но бывает что восстановить данные невозможно.

Только представьте: вы приходите на работу, а компьютер не включается. Через пару часов вам говорят, что восстановить ничего не получится, резервной копии нет и т.д.  В итоге вы все потеряли:  базу данных BAS/KBS, Медка — все документы и шаблоны. Все-все-все… Представили? Для бухгалтера это как кошмарный сон!

И если с Медком еще полбеды (многие отчеты туда можно втянуть), то восстанавливать учет в BAS/KBS придётся с первой даты выведенных остатков (чаще всего квартал или два назад), и по затратам такая работа сравнима с внедрением, поскольку восстанавливать документы и шаблоны – это по сути заново их вводить.

Всего этого огромного труда и стрессов можно избежать, если знать что и как может выйти из строя и как этому противостоять заранее. Об этом и поговорим в статье.

Итак, чаще всего (по нашему опыту) потеря данных происходит в четырех случаях, для каждого из которых есть средства, способные если не полностью уберечь от угрозы, то во всяком случае свести ее к минимуму.

🕷Вирусы зашифровали или уничтожили данные

Как бороться: Антивирус и постоянное обновление операционной системы – позволит противостоять 99.99% вирусов, а то что останется скорее всего очень специфическое и пройдет мимо вас.

🔴ВАЖНО: Антивирус без обновлений операционной системы почти не работает!!! Все последние шифровальщики «Пети-Васи» попадали на компьютеры пользователей через «дырки» в операционной системе (не обновленная система), а потом их уже антивирус не увидел или он не был установлен вообще.

! Архивная копия спасет от самого вирусного вируса, особенно если ее правильно сделать.

🕷Выход из строя компьютера в следствии пропажи электричества или подачи высокого напряжения

Источник бесперебойного питания позволит компьютеру пережить миллисекундные пропажи питания, закрыть корректно все программы и выключить сам компьютер при полном отсутствии электроэнергии. Информация теряется если электричество пропадает во время записи данных на жесткий диск или еще хуже – когда жесткий диск записывает в специальный раздел (таблицу файлов),  что куда он записал. Конечно современные жесткие диски не так просто сбить с толку, но вы же не хотите полагаться на технологии полностью, вы же понимаете, что «акула глухая» – это про нас. Поэтому источник бесперебойного питания который продержится 10 минут, что бы вы могли корректно потушить компьютер – отличный способ обезопасить себя.

🔴 ВАЖНО: вы можете использовать один  «бесперебойник» для нескольких компьютеров. Дело в том, что потребляемая мощность работающего компьютера 100-150 ватт, тогда как расчет чаще всего делают исходя из мощности блока питания 400-600 ватт. Но такую мощность компьютер потребляет при старте, потом – в разы меньше.

! Опять-таки регулярные резервные копии помогут спасти ситуацию.

🕷Выход из строя жесткого диска, появление так называемых битых кластеров

и в последствии появление их в таком количестве, что информация «затирается» пустотой. Битые кластеры входят в ТОП-3 причин потери информации. Они чаще всего появляются вследствии неоднократной потери питания. Вторая самая распространенная причина это срок использования жесткого диска, то есть  обыкновенная старость. Если вашему компьютеру больше 5 лет, то вы в зоне риска. Кстати не обязательно менять жесткий диск, лучше докупите еще один, добавьте его к существующему  и храните все ценное на новом диске.

! Создавайте архивные копии важных программ.

🕷Оккупация, кража

! Повторяем — только архивная копия поможет избежать неприятностей!

Мы видим что есть разные варианты защиты информации от потерь, для каждого пользователя – свой. 

Во всех перечисленных случаях вторым вариантом является архивная копия, бекап, архив (называйте как угодно). Это копия того, что вам дорого и важно. Давайте рассмотрим этот вариант подробнее, потому что тут есть много нюансов.

🎯 Что именно сохраняем?

Чем чаще всего пользуются бухгалтеры? BAS/KBS, М.Е.Doc, файлы и шаблоны для Word, Excel и другие программы. Для защиты от потерь следует снять копии баз ваших программ и файлов. 

🎯 Каким образом сделать архив?

Большинство программ  имеют штатные средства архивирования данных и лучше воспользоваться ими – на выходе вы получите один файл. Его и храните подальше. Для каждой программы – свой отдельный файл. Чаще всего он содержит в себе и пароли программ, но не зная их, восстановить его не получится.

Файлы для работы (ворд, ексель) можно просто скопировать, а можно заархивировать с паролем. Так они будут занимать меньше места и будут еще и под паролем.

В завершении вы найдете ссылки на инструкции как сделать архив в разных программах: BAS/KBS, М.Е.Doc и тд.

