Трудовые проверки от ДПС – как подготовиться?
Контролирующие органы осуществляют тщательную проверку соблюдения законодательства при оформлении трудовых отношений. Какие нюансы нужно знать работодателю?
При проверке соблюдения работодателем законодательства о заключении трудовых договоров и оформлении трудовых отношений контролирующие органы имеют право требовать от работодателя предоставления широкого спектра документов. От правильного ведения документации зависит не только законность трудовых отношений, но и избегание потенциальных штрафов.
Документальная проверка: что могут проверять?
Контролирующие органы имеют право проверять соблюдение работодателем законодательства о заключении трудового договора и оформлении трудовых отношений с работниками (наемными лицами). Эти проверки могут быть двух типов: документальные и фактические.
Согласно подпункту 75.1.2 НКУ документальная проверка охватывает проверку законности заключения трудового договора и оформления трудовых отношений. В ходе этой проверки контролирующие органы могут потребовать:
- Налоговые декларации (расчеты).
- Финансовая, статистическая и другая отчетность.
- Регистры налогового и бухгалтерского учета.
- Первичные документы, используемые в бухгалтерском и налоговом учете.
- Документы, подтверждающие начисление и уплату налогов и сборов.
- Остальные документы, связанные с выполнением требований законодательства, контроль за которым осуществляют контролирующие органы.
Согласно подпункту 75.1.3 НКУ, фактическая проверка осуществляется по месту осуществления деятельности налогоплательщика. В ходе этой проверки контролирующие органы могут проверять:
- Соблюдение работодателем законодательства о заключении трудового договора.
- Оформление трудовых отношений с работниками (наемными лицами).
- Ведение учета работы, проделанной работником.
- Учет затрат на оплату труда.
- Сведения об оплате труда работника.
Работодатель обязан предоставить должностным (должностным) лицам контролирующих органов все необходимые документы, касающиеся предмета проверки. Такая обязанность возникает после начала проверки, согласно пункту 85.2 НКУ.
Во время фактической проверки с целью выяснения надлежащего оформления трудовых отношений с работниками могут использоваться:
- Документы, удостоверяющие личность (паспорт, водительское удостоверение).
- Другие документы, позволяющие идентифицировать личность (должностное удостоверение, санитарная книга и т.п.). Это предусмотрено пунктом 80.6 НКУ.
Это список основных документов, которые должны быть доступны для проверки при проверке контролирующими органами.
Рекомендации для работодателя
Вот несколько рекомендаций для работодателя, чтобы обеспечить соответствие законодательству и минимизировать риски во время проверок:
Обеспечьте надлежащее оформление трудовых договоров
Все трудовые договоры должны быть оформлены в письменном виде, с четким указанием прав и обязанностей сторон, условий труда, размера заработной платы и других важных аспектов. Убедитесь, что у каждого работника должным образом подписан договор.
Ведите точный учет труда и зарплаты
Регулярно обновляйте и ведите учет рабочего времени, проделанной работы и затрат на оплату труда. Это поможет избежать несоответствий при проверках и обеспечит прозрачность отношений с работниками.
Своевременно подавайте отчетность
Все необходимые финансовые, налоговые и статистические отчеты должны быть представлены своевременно и корректно. Невыполнение этой обязанности может привести к штрафным санкциям.
Поддерживайте документы в надлежащем состоянии
Убедитесь, что все документы, относящиеся к трудовым отношениям, сохраняются в порядке и доступны для проверки. Это касается первичных документов, регистров учета, налоговых деклараций и т.п.
Информируйте работников об их правах и обязанностях
Работники должны быть осведомлены с условиями своей работы, правилами внутреннего трудового распорядка и своими правами. Это снизит риски конфликтов и обеспечит надлежащее исполнение обязательств со стороны работников.
Будьте готовы к фактическим проверкам
Знайте процедуры фактических проверок и будьте готовы предоставить документы по требованию. При фактической проверке важно обеспечить сотрудничество с контролирующими органами во избежание недоразумений.
Учите персонал по трудовому законодательству
Регулярно проводите тренинги для HR-работников и бухгалтеров по изменениям в трудовом законодательстве. Это поможет избежать ошибок в работе с документами и при оформлении трудовых отношений.
Следование этим рекомендациям позволит работодателям не только выполнять требования законодательства, но и создать положительный имидж компании среди работников и контролирующих органов.
Актуальные новости для бухгалтера
Вас могут заинтересовать следующие материалы:
Чем грозит несвоевременная подача налоговой отчетности
Налоговый календарь на август 2024
Представление финансовой отчетности по международным стандартам: разъяснение ГНС
Как правильно заполнить налоговую накладную в BAS Бухгалтерия: пошаговая инструкция
Комментариев пока нет ...