Порядок ведения кассовой книги — на что обратить внимание?

Поделиться

Основные определения, записи в кассовой книге, хранение и другие особенности ведения кассовых книг.

Основные определения

Кассовая книга — это документ установленной формы, применяемый для осуществления первичного учета наличности в кассе.

Кассовые документы — документы, с помощью которых в соответствии с законодательством Украины оформляются кассовые операции, отчеты об использовании средств, а также соответствующие журналы установленной формы для регистрации этих документов и книги учета.

К ним относятся:

  • кассовые ордера и ведомости на выплату наличных;
  • расчетные документы;
  • электронные расчетные документы;
  • квитанции программно-технических комплексов самообслуживания;
  • сведения закупки сельскохозяйственной продукции;
  • другие приходные и расходные кассовые документы.

Ведение записей в кассовой книге

Листы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошиты, при наличии должен быть проставлен оттиск печати. Количество листов в кассовой книге следует засвидетельствовать подписями руководителя и главного бухгалтера. Это установлено пунктом 39 раздела IV Положения № 148.

Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах, имеющих одинаковые номера:

  • Вкладные листы кассовой книги — неотрывная часть листа кассовой книги;
  • Отчет кассира — отрывная часть листа кассовой книги.

По документам Отчет кассира кассиры отчитываются о движении денег в кассе.

Сколько и каким образом нужно хранить кассовую книгу

После формирования и обработки отчета кассира кассовые документы следует отсортировать по хронологии, пронумеровать и хранить в соответствии с действующим законодательством.

В течение года «Вкладной лист кассовой книги» кассиру следует хранить отдельно за каждый месяц. По завершению календарного года или в зависимости от потребности «Вкладной лист кассовой книги» формируется по хронологии в подшивки и в книгу. Количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. По окончании календарного года кассовая книга на электронных носителях передается для хранения в соответствии с законодательством Украины.

Напомним, что налогоплательщики должны хранить документы, определенные пунктом 44.1 статьи 44 НКУ:

  • не менее 1095 дней со дня представления отчетности, для составления которой используются эти документы.
  • не менее 2555 дней — для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст.ст. 39 и 39 шт. 2 НКУ
  • не менее 1095 дней со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов — не менее 1095 дней со дня окончания срока их действия).
  • не менее 1095 дней в случае ликвидации.

Эти сроки продлеваются на период приостановления отсчета срока давности в случаях, предусмотренных пунктом 102.3 ст. 102 НКУ.

В то же время, согласно ст. 352 п. 4.2 главы 4 раздела. І Перечня № 578/5, срок хранения книг, журналов, карточек учета, в том числе кассовых документов (счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных документов, накладных и т.п.) составляет 3 года с учетом примечания 2 к ст. 186 п. 3.1 главы 3 разд. И этого Перечня.

Форма кассовой книги (типовая форма № КО-4) определена в приложении 5 к Положению № 148 и устанавливает ведение этой книги в течение одного календарного года.

  • Если в книге остались пустые страницы, на них ставятся прочерки. На следующей странице после последней записи ставится дата окончания книги, заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.
  • Если в течение года кассовая книга заканчивается или меняется ее форма, нумерацию страниц следующей книги следует начать с «1».
  • Если кассовая книга велась в электронной форме, по окончании календарного года или при необходимости «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивки по хронологии, что формируются в книгу и заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера.

Далее книгу следует хранить в соответствии с действующим законодательством не менее 3 лет со дня предоставления налоговой отчетности, для составления которой использовалась эта книга.

Следите за нами
Поделиться
Комментарии

Комментариев пока нет ...

Полезные статьи