Регистрация налоговых накладных 2022

В статье мы расскажем о порядке регистрации налоговых накладных, как безошибочно оформить расчеты корректировки по ним. Поделимся способами обхода «подводных камней» в вопросах блокирования налоговых накладных органами ГНС.

Зачем нужна налоговая накладная

Один из документов, к заполнению которых налоговая служба всегда относится очень внимательно — это налоговая накладная. Ошибки и погрешности тут недопустимы. И это не просто позиция госслужащих из налоговых органов, а обоснованное законодательством требование. 

Любое предприятие стремится сократить суммы денежных средств, потраченных на внесение налоговых платежей. Легально, в законном порядке, добиться этого можно с помощью получения налогового кредита. Для этого предприятия часто стремятся пройти регистрацию как плательщики НДС и воспользоваться всеми плюсами этого статуса. 

В налоговый кредит включаются суммы НДС, которые вычитаются из налогового обязательства. Происходит это за счет приобретенных товаров или услуг, используемых далее предпринимателем в его хозяйственной деятельности. Разумеется, контролирующий орган очень придирчиво относятся к подтверждающей налоговый кредит документации – налоговым накладным, а также внедряет все новые способы контроля накладных. 

Предприятиям, чья специфика работы заключается в использовании НДС без налоговой накладной просто не обойтись. Ведь в случае неправильного оформления документа не будет учтен налоговый кредит из этой налоговой накладной. 

Мало кто знает, но по правилам ответственность за корректность заполнения налоговой накладной, равно как и за ее регистрацию возлагается поставщика товаров и услуг (продавца – плательщика НДС согласно п. 201.1 ст. 201 разд. V НК Украины). Именно он должен предоставить налоговую накладную получателю в правильно заполненном виде вместе с приобретаемой продукцией. 

Но повседневная бухгалтерская практика показывает, что в итоге ответственность за неверно оформленную накладную ложится на бухгалтера предприятия-покупателя. 

Кроме того, налоговая накладная требует подачи в реестр даже если на покупателя не распространяется право на налоговый кредит. Несмотря на это он все равно обязан получить и хранить налоговую накладную как отчетный документ. Ведь регистрации в Едином государственном реестре налоговых накладных подлежат все хозяйственные операции. Это касается даже предпринимателей неплательщиков НДС, а также закупки товаров или услуг, которые не используются в хозяйственной деятельности и расходы на приобретение которых не подлежат амортизации. 

Сам ЕР налоговых накладных – всеобщая информационная ведомственная база, которую администрирует ГНС. Ее статус определен положениями Налогового Кодекса (п.п 14.1.60).

Когда получить налоговый кредит не выйдет

Какие налоговые накладные не позволяют получить налоговый кредит:

• Накладные, составленные не в соответствии с установленных порядком (п. 198.6 ст. 198 р. V НКУ).
• Накладные, оформленные предприятием, не имеющим регистрации плательщика НДС или утратившим эту регистрацию согласно п. 201.8 ст. 201 р. V НКУ. Это могут быть компании или ФЛП с аннулированной НДС регистрацией или лица, не подавшие соответствующее заявление о налоговой регистрации плательщика.
• Налоговые накладные давностью более 365 дней (п. 198.6 ст. 198 р. V НКУ). Причем если предприниматель пользуется кассовым методом расчёта, «срок годности» такой налоговой накладной — 60 календарных дней со дня списания денег со счета плательщика.
• НН по фактам продажи товаров, которые не используются в хозяйственной деятельности или используются в необлагаемых НДС операциях.
• Налоговые накладные, не имеющие регистрации в реестре, если такая регистрация необходима (п. 201.10 ст. 201 р. V НКУ):
  • Если размер НДС в налоговой накладной больше 10 000 грн.
  • В случае с оформлением налоговой накладной для подакцизных товаров. 
  • В случае с импортируемыми в Украину товарами, которые не подтверждены таможенной декларацией. 

Как гласит п. 201.10 НКУ регистрация налоговых накладных в ЕРНН и расчетов корректировки должна проводится строго в установленные сроки. 

