Уведомление о принятии на работу: порядок заполнения и представления

Оформление работника: подаем обязательное уведомление в налоговую. Как заполнить уведомление о приеме на работу 2025 года, бланк, все нюансы в этой статье.

Сообщение о принятии на работу 2025

Прием нового сотрудника на работу – это не только заключение трудового договора и приказ. Чтобы оформление было полным, необходимо подать в налоговую службу специальное уведомление о принятии работника на работу. Это требование прямо прописано в Кодексе законов о труде Украины (часть 3 статьи 24).

Бланк и порядок заполнения сообщения утверждены постановлением Кабинета Министров Украины от 17.06.2015 № 413 с изменениями. Обычно сообщение подается в электронной форме через личный кабинет налогоплательщика. Также можно подать уведомление о приеме на работу в бумажном виде (придется добавить копию в электронном виде с использованием е-подписи). Представить сообщение о принятии работника можно таким образом исключительно при невозможности подать сообщение в Электронном кабинете по техническим причинам. Это определено абзацем вторым Порядка 413.

Важно:

1. подавать уведомления о принятии на работу обязаны все работодатели, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, в том числе ФЛП, имеющих работников, юрлица и резиденты Дія Сіті;
2. уведомление о принятии работника на работу подается до начала работы работника, то есть до даты, когда он приступает к исполнению своих должностных обязанностей;
3. Допустить работника на рабочее место можно только после получения от налоговиков подтверждения получения сообщения.

Сообщение о заключении гиг-контракта

Форма, по которой подается уведомление о принятии работника, предусматривает также представление сведений о:

• заключение договора по гиг-контракту;
• трудоустройство домашнего работника

Гиг-контракт предусматривает выполнение специалистом работы в определенном проекте и в установленные сроки. При этом такое лицо не включается в штат предприятия. Однако о таком специалисте все равно необходимо подавать уведомление о заключении гиг-контракта по той же форме, что об обычном работнике.

Уведомление о заключении гиг контракта также подается до начала фактического выполнения работ по этому контракту.

Уведомление о принятии на работу: когда подавать

Давайте разберемся поподробнее, когда подавать уведомления о принятии на работу?

Уведомление подается при заключении трудового договора со следующими категориями работников:

• Основные работники: работающие по основному месту работы.
• Совместители: как внешние, так и внутренние.
• Временные и сезонные работники.
• Иностранные граждане.
• Гиг-специалисты.
• Домашние работники. Изменения в сообщении ГНС о домашних работниках были внесены 23.08.2024 года. В соответствии с изменениями было обновлено название сообщения, а также добавлено отдельное приложение, содержащее форму для уведомления ГНС о расторжении трудового договора с домашним работником.
• Работники, принятые по переводу с другого предприятия.
• Работники приняты по решению органа местного самоуправления.
• Работники филиалов и обособленных подразделений, при условии, что сам филиал/подразделение не является самостоятельным плательщиком единого социального взноса.

В то же время, не обо всех работниках необходимо подавать такое уведомление. Рассмотрим, когда уведомление в налоговую о принятии на работу не нужно подавать.

Сообщение не подается в следующих случаях:

• Практика: если студент проходит практику на предприятии из договора с учебным заведением.
• Внутреннее совмещение: когда работник выполняет дополнительную работу внутри того же предприятия в то же рабочее время, по дополнительной должности и доплате. О тонкостях совместительства и совмещения читайте в нашей статье по ссылке.
• Возобновление на работе: уведомление не подается при возобновлении работника на основании судебного решения или после окончания отпуска по уходу за ребенком до 3 лет или отпуска по беременности и родам.

Кто должен подавать уведомление о принятии домашнего работника

Уведомление о принятии домашнего работника или прекращении трудового договора с домашним работником представляет работодатель. Уведомление о принятии на работу домашнего работника также следует представить до начала выполнения рабочих обязанностей работником. Уведомление подается в электронном виде с применением КЭП.

