Порядок ведення касової книги – на що звернути увагу?

Поділитись

Основні визначення, записи у касовій книзі, зберігання та інші особливості ведення касових книг.

Основні визначення

Касова книга – це документ установленої форми, що застосовується для здійснення первинного обліку готівки в касі.

Касові документи – документи, за допомогою яких відповідно до законодавства України оформляються касові операції, звіти про використання коштів, а також відповідні журнали встановленої форми для реєстрації цих документів та книги обліку.

До них належать:

  • касові ордери та відомості на виплату готівки;
  • розрахункові документи;
  • електронні розрахункові документи;
  • квитанції програмно-технічних комплексів самообслуговування;
  • відомості закупівлі сільськогосподарської продукції;
  • інші прибуткові та видаткові касові документи.

Ведення записів у касовій книзі

Аркуші касової книги повинні бути пронумеровані, прошнуровані, за наявності має бути проставлений відбиток печатки. Кількість аркушів у касовій книзі слід засвідчити підписами керівника і головного бухгалтера. Це встановлено пунктом 39 розділу IV Положення № 148.

Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках, що мають однакові номери:

  • Вкладні аркуші касової книги — невідривна частиною аркуша касової книги;
  • Звіт касира — відривна частина аркуша касової книги.

За документами Звіт касира касири звітують щодо руху грошей у касі.

Скільки та яким чином потрібно зберігати касову книги

Після формування та обробки звіту касира касові документи слід впорядкувати за хронологією, пронумерувати та зберігати у відповідності до чинного законодавства.

Протягом року «Вкладний аркуш касової книги» касиру слід зберігати окремо за кожний місяць. По завершенню календарного року чи в залежності від потреби «Вкладний аркуш касової книги» формується за хронологією в підшивки і в книгу. Кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера. Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях передається для зберігання відповідно до законодавства України.

Нагадаємо, що платники податків повинні зберігати документи, визначені пунктом 44.1 статті 44 ПКУ:

  • не менш як 1095 днів з дня подання звітності, для складення якої використовуються ці документи.
  • не менш як 2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст.ст. 39 та 39 прим. 2 ПКУ
  • не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).
  • не менш як 1095 днів у разі ліквідації.

Ці строки продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, що передбачені пунктом 102.3 ст. 102 ПКУ.

Водночас, згідно зі ст. 352 п. 4.2 глави 4 розд. І Переліку № 578/5, строк зберігання книг, журналів, карток обліку, у тому числі касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо) становить 3 роки з урахуванням примітки 2 до ст. 186 п. 3.1 глави 3 розд. І ціього Переліку.

Форма касової книги (типова форма № КО-4) визначена у додатку 5 до Положення № 148, що встановлює ведення цієї книги впродовж одного календарного року.

  • Якщо в книзі залишились пусті сторінки, на них ставляться прочерки. На наступній сторінці після останнього запису ставиться дата закінчення книги, що засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера.
  • Якщо протягом року касова книга закінчується чи змінюється її форма, нумерацію сторінок наступної книги слід почати з «1».
  • Якщо касова книга велась в електронній формі, після закінчення календарного року чи за потреби «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки за хронологією, що формуються в книгу та завіряються підписами керівника і головного бухгалтера.

Далі книгу слід зберігати відповідно до чинного законодавства не менш як 3 роки з дня подання податкової звітності, для складення якої використовувалась ця книга.

Слідкуй за нами
Поділитись
Коментарі

Коментарів поки що немає...

Корисні статті