Сроки регистрации налоговых накладных

НН регистрируем таким образом:

• Если налоговая накладная оформлена с 1-го по 15-й день месяца включительно, то она должна пройти регистрацию до последнего дня этого же месяца включительно.
• Если налоговая накладная оформлена с 16-го по последний день месяца включительно, то ее регистрация должна быть проведена до 15-го дня месяца включительно, следующего за месяцем составления накладной.
• Сводные налоговые накладные созданы по операциям, оговоренным в п. 198.5 и п. 199.1 НКУ, нужно подать в первые 20 календарных дней, идущих за последним днем месяца, в котором эти сводные налоговые накладные были составлены.
• Если подается «уменьшающий» РК к налоговой накладной (сокращающий сумму компенсации от стоимости товара), то его нужно зарегистрировать в течение 15 кал. дн. со дня получения покупателем.

Налоговая служба не предусмотрела фиксацию сроков получения покупателем минусового налогового расчета корректировки. Поэтому рекомендуется регистрировать минусовые расчеты корректировки в пределах сроков, предусмотренных для регистрации налоговых накладных, составленных до и после 15-го дня календарного месяца.

Регистрируют налоговые накладные во время операционного дня с 8:00 до 20:00. Причем 15-е число и последний день месяца всегда считаются операционными, даже если они попадают на выходной или праздничный день.

Бухгалтер может отправить налоговую накладную для регистрации в Едином реестре в любое время суток, но если это происходит в нерабочие часы, например ночью, тогда датой регистрации становится ближайший операционный день. 

ВАЖНО: Особого внимания стоит последний день года — 31 декабря. Несмотря на то, что этот день – рабочий и налоговые накладные должны приниматься поскольку он – завершающий в месяце, документы 31 декабря на регистрацию, как правило, не принимаются. Операции переносятся на следующий операционный день. Обычно налоговики поясняют это проведением регламентных работ. Так что откладывать подачу «горящих» налоговых накладных на последний день года не стоит.

Значит ли что незарегистрированная налоговая накладная гарантирует отказ в налоговом кредите? Оказывается нет. Есть порядок получения его в обход налоговой накладной другими способами.

Получение налогового кредита без налоговой накладной

Такое право описано для случаев, определенных п. 201.11 ст. 201 р. V НКУ. В этом случае кредит начисляется на основе документов, где прописана полная сумма платежа, сумма НДС, индивидуальный налоговый номер поставщика.

Принимаются следующие виды подтверждающих документов:

• билет на транспорт;
• счет из отеля или гостиницы;
• счет за услуги связи;
• чек за услуги по показаниям приборов учета;
• чеки выданные РРО до 200 грн (без НДС) с указанием: стоимости товара закупки, суммы НДС, включенной в общую стоимость; фискального номера; ИНН поставщика.

Для подтверждающих кассовых документов (чеков) в случае наличия у плательщика РРО в чеке должно быть отражено:

• Общая сумма, подлежащая уплате покупателем включая налоговые отчисления (НДС)
• Отдельно сумма НДС в составе суммы, подлежащей уплате покупателем. 

Подтверждающий кассовый чек должен быть распечатан, если он выдан электронным РРО и должен содержать следующую обязательную информацию.

Реквизиты подтверждающего кассового чека:

• Название и адрес предприятия.
• Индивидуальный налоговый номер (ИНН) плательщика НДС с буквами «ПН».
• Количество и стоимость товара включая цену за единицу товара, его наименование.
• Буквенное обозначение НДС (ПДВ) справа от цены товара, указание общей суммы налоговых отчислений в деньгах и процентах.
• Указание формы оплаты и суммы, оплаченной по каждой форме оплаты;
• Указание итоговой цены приобретенного с пометкой «СУММА», «ВСЕГО».
• Номер кассового чека, дата, время операции.
• Фискальный номер РРО, с отметкой «ФН».
• Название «ФИСКАЛЬНЫЙ ЧЕК» и лого производителя.

Получить Налоговый кредит без налоговых накладных можно согласно п. 201.10 ст. 201 разд. V НКУ аргументируя это жалобой на поставщика. 

Основания для внесения НДС в налоговый кредит по жалобе:

1. Поставщик не выдал налоговую накладную.
2. Предоставил налоговую накладную, оформленную неправильно.
3. Выдал налоговую накладную, не прошедшую регистрацию в Едином реестре при том, что регистрация для нее обязательна.

