Проведение тендера на ПО: Пошаговая инструкция для бюджетных…

Тендеры являются важным инструментом бюджетных учреждений, обеспечивая прозрачность и конкуренцию в процессе закупок. Использование Prozorro позволяет найти лучшего поставщика, минимизируя риски злоупотреблений и обеспечивая соблюдение всех законодательных требований.

Почему тендер важен для бюджетных учреждений?

Объявление тендера является необходимым условием для бюджетных учреждений, когда речь идет о закупке программного обеспечения для бухгалтерского и финансового учета и соответствующих сопроводительных услуг. Это не только обеспечивает прозрачность и открытость процесса, но и позволяет найти лучшего поставщика, отвечающего вашим потребностям, при этом, в большинстве своем переводя сложный процесс мониторинга и отбора множества поставщиков на них самих через соответствующие механизмы площадки — ProZorro. Однако этот процесс может показаться сложным и запутанным, особенно если вы делаете это впервые. Ниже мы рассмотрим все основные шаги, чтобы помочь вам успешно пройти весь путь от подготовки документов и обоснования закупки (при необходимости) до заключения договора по результатам процедуры закупки.

Выбор процедуры закупки

Определение типа процедуры

Перед тем как начать подготовку тендерной документации, необходимо определить, какая процедура закупки будет наиболее подходящей для вашего случая. В Украине существует несколько основных типов тендерных процедур и выбор зависит от суммы закупки:

• Открытые торги: Используются для закупок, где сумма превышает 200 тысяч гривен для товаров и услуг и 1,5 миллиона гривен для работ. Это наиболее распространенная процедура, обеспечивающая максимальную конкуренцию среди поставщиков.
• Упрощенная закупка: Для закупок, сумма которых меньше 200 тысяч гривен для товаров и услуг и 1,5 миллиона гривен для работ. Упрощенная процедура позволяет сократить сроки проведения тендера и снизить количество необходимых документов.
• Переговорная процедура: Применяется в случаях, когда есть специфические обстоятельства, такие как отсутствие конкуренции (например, когда ПО уникально и доступно только у одного поставщика) или когда после открытых торгов не было подано никакого предложения. Эта процедура также используется при необходимости немедленной закупки при чрезвычайных ситуациях.
• Отчет о заключенном договоре: Используется для закупок на сумму до 50 тысяч гривен В этом случае не нужно проводить полноценную тендерную процедуру, а достаточно опубликовать отчет о заключенном договоре на официальных платформах.

Особенности закупок во время военного положения

С введением военного положения в Украине правительство ввело ряд изменений в сфере государственных закупок, которые будут действовать в течение всего этого периода. В частности, введены временные пороги для обязательного проведения закупок через систему Prozorro. Так, открытые торги по особым условиям необходимо проводить, если стоимость товаров или услуг равна или превышает 100 тыс. грн, а для работ – 1,5 млн грн. Важно, что правительство разрешило проведение тендера даже при наличии только одного предложения, в отличие от предыдущего требования минимум двух участников.

Также если стоимость закупки составляет от 50 тыс. грн, она может производиться без использования Prozorro. Однако заказчик обязан обнародовать отчет о заключенном договоре и обосновании оснований для такой закупки без применения электронной системы. Эти правила и другие аспекты регулируются постановлением КМУ от 12 октября 2022 г. № 1178, определяющим порядок проведения закупок в период военного положения.

Учет специфики программного обеспечения

Перед выбором процедуры важно учитывать специфику программного обеспечения, которое вы планируете закупить. Если речь идет о типовом ПО, находящемся на рынке у нескольких поставщиков, лучше выбрать открытые торги. Если программное обеспечение имеет уникальные функции или разрабатывается под индивидуальные потребности вашего учреждения, может быть целесообразнее воспользоваться переговорной процедурой.

Юридические консультации и согласование

При выборе процедуры обязательно проконсультируйтесь с юристами, чтобы быть уверенными в том, что выбранная процедура соответствует законодательству и специфике вашей закупки. Это поможет избежать возможных нарушений и обеспечит прозрачность процесса.

Проведение переговоров

Если необходимо, проведите переговоры с потенциальными поставщиками, чтобы уточнить условия договора или технические детали. Это поможет избежать недоразумений и обеспечить выполнение всех ваших требований к оглашению тендера. Контракт обязан верно определять обязанности поставщика, сроки выполнения работ, условия оплаты, также гарантийные и послегарантийные обязательства.

Подготовительный этап: Определение потребностей и планирование

Оценка потребностей учреждения

Первый шаг в процессе участия в тендере – это четкое определение ваших потребностей. Какое программное обеспечение необходимо вашему учреждению? Нужны ли дополнительные услуги по настройке и сопровождению? Важно составить список функций и возможностей, которые должны иметь ПО, чтобы соответствовать вашим требованиям.

Формирование тендерной комиссии

Создайте рабочую группу или комиссию, ответственную за подготовку тендера и проведение всех необходимых процедур. В ее состав должны войти специалисты по ИТ, юристы, а также представители бухгалтерии или финансового отдела.

Определение бюджета

Не менее важным аспектом является установление бюджета. Необходимо не только определить максимальную сумму, которую вы готовы потратить, но и учесть все возможные дополнительные затраты, такие как техническая поддержка, обучение персонала или интеграция с существующими системами.

Разработка тендерной документации

Создание технического задания (ТС)

Техническое задание – это основной документ, определяющий требования к программному обеспечению и сопровождению. Оно должно содержать все технические характеристики, функциональные требования и условия эксплуатации ПО.

Подготовка конкурсной документации

Кроме ТС, вам нужно подготовить пакет конкурсной документации, включающий:

• Описание критериев оценки предложений,
• Условия участия,
• Форма тендерного предложения,
• Проект договора с победителем.

Утверждение и публикация объявления

После того как все документы подготовлены и утверждены, необходимо опубликовать объявления о тендере на официальных платформах, таких как ProZorro. В объявлении должны быть четко указаны сроки представления предложений, условия участия и требования к участникам.

Тендер: Оценка и выбор поставщика

Прием и проверка предложений

На этом этапе комиссия должна принимать предложения от поставщиков и проверять их на соответствие требованиям. Важно соблюдать установленные сроки и проверять все документы на корректность.

Оценка и сравнение предложений

Каждое предложение должно быть оценено по заранее определенным критериям. Это могут быть:

• Соответствие техническому заданию,
• Цена,
• Срок выполнения работ,
• Гарантийные обязательства.

Заключение договора и сопровождение ПО

Подготовка и подписание договора

После определения победителя следует заключить договор на поставку программного обеспечения и сопроводительных услуг.

Контроль выполнения условий договора

После заключения договора важно контролировать процесс выполнения работ. Это включает:

• Установка программного обеспечения,
• Обучение персонала,
• Оказание технической поддержки.

Оценка результатов и завершение проекта

После завершения всех работ необходимо провести оценку результатов, чтобы убедиться, что поставщик выполнил все свои обязательства. При необходимости обращайтесь к нему для решения любых вопросов, возникших во время эксплуатации ПО.

Советы и рекомендации по успешному участию в тендерах

• Планируйте заранее: Участие в тендере требует времени, поэтому начинайте подготовку раньше времени.
• Привлекайте экспертов: Если есть возможность, консультируйтесь со специалистами, имеющими опыт проведения тендеров.

Соблюдайте законодательство: Все процедуры должны отвечать требованиям законодательства во избежание возможных проблем.

Ключ к проведению успешных тендеров

Применение тендерной процедуры закупки – это серьезный и ответственный процесс, требующий тщательной подготовки. Следуйте пошаговым инструкциям, привлекайте профессионалов, и это поможет вам успешно провести тендер на закупку программного обеспечения для вашего учреждения. Всегда помните: подготовка и правильная организация – половина успеха!

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие основные документы следует подготовить для участия в тендере?

• Техническое задание (ТС),
• Конкурсная документация.

Как определить оптимальный бюджет для закупки ПО?

• Произведите рыночное исследование и сравните цены на аналогичные продукты и услуги. К примеру, цену на программный продукт KBS Учет бюджетного учреждения можно узнать на странице — https://sys2biz.com.ua/modules/kbs-oblik-byudzhetnoyi-ustanovy/

Что делать, если предложения от поставщиков не отвечают требованиям?

• Вы можете отклонить такие предложения или объявить повторный тендер.