Ведение первичных документов в электронной форме: нюансы при проверке

Налоговики ГУ ГНС в Луганской области напомнили основные положения ведения электронных документов в первичной форме, а также особенности предоставления первички в электронной форме при проверке.

При проведении проверок налогоплательщики, которые ведут документы по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов в электронном виде, обязаны предоставить должностным лицам контролирующего органа копии документов, касающихся предмета проверки.

Копия электронного документа на бумаге — визуальное представление е-документа на бумаге, заверенное в порядке, установленном законодательством (ст. 7 Закона Украины от 22 мая 2003 года № 851-IV «Об электронных документах и ​​электронном документообороте»).

Первичные документы в электронной форме — основные положения

Налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и / или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством (п. 44.1 НКУ).

Закон № 996 (ч.2, ст.9) определяет, что первичные и сводные учетные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме и должны иметь обязательные реквизиты:

• название документа (формы);
• дата и место составления;
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях в форме, позволяющей проверить их целостность, сроком не менее установленного срока для соответствующих документов на бумаге.

При невозможности такого хранения в течение определенного законом срока, следует дублировать документы на нескольких электронных носителях и периодически копировать в соответствии с порядком учета и копирования документов, установленного законодательством. При невозможности соблюдения этих требований, е-документы нужно хранить в виде копии документа на бумаге (при отсутствии бумажного оригинала).

Первичные документы, созданные в электронном виде, используются в бух. учете при условии соблюдения законодательных требований к электронным документам и документооборота (п. 2.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов от 24.05.1995 № 88).

Предоставление первички в электронной форме при проверке

Если предприятие составляет и хранит первичные документы в электронном виде, за ним устанавливается обязанность за свой счет изготовить копии этих документов на бумаге по требованию других участников хозяйственных операций или контролирующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных ч.6 ст. 9 Закона № 996.

Также, согласно пункту 85.2 Налогового кодекса Украины, налогоплательщик обязан предоставить в полном объеме должностным или служебным лицам контролирующих органов все документы, связанные с предметом проверки.

Должностное (служебное) лицо контролирующего органа, проводящее проверку, в случаях, предусмотренных НКУ имеет право:

• получать от налогоплательщика или его представителей копии документов, относящихся к предмету проверки. Копии должны быть заверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью при наличии таковой (пункт 85.8 НКУ).
• получать у налогоплательщика заверенные надлежащим образом и заверены подписью и при наличии печатью копии первичных документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) объектов налогообложения, неуплате налогов, нарушение требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы.