Тендер на закупівлю ПЗ: Покрокова інструкція бюджетним установам

Тендери є важливим інструментом для бюджетних установ, забезпечуючи прозорість і конкуренцію у процесі закупівель. Використання Prozorro дозволяє знайти найкращого постачальника, мінімізуючи ризики зловживань і забезпечуючи дотримання всіх законодавчих вимог.

Чому тендер важливий для бюджетних установ?

Оголошення тендеру є необхідною умовою для бюджетних установ, коли йдеться про закупівлю програмного забезпечення (ПЗ) для бухгалтерського та фінансового обліку і відповідних супровідних послуг. Це не лише забезпечує прозорість і відкритість процесу, але й дозволяє знайти найкращого постачальника, що відповідає вашим потребам, при цьому, здебільшого перекладаючи складний процес моніторингу та відбору безлічі постачальників на них самих через відповідні механізми майданчика – ProZorro. Однак, цей процес може здатися складним та заплутаним, особливо якщо ви робите це вперше. Нижче ми розглянемо всі основні  кроки, щоб допомогти вам успішно пройти весь шлях – від підготовки документів і обґрунтування закупівлі (за потреби) до укладення договору за результатом процедури закупівлі.

Вибір процедури закупівлі

Визначення типу процедури

Перед тим як почати підготовку тендерної документації, необхідно визначити, яка процедура закупівлі буде найбільш доречною для вашого випадку. В Україні існує кілька основних типів тендерних процедур, і вибір залежить від суми закупівлі:

• Відкриті торги: Використовуються для закупівель, де сума перевищує 200 тисяч гривень для товарів і послуг та 1,5 мільйона гривень для робіт. Це найпоширеніша процедура, що забезпечує максимальну конкуренцію серед постачальників.
• Спрощена закупівля: Для закупівель, сума яких менша за 200 тисяч гривень для товарів і послуг та 1,5 мільйона гривень для робіт. Спрощена процедура дозволяє скоротити терміни проведення тендеру та зменшити кількість необхідних документів.
• Переговорна процедура: Застосовується у випадках, коли є специфічні обставини, такі як відсутність конкуренції (наприклад, коли ПЗ є унікальним і доступним лише у одного постачальника) або коли після відкритих торгів не було подано жодної пропозиції. Ця процедура також використовується при необхідності негайної закупівлі у разі надзвичайних ситуацій.
• Звіт про укладений договір: Використовується для закупівель на суму до 50 тисяч гривень. У цьому випадку не потрібно проводити повноцінну тендерну процедуру, а достатньо опублікувати звіт про укладений договір на офіційних платформах.

Особливості закупівель під час воєнного стану

Врахування специфіки програмного забезпечення

Перед вибором процедури важливо враховувати специфіку програмного забезпечення, яке ви плануєте закупити. Якщо йдеться про типове ПЗ, що є на ринку в кількох постачальників, краще обрати відкриті торги. Якщо ж програмне забезпечення має унікальні функції або розробляється під індивідуальні потреби вашої установи, може бути доцільніше скористатися переговорною процедурою.

Юридичні консультації та узгодження

Під час вибору процедури обов’язково проконсультуйтесь з юристами, щоб бути впевненими, що обрана процедура відповідає законодавству та специфіці вашої закупівлі. Це допоможе уникнути можливих порушень і забезпечить прозорість процесу.

Проведення переговорів

Якщо потрібно, проведіть переговори з потенційними постачальниками, щоб уточнити умови договору або технічні деталі. Це допоможе уникнути непорозумінь та забезпечити виконання всіх ваших вимог до оголошення тендеру. Договір повинен чітко визначати обов’язки постачальника, терміни виконання робіт, умови оплати, а також гарантійні та післягарантійні зобов’язання.

Підготовчий етап: Визначення потреб та планування

Оцінка потреб установи

Перший крок у процесі участі в тендері – це чітке визначення ваших потреб. Яке програмне забезпечення необхідне вашій установі? Чи потрібні додаткові послуги з налаштування та супроводу? Важливо скласти список функцій та можливостей, які повинно мати ПЗ, щоб відповідати вашим вимогам.

Формування тендерної комісії

Створіть робочу групу або комісію, яка буде відповідальна за підготовку тендеру та проведення всіх необхідних процедур. До її складу мають увійти фахівці з ІТ, юристи, а також представники бухгалтерії чи фінансового відділу.

Визначення бюджету

Не менш важливим аспектом є встановлення бюджету. Потрібно не лише визначити максимальну суму, яку ви готові витратити, але й врахувати всі можливі додаткові витрати, такі як технічна підтримка, навчання персоналу або інтеграція з існуючими системами.

Розробка тендерної документації

Створення технічного завдання (ТЗ)

Технічне завдання – це основний документ, який визначає вимоги до програмного забезпечення та супроводу. Воно повинно містити всі технічні характеристики, функціональні вимоги, а також умови експлуатації ПЗ.

Підготовка конкурсної документації

Крім ТЗ, вам потрібно підготувати пакет конкурсної документації, що включає:

• Опис критеріїв оцінки пропозицій,
• Умови участі,
• Форма тендерної пропозиції,
• Проект договору з переможцем.

Затвердження та публікація оголошення

Після того як усі документи підготовлені та затверджені, необхідно опублікувати оголошення про тендер на офіційних платформах, таких як ProZorro. У оголошенні має бути чітко вказано терміни подання пропозицій, умови участі та вимоги до учасників.

Проведення тендеру: Оцінка та вибір постачальника

Прийом та перевірка пропозицій

На цьому етапі ваша комісія повинна приймати пропозиції від постачальників та перевіряти їх на відповідність вимогам. Важливо дотримуватись встановлених термінів та перевіряти всі документи на коректність.

Оцінка та порівняння пропозицій

Кожна пропозиція повинна бути оцінена за заздалегідь визначеними критеріями. Це можуть бути:

• Відповідність технічному завданню,
• Ціна,
• Термін виконання робіт,
• Гарантійні зобов’язання.

Укладення договору та супровід ПЗ

Підготовка та підписання договору

Після визначення переможця необхідно укласти договір на поставку програмного забезпечення та супровідних послуг.

Контроль виконання умов договору

Після підписання договору важливо контролювати процес виконання робіт. Це включає:

• Встановлення програмного забезпечення,
• Навчання персоналу,
• Надання технічної підтримки.

Оцінка результатів та завершення проєкту

Після завершення всіх робіт необхідно провести оцінку результатів, щоб переконатися, що постачальник виконав всі свої зобов’язання. У разі необхідності, звертайтесь до нього для вирішення будь-яких питань, що виникли під час експлуатації ПЗ.

Поради та рекомендації для успішної участі у тендерах

• Плануйте заздалегідь: Участь у тендері вимагає часу, тому починайте підготовку завчасно.
• Залучайте експертів: Якщо є можливість, консультуйтесь з фахівцями, які мають досвід у проведенні тендерів.

Дотримуйтесь законодавства: Усі процедури повинні відповідати вимогам законодавства, щоб уникнути можливих проблем.

Ключ до проведення успішних тендерів

Застосування тендерної процедури закупівлі – це серйозний та відповідальний процес, який вимагає ретельної підготовки. Дотримуйтесь покрокової інструкції, залучайте професіоналів, і це допоможе вам успішно провести тендер на закупівлю програмного забезпечення для вашої установи. Завжди пам’ятайте: підготовка та правильна організація – це половина успіху!

Часті питання (FAQ)

Які основні документи потрібно підготувати для участі у тендері?

• Технічне завдання (ТЗ),
• Конкурсна документація.

Як визначити оптимальний бюджет для закупівлі ПЗ?

• Проведіть ринкове дослідження та порівняйте ціни на аналогічні продукти й послуги. Для прикладу, ціну на програмний продукт KBS Облік бюджетної установи можна дізнатися на сторінці – https://sys2biz.com.ua/modules/kbs-oblik-byudzhetnoyi-ustanovy/

Що робити, якщо пропозиції від постачальників не відповідають вимогам?

• Ви маєте право відхилити такі пропозиції або оголосити повторний тендер.