Нужно ли подавать уведомление о принятии на работу директора

Многие работодатели задаются вопросом: нужно ли подавать уведомление о принятии на работу директора предприятия? Согласно действующему законодательству Украины, работодатели не обязаны представлять уведомление о принятии на работу директора предприятия. Информация о назначении директора на должность поступает в налоговую службу непосредственно из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований (ЕГР). Таким образом, на следующий день после регистрации изменений в Едином Реестре руководитель предприятия может начинать выполнять свои должностные обязанности. Уведомление о принятии на работу в ГНС подавать не нужно.

Читайте также: когда можно не платить зарплату директору в соответствии с законодательством?

Подавать ли уведомление о принятии на работу по ЦПХ договору

Ранее считалось, что в случае заключения гражданско-правового договора уведомление не подается, поскольку законодательство прямо не предусматривает обязанности сообщать о заключении ЦПХ договора. Это отмечало и Минэкономики в своем письме от 28.01.2022 №4706-06/4356-01, отмечая, что законодательство не устанавливает требования сообщать ни одной из сторон ЦБХ договора о его заключении в ГНС, а также не предусмотрена ответственность за непредставление этого сообщения. В то же время в Министерстве экономики отмечали, что лица, использующие труд лиц на основе договоров ЦПХ, а являются плательщиками ЕСВ, могут сообщать ГНС о заключении таких договоров, в частности, для учета ЕСВ.

Письма министерств носят рекомендательный характер и не устанавливают норм права, поэтому ответственности за непредставление данных о работнике, работающем по ЦПХ договору, не должно быть.

В то же время, актуальная форма сообщения напрямую содержит поле для указания даты заключения гражданско-правового договора, а также даты предоставления лицом на основании гражданско-правового договора. Это предусмотрено колонками 5, 10 и 11 действующей формы. То есть представлять отчет все же нужно?

По информации, опубликованной на портале Южного межрегионального управления Гоструда, в настоящее время сообщение о принятии работника на работу по договору гражданско-правового характера ЦПХ следует подавать в отношении гиг-специалистов, выполняющих работы по ЦПХ договору. То есть о заключении договора ЦПХ должен информировать ГНС только работодатель резидент Дія Сіті.

Когда представляется отчет о принятии работника?

Давайте разберемся подробнее, когда именно нужно подавать уведомления о принятии работника и какие могут быть последствия нарушения сроков.

Когда подавать сообщения:

• До начала работы. Общее правило – уведомление всегда подается до того, как работник приступит к исполнению своих обязанностей.
• Практически большинство работодателей подают уведомления в канун первого рабочего дня работника.

Важно: не следует подавать уведомления в тот же день, когда работник выходит на работу, даже если сообщение подается в электронном формате и время подачи сообщения, получение подтверждения и начала работы работника можно подтвердить. Хотя формально здесь нет нарушения, на практике предпринимателям приходится доказывать это в судебном порядке.

В форме Сообщения о принятии на работу предусмотрено место для указания даты:

1. выдачи приказа о принятии на работу/заключение гиг контракта или трудового договора с домашним работником;
2. даты начала выполнения работ (оказания услуг) гиг-специалистом/начала выполнения работ (оказания услуг) лицом на основании гражданско-правового договора.
3. дать формирование уведомления у страхователя или физического лица, заключившего трудовой договор с домашним работником.

Эти даты должны отличаться, ведь сначала следует выдать приказ/распоряжение о принятии работника на работу, отчитаться в налоговую службу и получить квитанцию ​​в подтверждение получения отчета о принятии работника, и только тогда допускать работника к выполнению работы.

Сообщение о принятии работника на работу 2025: как подать

Рассмотрим порядок представления уведомления о принятии на работу в ГНС.

Уведомление о принятии работника на работу (или заключение гиг-контракта) необходимо подавать в ГНС по основному месту учета. Представление сообщения в другой налоговый орган будет считаться недействительным.

Способы представления сообщения:

Рекомендуемым способом является предоставление сообщения в электронной форме с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП). Также можно подать бумажную копию сообщения, обязательно вместе с электронной копией на цифровом носителе . Этот способ разрешено использовать только при отсутствии технической возможности подачи сообщения в электронном варианте, что четко указано в абзаце 2 Порядка № 413.

Сообщение о принятии на работу 2025: бланк

Согласно Реестру электронных форм налоговых документов, по состоянию на 24 декабря 2024 года, в Электронном кабинете налогоплательщика доступны следующие формы:

• J/F3001004: Сообщение о принятии работника (домашнего работника) на работу/заключение гиг-контракта.
• J/F3001101: Уведомление о прекращении трудового договора с домашним работником.

Эти формы утверждены постановлением Кабинета Министров Украины от 17 июня 2015 г. № 413 (с изменениями). Обратите внимание, что, начиная с 26.02.2025, форма Сообщение обновлена ​​Постановлением Кабмина от 21.02.2025 № 184.

Учитывая изменения в законодательстве, рекомендуем использовать бухгалтерские программы, предусматривающие обновление форм для соответствия действующим требованиям, или проверять действующую форму на дату представления в официальных источниках самостоятельно. 

Как заполнить уведомление о принятии работника на работу

Рассмотрим главное в заполнении сообщения о принятии работника 2025 года.

В первой строке Сообщения необходимо обязательно поставить метку напротив нужной опции: исходное или отменяющее сообщение подается. Отменяющее сообщение следует подать в случае ошибки в предыдущем Сообщении.

Далее следует указать код по ЕГРПОУ или РНОКПП для физлиц-предпринимателей. Серию и номер паспорта следует заполнить в случае представления уведомления работодателями, которые по своим религиозным убеждениям не имеют налогового номера и имеют соответствующую отметку в паспорте.

В строке 3 следует указать название юридического лица-работодателя. Физические лица предприниматели вносят в этой строке ФИО (указание отчества — при наличии).

Таким образом, строки 1-3 содержат сведения о работодателе, подающем уведомление.

В колонке 4 необходимо проставить номер записи — порядковый номер работника, если уведомление подается сразу за нескольких работников.

В колонке 5 необходимо указать код категории лица, принимаемого на работу.

• 1 — наемные работники по основному месту работы;
• 2 — работники по совместительству;
• 3 — гиг-специалисты по гиг-контракту;
• 4 — лица, трудоустраиваемые из гражданско-правовых договоров;
• 5 — домашние работники (дополнено Постановлением Кабмина № 967 от 23.08.2024).

Обратите внимание: пункты 3 и 4 предназначены для заполнения резидентами Дія Сіті.

В колонке 6 Уведомления следует указать регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серию и номер паспорта для лиц, не имеющих РНОКПП по религиозным соображениям и имеющих об этом соответствующую отметку в паспорте;

В колонке 7 указывается уникальный номер записи в Едином государственном демографическом реестре при наличии такого номера у работника. Этот номер присваивается при формировании биометрического документа, например, ID-карты или загранпаспорта. Обратите внимание, что при изменении ФИО или других данных лица этот номер не меняется.

В колонке 8 отображаем фамилию, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица или домашнего работника.

В колонке 9 Сообщение о принятии работника 2025 г. следует указать номер приказа или распоряжение о принятии на работу. Важно: эту колонку не заполняем при заключении гиг-контракта/гражданско-правового договора/трудового договора с домашним работником.

Колонка 10:

• укажите дату издания приказа или распоряжение о принятии на работу
• или дату заключения гиг-контракта с гиг-специалистом (для резидентов Дія Сіті);
• или дату заключения гражданско-правового договора ЦБХ (для резидентов Дія Сіті);
• или дату трудового договора с домашним работником.

Внимание: в колонке 11 следует указать дату, когда работник (гиг-специалист, домашний работник, лицо, работающее на основании договора ЦБХ) приступает к исполнению своих должностных обязанностей. Следует проследить, чтобы дата не совпадала с датой выдачи приказа, указанной в колонке 10 или датой подачи сообщения. Поскольку допустить работника на работу мы можем только после получения квитанции от ГНС по принятию уведомления, целесообразно оставить временной промежуток в запас.

В строке 12 указываем дату формирования уведомления о принятии работника (домашнего работника, гиг-специалиста, лица на основании ЦПХ) на работу.

В строках 13 и 14 указываются РНКОПП руководителя (его уполномоченного лица, или ФЛП работодателя), РНКОПП главного бухгалтера (лица, ведущего бухучет), их имена и фамилии, электронные подписи. Следует обратить внимание, что в соответствии со стандартом ДСТУ 4163:2020, в реквизите «Подпись» необходимо вносить собственное имя и фамилию заглавными буквами. В случае трудового договора с домашним работником строка 14 (данные по главному бухгалтеру) не заполняется.

Представление уведомления о принятии работника на работу с опозданием: штраф

Рассмотрим, какова актуальная практика применения штрафов за неподачу или несвоевременную подачу сообщения о принятии работника на работу.

В течение долгого времени в ГНС считали допуск работника к работе без предварительного представления уведомления неоформлением трудовых отношений. В частности, в письме разъяснении Государственной службы по вопросам труда от 29.04.2016 № 5043/4/4.1ДП-16 отмечается, что административная ответственность за это нарушение предусмотрена частями 3 и 4 статьи 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях (8500 – 17000 грн за первое нарушение, за повторное нарушение (17000-35000 грн).

Кроме того, ответственность за нарушение трудового законодательства предусмотрена в статье 265 Кодекса законов о труде. нарушения за каждого работника. Если работодатели ФЛП или юрлицо находятся на упрощенной системе. налогообложение 1-3 грн, к ним применяется предупреждение. В случае выявления повторного такого нарушения в течение 2 лет штраф составит 30 размеров минимальной зарплаты.

Напомним, в течение 2025 года минимальная заработная плата зафиксирована на уровне 8000 гривен.

К ФЛП на общей системе в случае неподачи уведомления применяется штраф, а не предупреждение, ведь они не являются плательщиками ЕП 1-3 группы. К такому выводу пришел Кассационный административный суд в составе Верховного Суда по недавнему делу 2024 года (Постановление Верховного Суда от 18 сентября 2024 года по делу № 240/7766/23, административное производство № К/990/17736/24).

В то же время, прямая ответственность конкретно за непредставление или несвоевременное представление уведомления о принятии на работу не предусмотрена ни в частях 3-4 КУоАП, ни в статье 265 КЗоТ.

Однако согласно статье 24 КЗоТ, для допущения работника к работе следует составить трудовой договор, оформленный приказом/распоряжением и уведомить ГНС о приеме работника на работу. Таким образом, не представление или несвоевременное представление уведомления о приеме на работу можно отнести к другим требованиям законодательства о труде, кроме изложенных в абзацах 2-9 статьи 265 КЗоТ. Этой позиции придерживаются и суды (относительно ответственности по статье 24 КЗоТ см. постановление Второго апелляционного админсуда от 04.07.2019 по делу № 2040/5442/18, относительно админки см. постановление Миргородского горрайонного суда Полтавской области от 12.00). 552/1355/20).

Таким образом, неподача или несвоевременная подача сообщения о принятии на работу влечет штраф в размере 1 минимальной зарплаты за первое и 2 минимальные зарплаты за каждое повторное нарушение за каждого работника. Такую позицию поддерживают и инспекторы Восточного межрегионального управления Государственной службы Украины по вопросам труда . Кроме того, во время военного положения штрафы по статье 265 КЗоТ не применяются в случае выполнения предписаний об устранении нарушений, выявленных во время внеплановых проверок. (Закон №2136, ЗУ №2352).

Уважаемые читатели, обратите внимание, что информация в нашем блоге представляется исключительно опираясь на официальные источники государственных органов и сертифицированные информационные издания. Ключевые даты и числовые значения показателей действуют на дату публикации статьи, поэтому в случае их изменения мы не изменяем текст новости, а публикуем новую с актуальными данными. Во избежание ошибок в работе ищите в нашем блоге новость с более актуальной датой соответственно интересующей вас темы.