Жалоба оформляется согласно Приложению 8 к Декларации по НДС (Д8), и подается в контролирующий орган. Копии чеков или другие расчетные налоговые документы, подтверждающие факт уплаты НДС при покупке, прилагаются. 

Но в бухгалтерской практике такой способ получения налогового кредита редко применяется потому, что в этой ситуации у сотрудников налоговых служб появляются предпосылки для документальной внеплановой выездной налоговой проверки самого заявителя.

Штрафы за просроченную регистрацию налоговых накладных/РК

Опоздания в регистрации налоговых накладных чреваты для плательщиков НДС штрафными санкциями от ГНС. Максимальный предусмотренный в законодательстве срок для регистрации налоговой накладной и расчета корректировки к ней – 1095 календарных дней. Более того, законодатели постоянно меняют эти сроки. В частности, Закон №1914 сократил отведенный срок для включения сумм налога на добавленную стоимость в налоговый кредит до 365 календарных дней с даты формирования НН или РК. 

Пока же предприятиям с «просроченными» налоговыми накладными грозит штраф. Он начисляется в процентах от суммы НДС в накладной, которая не подана на регистрацию, а его величина зависит также от сроков опоздания. Штрафной период начинается уже со дня, идущего за граничным днем, отведенным для регистрации.  

Штрафы по просроченным регистрациям налоговых накладных в Украине следующие:

• Просрочка регистрации до 15 календарных дней будет стоить предприятию 10% от НДС в накладной. 
• Опоздание регистрации продолжительностью 16 — 30 календарных дней облагается 20 % штрафом от НДС.
• Накладная, с запоздавшей регистрацией на 31 — 60 дней облагается 30% штрафом от указанного в ней НДС.
• Если накладная подана на регистрацию на 61 — 365 день после истечения граничных сроков, штраф по ней составит 40 % НДС.
• Регистрация накладной позднее 366 дня по завершению установленных сроков регистрации будет стоить предприятию 50 % от суммы НДС в этом документе.

Заметим, что в течение действия карантина, установленного на территории Украины, штрафы за просрочку регистрации НН не налагаются. Вместе с тем, в случае если налоговая накладная подлежала регистрации до начала карантина, то есть до 01.03.2020, начисление процента штрафа по ней останавливается на срок карантина.

Как проверить регистрацию налоговой накладной в Едином реестре налоговых накладных

На сайте ГНС в личном кабинете плательщика – «Электронном кабинете налогоплательщика» доступен удобный сервис – проверка регистрации налоговой накладной. Узнать статус накладной можно и через официальный письменный запрос, но в электронном кабинете это можно сделать гораздо удобнее в режиме реального времени. 

Здесь плательщику доступны данные не только о выданных и полученных налоговых накладных, прошедших процедуру регистрации в Едином реестре, но и функция импорта налоговых накладных в свою учетную программу (в PDF-формате и в HTML-файлом).

Алгоритм получения информации о регистрации с помощью Электронного кабинета налогоплательщика

1. Войти в личный кабинет при помощи электронной цифровой подписи. 
2. Открыть вкладку ЕР налоговых накладных. Загрузка может занять некоторое время, не спешите. В случае технических сбоев можно попробовать открыть свой кабинет через другой браузер. 
3. Во вкладке ЕРНН выбираем «Полученные НН/РК» (когда нам нужны сведения о полученных документах) или «Выданные НН/РК» (когда нам нужны сведения об исходящих налоговых накладных РК) 
4. Задайте нужный фильтр для поиска документа (дата регистрации, дата создания, наименование контрагента, статус накладной). Запустите поиск.
5. Найдите нужную накладную, просмотрите сведения о ее регистрации, правильность заполнения. 
6. При необходимости загрузите ее на свой компьютер через вкладку «ЕЦП». Для того чтобы налоговые накладные / РК могли быть загружены в бухгалтерские программы, скачивайте документы в формате zip, выбрав кнопку «Експорт XML в zip».

Порядок проверки налоговой накладной перед регистрацией в ЕР налоговых накладных: 

Предварительная проверка (подготовительный этап). Здесь контролируют правильность заполнения формы накладной, наличие нужных реквизитов, соответствие электронной подписи и ее актуальность, наличие регистрации плательщиком НДС, отсутствие превышений по лимиту регистраций, наличие корректирующих сведений. 