🎯 Как часто нужно создавать копии?

А вот тут вам решать. Сколько вы тратите на создание архива? 30 минут? Как часто вы готовы их тратить? Необходимо делать это минимумраз в месяц, но лучше иметь недельные архивы, например создавать их в пятницу вечером. Обязательны архивы по итогам закрытия месяца или квартала, архивы годовой отчетности.

🎯 Глубина хранения данных?

Это период, за который у вас есть созданные резервные копии. Например, у вас есть пятничная копия, сделанная в последнюю пятницу, плюс еще три пятничные за предыдущий период. В таком случае глубина хранения ваших данных – месяц. В следующую пятницу вы сделаете свежий архив и удалите самый старый. Так у вас останется 4 копии глубиной в месяц.

🔴ВАЖНО: не забудьте, что файлы занимают место и если их много, то места на съемном носителе (флешки и пр.) может не хватить. Следует правильно оценить размер своих данных и умножать его на число архивов. Так вы получите необходимый размер носителя для хранения вашей информации.

🎯 Где храним созданные копии?

Один из главных вопросов, но с простым ответом – это правило хранения архивов и бекапов «3-2-1». Есть правила посложнее, но тем кому это необходимо, стоит  иметь в своем штате системного администратора.

Правило хранения «3-2-1» означает, что для обеспечения сохранности архивов необходимо:

• сделать 3 резервные копии (диск на компьютере, флешка в офисе и флешка или «облако» вне офиса). Создаете один архив на диск на вашем компьютере (он быстрее всего делается), а на флешку или в облако просто скопируете архивный файл;
• 2 из них разместить на разных физических носителях (диск на компьютере, флешка);
• 1 из них храните вне офиса (флешка или облачное хранение вне офиса).

🔴 ВАЖНО – воткнутая в комп флешка так же доступна для вирусов, как и диск компьютера, поэтому после того как вы сделали архив, обязательно выньте флешку.

🔴 ВАЖНО – подключённое как логический диск, через специальный софт облачное хранилище так же доступно для вирусов. Лучше загружать архивы через веб-интерфейс, подключаясь и отключаясь после каждого сеанса.

Выводы или порядок действий

Давайте резюмируем, как в итоге действовать, чтобы избежать потерь данных или как минимизировать их и иметь возможность восстановить.

• Установить Антивирус – есть бесплатные встроенные в систему у Microsoft.
• Обязательно регулярно устанавливать обновления системы – просто включить автообновления. Конечно установка обновления системы часто напрягает пользователей… Но поверьте, лучше наблюдать процесс  установки обновления, чем видеть сообщение вируса шифровальщика о том,  что он вас всего лишил.
• Купить источник бесперебойного питания, желательно на все компьютеры. Вы можете использовать один прибор на несколько компьютеров, ведь вам необходимо 5-10 минут, чтобы выключить все корректно.
• Следить за «здоровьем» своего компьютера, а именно за жестким диском – для этого есть специальные программы (в т.ч. и бесплатные — гуглите). Но если ваш компьютер моложе 5 лет и у вас есть источник бесперебойного питания, то волноваться не стоит.
• Делать архив по правилу «3-2-1»
• Архивировать все данные и файлы на жесткий диск, например в папку с сегодняшней датой. При этом эту папку копировать на флешку, после чего отсоединять флешку от компьютера. Хранить ее в надежном месте.
• Копировать папку на облачный сервис хранения (например если у вас есть почта Google, то там есть 15 Гб бесплатного облачного хранения). Для этого заходим на «облако» через веб-интерфейс и потом обязательно отключаемся.

Поверьте, выше перечисленные рекомендации позволят вам минимизировать риски, избежать денежных потерь и потраченного времени. На соблюдение этих мер безопасности у вас уйдет гораздо меньше времени, чем на восстановление ВСЕХ утерянных данных в изначальном виде.

🔴 Видео инструкция резервного копирования программы М.Е.Doc 

🔴 Инструкция создания копий программ линейки KBS (бюджет и КНП)

🔴Резервное копирование в BAS Бухгалтерія в режиме BAF

Работайте уверенно с надежными помощниками – ООО «Системы для бизнеса»

Нашему опыту доверяют тысячи пользователей популярных бухгалтерских программ!

Другие важные статьи для бухгалтера:

Дополнительные меры безопасности в ПРРО Cashаlot – двухфакторная аутентификация

Хранение КЕП на защищенных носителях (токенах) и без — в чем разница?

Аренда удаленного сервера для хранения данных MEDoc, ПРРО, BAS, KBS

Выбор антивируса для рабочего компьютера или другого гаджета. На что обратить внимание?

Важная информация системным администраторам об обновлении ПК MEDoc