Внедрение KBS в ЦПМСП: полный учёт менее чем за два месяца

Почему искали новую программу

Учреждение несколько лет работало в устаревшей учётной программе и всё это время искало продукт, который полностью автоматизирует все участки учёта — от товарно-материальных ценностей и необоротных активов до заработной платы и отчётности.

Сначала выбор остановили на другом отраслевом продукте: поверили обещаниям относительно функциональных возможностей программы и квалификации специалистов, которые её сопровождают. Внедрить это решение так и не удалось.

После неудачного опыта, по рекомендациям коллег, выбрали KBS Бухгалтерия коммунального предприятия — и компанию, которая её сопровождает, «Системы для бизнеса».

Критерии выбора: каким должно быть сопровождение

Неудачное внедрение научило клиента смотреть не только на функционал программы, но и на то, как работает команда сопровождения. Требования были такие:

• неограниченное количество и продолжительность консультаций;
• возможность консультироваться одновременно по нескольким направлениям учёта — расчёт зарплаты, внесение банковской выписки, формирование отчёта 1НС;
• консультанты — практикующие бухгалтеры с опытом работы и пониманием специфики учёта именно в КНП ЗОЗ;
• консультации без ожидания в очереди;
• своевременные обновления программы.

Критерии выбора: что должна уметь программа

• Интеграции с внешними системами — банковские платёжные программы и СЭД (загрузка и выгрузка платёжных документов), налоговые серверы (налоговые накладные и налоговая отчётность), веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины.
• Готовые корреспонденции счетов, стандартные для бухгалтерского учёта в КНП ЗОЗ.
• Учёт денежных средств — отчёты об использовании средств подотчётными лицами, реестры юридических и финансовых обязательств, платёжные поручения, финансовый учёт.
• Учёт товарно-материальных ценностей — по источникам финансирования, материально ответственным лицам, счетам учёта, партиям, сериям и срокам годности.
• Учёт необоротных активов — начисление амортизации, комплектация и разукомплектация основных средств, капитальный ремонт, формирование отчётов.
• Заработная плата — начисление, тарификационный список, расчётные листки, отчётность.
• Учёт полученных и реализованных услуг с учётом особенностей учёта по источникам финансирования.
• Бухгалтерская отчётность — журналы-ордера, Баланс, Отчёт о финансовых результатах.
• Автоматическое формирование отчёта 1НС и печатных форм, предусмотренных Методическими рекомендациями № 635.

Как проходило внедрение

Работу начали с первого октября.

• Клиент предоставил данные для переноса остатков необоротных активов и товарно-материальных ценностей, а также данные по заработной плате за предыдущий период — для расчёта выплат по среднему (отпускных, больничных, компенсации при увольнении).
• Уже через неделю все предоставленные данные были загружены в базу учёта.
• Первые шаги в программе — настройку начальных данных и отчётов, удобных для проверки перенесённых остатков, — делали совместно с консультантами.
• Далее консультанты самостоятельно обработали перенесённые остатки, чтобы расходы и доходы корректно отражались в учёте.

Благодаря этому внедрение стартовало почти одновременно по всем направлениям учёта и формирования отчётности.

Что внедрили за первый месяц

• учёт денежных средств;
• кадровый учёт;
• учёт товарно-материальных ценностей;
• учёт полученных и реализованных услуг;
• учёт необоротных активов;
• расчёт зарплаты и аванса и их отражение в учёте;
• налоговый учёт;
• формирование отчётности, в том числе Баланса и отчёта 1НС.

Результат

Ключом к такому темпу стал не только функционал программы, но и режим сопровождения: консультации без очереди, несколько направлений учёта параллельно и консультанты, которые сами являются практикующими бухгалтерами КНП ЗОЗ. Подробнее о формате поддержки — на странице Сервис технической поддержки KBS.

Все статьи для бухгалтерии КНП: зарплата, имущество, платные услуги, НСЗУ →