Ежегодный основной отпуск: как правильно оформить?

Как правильно составить график отпусков на 2024 год и составить приказ о предоставлении отпуска работнику, который следует знать об отпусках во время войны, рассмотрим в этой статье.

Особенности предоставления отпусков 2024

Что следует помнить об отпусках во время военного положения 2024 года? Кратко напомним главные пункты:

• В течение военного положения работник имеет право получить неоплачиваемый отпуск любой продолжительности. Важно помнить, что такой отпуск предоставляется по заявлению работника, а не принудительно. Продолжительность этого вида отпусков учитывается в период работы, дающий право на получение ежегодного основного отпуска.
• неоплачиваемые отпуска, предусмотренные в статьях 25 и 26 Закона об отпусках, в течение военного положения предоставляются на общих основаниях, по заявлению работника.

Другой вид отпусков — отпуск без сохранения зарплаты для внутренне перемещенных лиц или выехавших за пределы Украины. Чем же отличается предоставление отпусков в этом случае? Существует три главных отличия:

1. Работник должен подтвердить свое право на предоставление этого вида отпусков. Для этого следует подать копию о взятии на учет как внутренне перемещенного лица, на основании которого выдается приказ о предоставлении отпуска.
2. Максимальная продолжительность такого отпуска ограничена и не может превышать 90 дней. Продолжительность отпуска определяет работник в своем заявлении.
3. Срок, в течение которого работник находится в отпуске как ВПЛ, не включается в стаж.

Кроме того, работодатель не может отказать работнику в предоставлении указанного вида отпусков.

Ежегодные отпуска во время военного положения

Следует помнить, что продолжительность ежегодного основного отпуска во время войны ограничена. Ежегодный оплачиваемый отпуск во время войны может длиться не более 24 дней с сохранением заработной платы. Вместе с тем, Министерство экономики в разъяснительном письме от 28.01.2024 №4706-05/6893-09 информирует, что при отсутствии возможности у работодателя по объективным причинам оплачивать ежегодные отпуска продолжительностью свыше 24 дней, остаток дней переносится на период после окончание военного положения. Итак:

• при наличии объективных причин работодатель может ограничить оплату дней ежегодного оплачиваемого отпуска и оплатить 24 дня. При этом работодатель должен обосновать причину такого действия и предоставить документальное подтверждение обстоятельств, повлекших такой шаг;
• если работник имеет право на большее количество дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска, остаток дней предоставляется без оплаты или подлежит переносу на период после военного положения;
• применить эту норму можно только к отпускам, право на которые работник приобрел после 23.12.2023 года.

Подробнее об этом положении читайте в абзаце 3 части 1 статьи 12 Закона №2136 с изменениями, внесенными Законом 3494.

Исключение, когда отпуск оплачивается в полном объеме: 

• отпуск по беременности и родам;
• по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет;
• отпуск по усыновлению.

Компенсации за неиспользованные отпуска 2024

Обратите внимание, что компенсации за неиспользованные отпуска выплачиваются по-новому. Необходимо отдельно рассчитывать компенсацию за отпуска, право на которые работник получил в период до 31.12.2023 и после этой даты. Как считать компенсации за неиспользованные отпуска согласно Порядку 100, читайте в этой статье.

Считате среднюю зарплату для отпускных и больничных  вручную? Существует готовое программное решение  Модуль ВідЛік  в программе BAS по доступной цене.

Как составляем график отпусков 2024

Отпуска работникам предоставляются в соответствии с графиком отпусков на предприятии, утвержденным руководителем и доведенным до сведения работников под подпись.

В графике указываются данные о распределении периодов отпуска и очереди предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам. 

Главное о графике отпусков:

• наличие графика отпусков обязательно для всех работодателей, в том числе ФЛП;
• график составляется в произвольной форме с учетом положений ДСТУ 4163:2020;
• отсутствие графика отпусков нарушение требований законодательства о труде, а именно статьи 79 Кодекса законов о труде Украины.

Подробно о графике отпусков и информации, которую необходимо в нем указать, а также об ответственности за отсутствие графика у работодателя читайте по ссылке.

Как оформить ежегодный основной отпуск 2024 года?

За две недели до начала отпуска работодатель должен в письменном виде предупредить работника о предоставлении отпуска. Если в графике указывается только месяц и количество дней, то конкретные даты определяются на основании заявления работника или приказа о предоставлении отпуска. Уведомление работника о предоставлении отпуска составляется по произвольной форме.

Когда можно перенести отпуск

Случаи, когда можно перенести основной ежегодный отпуск, определены в статье 11 Закона об отпусках. В частности, работник может перенести ежегодный отпуск в следующих случаях:

• если руководитель нарушил сроки письменного уведомления об отпуске – предупредить следует не менее чем за 14 дней до начала отпуска;
• за период отпуска несвоевременно выплачена зарплата.

