Как правильно оформить копии документов при проверке ГНС

Налоговики напомнили, как предприятие подает копии документов в случае необходимости для проведения налоговой проверки. Подробности здесь.

Порядок предоставления документов при налоговой проверке

Налоговики главного управления ГНС в Хмельницкой области напомнили порядок предоставления документов и их копий при проведении налоговой проверки. Напомним, ранее мы информировали о возобновлении проведения налоговых проверок в 2023 году. Прочитать детали и ознакомиться с графиком проведения плановых документальных налоговых проверок можно в статье по ссылке.

Порядок подачи документов проверяющим определен в статье 85 Налогового Кодекса Украины. Кратко приведем основные положения.

Пунктом 85.2 Налогового Кодекса установлено, что предприятие должно предоставить должностным лицам органа контроля всю документацию, касающуюся предмета указанной проверки, в полном объеме. Вместе с тем налоговикам запрещено требовать от субъекта хозяйствования любую документацию в случаях, не определенных Налоговым Кодексом Украины. Обязанность представления проверяющим документации возникает у предприятия после начала проведения налоговой проверки. Кроме этого, предусмотрено, что крупные налогоплательщики дополнительно обязаны по запросу органа контроля предоставить в электронной форме в соответствии с требованиями законодательства об е-документообороте:

• копии документов в электронном виде по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств);
• копии первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности;
• электронные копии других документов, касающиеся исчисления и уплаты налогов и сборов.

Электронные документы и налоговые проверки

НКУ обязывает крупных налогоплательщиков предоставить электронные копии соответствующих документов в срок 2 рабочих дней со дня получения соответствующего запроса от проверяющих. При этом для налогоплательщиков, которые должны подать документы в е-форме в соответствии с требованиями пункта 85.2 Налогового Кодекса, общий формат и порядок представления указанных сведений определяет центральный орган исполнительной власти, обеспечивающий формирование и реализующую государственную финансовую политику. 

Для осуществления е-проверки налогоплательщик обязан представить в орган контроля в электронном виде с соблюдением требований украинского законодательства об электронном документообороте (т.е. Законов Украины №851 и №2155) документы, созданные в е-форме, хранятся на цифровых носителях данных и касаются исчисления и уплаты налогов и сборов в соответствии с Налоговым Кодексом.

Вместе с тем, в случае неустановки е-формата и порядка предоставления таких документов и данных, налогоплательщик освобождается от обязанности представления таких сведений в электронном виде.

Передача на проверку конфиденциальных документов

Передача документации, содержащей коммерческую тайну или конфиденциальных документов, осуществляется с указанием должностного или должностного лица контролирующего органа, получившего указанные документы, и в обязательном порядке оформляется актом в произвольной форме, который подписывают должностное или должностное лицо контролирующего органа и налогоплательщик. его уполномоченный представитель. Согласно подпункту 85.3 Налогового Кодекса Украины, указанные документы после изучения возвращаются налогоплательщику.

Удаление оригиналов первичных документов при проведении налоговой проверки

Служащие и должностные лица органа контроля могут получать от субъектов хозяйствования заверенные в соответствии с законодательством копии первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, которые могут свидетельствовать о сокрытии или занижении объектов налогообложения, неуплате налогов, сборов, платежей, нарушении требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на органы контроля. Запрос на получение копий указанных документов должностные или должностные лица органа контроля должны подать не позднее 5 рабочих дней до даты окончания проверки. Копии следует засвидетельствовать подписью налогоплательщика или должностным лицом налогоплательщика, с наложением печати в случае ее наличия.

Следует отметить, что проверяющим запрещено изымать оригиналы первичных, финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов. Исключения из этого положения касаются уголовного процессуального законодательства. 

В случае отказа субъекта хозяйствования или его должностного лица о предоставлении копий документов проверяющим, такое лицо должно составить акт отказа в произвольной форме, удостоверяющий факт отказа, с указанием должности, ФИО налогоплательщика или уполномоченного представителя, а также с указанием перечня документов, которые предложено предоставить проверяющим. Соответствующий акт подписывает проверяющий и налогоплательщик или его представитель. При отказе налогоплательщика или представителя от подписания этого акта вносится соответствующая запись.

Оформление получения налоговиками копий документов на проверку

Должностные и должностные лица контролирующего органа при осуществлении налоговой проверки вправе получать от налогоплательщика или его представителя копии документов, относящихся к предмету проверки, заверенные печатью при наличии и подписью налогового лица.

Согласно пункту 85.7 Налогового Кодекса Украины, получение проверяющими копий документов от субъекта хозяйствования необходимо оформить описанием с вручением копии указанного описания налогоплательщику или представителю под подпись. 

Изъятие документов правоохранительными органами

В случае, если до начала или во время проведения проверки оригиналы первичных документов, учетных и других регистров, финансовой и статистической отчетности, других документов по исчислению и уплате налогов и сборов, а также выполнения требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, изъятые правоохранительными и другими органами, на них возлагается обязанность обеспечить доступ налоговикам к соответствующим документам для проведения проверки. При этом налоговики должны подать запрос на получение документов для проверки. Запрос следует проработать в течение 3 рабочих дней. При этом должностные или должностные лица органов, которыми было произведено изъятие оригиналов документов, предоставляют налоговикам копии из указанных документов, заверенных подписями таким лиц и печатью.

Утрата документов и невозможность проведения проверки

О том, как юридическим лицам действовать при уничтожении первички и невозможности ее восстановления в течение 3 месяцев, в связи с боевыми действиями, читайте по ссылке.

При этом минимальный срок переноса проверки для восстановления утраченной первички составляет 90 дней. Отсчет начинается со следующего дня за получением контролирующим органом уведомления о потере документов с соответствующим подтверждением.

Другие важные новости для бухгалтера за последнее время

Читайте также актуальные материалы, которые могут вас заинтересовать.

• Обнародованы новые реквизиты для зачисления поступлений в государственный и местные бюджеты 2023 — посмотрите здесь
• Какая программная продукция остается освобожденной от НДС в 2023 году? Читайте здесь.
• Новый порядок организации и ведения военного учета — рассказываем, что изменилось для работодателей.
• Все важные показатели и величины для бухгалтера на 2023 год
• С 1 января 2023 года страховыми выплатами занимается Пенсионный Фонд. Что изменится для работников и работодателей рассматриваем в этой статье.
• Что изменится в Порядке блокирования налоговых накладных, начиная с 11 января 2023 года?