• Контроль по признаку безусловной регистрации. 
• Контроль критериев рискованности плательщика. 
• Контроль на предмет позитивности истории плательщика.
• Рискованность совершенной экономической операции.

По итогам проверки налоговой накладной в ГНС возможны 3 варианта принятия решения (3 квитанции):

• Непринятие (отказ в регистрации) накладной. Так бывает, если документ не проходит предварительную проверку на корректность заполнения.  
• Приостановка регистрации (так называемое блокирование налоговых накладных). 
• Фиксация в базе накладной (регистрация налоговой накладной). 

Что делать, если произошла блокировка регистрации налоговых накладных

Согласно Порядку № 1165 в результате работы системы внутреннего мониторинга ГНС регистрация документов может быть заблокированы. Извещение об этом приходит налогоплательщику в течении операционного дня.

Извещение о блокировке регистрации налоговой накладной должно содержать такие сведения:

• Дату создания налоговой накладной, номер налоговой накладной. 
• Указание критериев рискованности, по причине которых остановлена регистрация в ЕР налоговых накладных.
• Расчет по каждому критерию рискованности.
• Рекомендации плательщику НДС выслать поясняющую документацию для корректировки решения ГНС.
• Само решение об отказе в регистрации налоговых накладных.

Попытка подать отклоненный документ еще раз наверняка не будет результативной. Разблокировать налоговую накладную можно только путем подачи дополнительной подтверждающей информации по этому документу. Такой вариант актуален 365 дня с момента возникновения обязательств, прописанных в заблокированной налоговой накладной. 

Блокируются налоговые накладные, если ведомство усматривает в них вероятные нарушения налогового законодательства, возможное присутствие фиктивных операций со стороны плательщика для получения дополнительного кредита НДС.

При рассмотрении каждого случая ГНС берет в расчет также положительную налоговую историю предприятия. Поможет решить ситуацию позитивно и таблица данных плательщика НДС. Она содержит дополнительные сведения о плательщике, помогающие «защититься» от блокирования налоговых накладных или остановить блокировку уже «забракованных». Указанные в таблице и поданные заблаговременно коды товаров УКТ ВЭД и услуг ДКПП, по которым ведется хозяйственная деятельность, упростят дальнейшую регистрацию по ним налоговых накладных.

ВАЖНО: на время карантина, связанного с пандемией COVID—19 с (18.03.2020), продливаются сроки   административного оспаривания решения ГНС насчет блокирования накладных. 

Лимит регистрации налоговых накладных 

Налогоплательщик не имеет права производить регистрацию неограниченного количества налоговых накладных на любую сумму. В законодательном порядке это ограничено лимитом регистраций налоговых накладных. 

Лимит – это сумма налога, на которую плательщику разрешается регистрировать налоговые накладные в единой базе. Это виртуальная расчетная величина, (в отличие от суммы «живых» денег на НДС счете) вычисляемая автоматически по формуле согласно п. 200 НКУ. 

Чтобы узнать лимит регистраций налоговых накладных, нужно оформить и отослать в ГНС соответствующий запрос в установленном порядке (форма J/F 1301206). В ответ плательщику присылается выписка, в которой есть строка: «Сумма налога, на которую плательщик имеет право зарегистрировать налоговые накладные / расчеты корректировок в ЕР налоговых накладных». Там будет указана разрешенная сумма для регистраций и отражены все показатели, влияющие на ее формирование.

ВАЖНО: Лимит регистрации налоговых накладных в выписке актуален на дату выдачи такой справки. Используйте величину лимита при заполнении налоговой декларации НДС в дополнительном окне строки 19.1 в качестве «порога» для возмещения НДС. Лимит также позволяет оценить есть ли у вас шансы для возврата лишних денег с НДС-счета путем подачи Приложения Д4 к налоговой декларации.

Если лимита недостаточно, деньги с НДС-счета могут быть направлены исключительно на оплату задекларированного НДС текущего и следующих периодов.

Чтобы налоговый лимит регистраций не осложнял жизнь бухгалтеру, нужно добиваться от своих поставщиков своевременной регистрации «входящих» налоговых накладных и РК.