Также отпуск следует перенести или продлить:

• в случае отпуска по беременности и родам;
• совпадение ежегодного отпуска и отпуска по учебе;
• если работник исполнял общественные или государственные обязанности, в случае если в соответствии с законодательством за ним сохраняется зарплата за этот период;
• в случае временной нетрудоспособности (с подтверждением);
• в отношении работника был установлен факт лишения личной свободы в результате вооруженной агрессии против Украины.

Разделение отпуска на части во время военного положения

Разделение отпуска на части возможно, если основная часть ежегодного оплачиваемого отпуска длится минимум 14 календарных дней.

На части можно делить ежегодный основной и ежегодные дополнительные отпуска. В случае, если отпуск относится к социальным отпускам, или является льготой, например, как отпуск участникам боевых действий, пострадавшим участникам Революции Достоинства, лицам с инвалидностью в результате войны (статья 16-2 Закона Украины «Об отпусках»), такой отпуск не подлежит разделу , компенсации после увольнения или переноса. Вместе с тем, работники, имеющие право получить социальный отпуск по нескольким основаниям, такие отпуска можно получить по каждому основанию поочередно.

Когда требуется заявление на отпуск

Если работник уходит в отпуск в период, определенный в графике предоставления отпусков на предприятии, заявление на отпуск от работника не требуется. Ведь в этом случае графика достаточно для приказа о предоставлении отпуска. В случае, если работник хочет выйти в отпуск в другой период, выйти в отпуск за свой счет, поделить основной ежегодный оплачиваемый отпуск на части или имеющий право на дополнительные оплачиваемые отпуска, подается заявление на отпуск на имя руководителя предприятия.

Как составить заявление на отпуск

Хотя конкретной формы заявления на отпуск нет, заявление следует подавать согласно ДСТУ 4163:2020, а именно на стандартизированную форму заявления работника. Заявление на отпуск может подаваться как в письменном виде, так и в распечатанном виде с подписью работника, а также выполненным в форме шаблона. Это не нарушение.

Со стороны работодателя в заявлении следует заполнить: регистрационный номер заявления по регистрационному журналу документов на предприятии и дату регистрации заявления в верхнем левом углу; решение руководителя предприятия о предоставлении или непредоставлении отпуска.

В заявлениях на отпуск за свой счет указывается временной промежуток, например, с 1 числа по 6 число. В заявлениях на ежегодный отпуск указывается дата начала отпуска, о котором просит работник, и количество дней такого отпуска. Обратите внимание, что основная непрерывная часть отпуска должна составлять 14 дней, однако такую ​​часть не обязательно следует использовать первой.

Как избежать невыплаты отпускных

Можно ли написать заявление на отпуск за день до начала отпуска и как быть с начислением отпускных? 

Согласно статье 10 Закона об отпусках, руководитель должен предупредить работника о ежегодном оплачиваемом отпуске за 14 дней до его начала. 

Однако не будет нарушением законодательства, если работник просит изменить сроки предоставления отпуска и работодатель не против таких изменений. Статья Закона об отпусках предусматривает, что выплачивать отпускные работнику необходимо не менее чем за 3 дня до начала отпуска. Вместе с тем, в случае резких изменений в датах отпуска бухгалтерия не успеет выплатить отпускные. Что делать в этом случае во избежание невыплаты отпускных? Можно воспользоваться положением Конвенции об оплачиваемых отпусках №132, ратифицированных Законом Украины 2481 от 29.05.2001. 

Пункт 2 статьи 7 настоящей Конвенции предусматривает, что отпускные выплачиваются до начала отпуска, если иное не определено соглашением между работником и работодателем.

В случае, если бухгалтерия не успеет начислить отпускные до начала отпуска, в заявлении следует указать другие сроки выплаты отпускных, например при выплате зарплаты или аванса.

Приказ о предоставлении отпуска и другие документы

Подписывая заявление, руководитель предприятия согласен с предоставлением оплачиваемого отпуска в указанный работником период. После этого на основании такого заявления составляется приказ о предоставлении отпуска.

Приказом Госстата от 05.12.2008 № 489 определены типовые формы первичной учетной документации по статистике труда, среди прочего форма № П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска». Просмотреть форму можно по ссылке.

Приказ нужно предоставить работнику для ознакомления под подпись.

Отметка об отпуске вносится в табель учета использования рабочего времени работника.

Отпуск для военнообязанных и призывников необходимо отразить в разделе V типовой формы № П-2 «Личная карточка работника». Такое требование устанавливается приказом Минобороны и Государственного комитета статистики Украины от 25.12.2009 № 495/656. Просмотреть форму карты можно по ссылке.

Полезные новости для бухгалтера

Читайте также другие наши новости:

• Кто должен использовать РРО или ПРРО
• Изменят подход к блокированию ПН для прифронтовой зоны
• Проводим аудит бумажной и электронной трудовой книжки — на что обратить внимание и исправить ошибки
• Как индексировать зарплату в июне 2024 года
• Бронирование работников по новому: все нюансы Постановления 650
• Как планируется изменить хранение горючего для генераторов