Поменялся директор и невозможно подписать НН с помощью КЭП? Выход есть!
Что делать в случае невозможности подписать налоговые накладные при изменении директора? Рассматриваем порядок действий.
Кто имеет право подписывать налоговые накладные?
Налоговую накладную могут подписывать лица, уполномоченные на это учредительными документами налогоплательщика, доверенностью, законом или другими актами гражданского законодательства.
От 23 апреля 2021 обновлен пункт 10 Порядка ведения ЕРНН, который отмечает, что в Реестр принимаются налоговые накладные и расчеты корректировки, составленные в электронной форме с наложением:
- квалифицированной электронной подписи главного бухгалтера или КЭП руководителя (в случае если у поставщика нет должности бухгалтера), а также квалифицированной электронной печати (при наличии) поставщика (продавца), что является юридическим лицом;
- КЭП поставщика (продавца), являющегося физическим лицом — предпринимателем.
РК, что подлежит регистрации получателем (покупателем), принимается в реестр, если он составлен с наложением поставщиком (продавцом) и получателем (покупателем) КЭП в соответствии с абзацами первого — третьего пункта 10 Порядка №1246.
Как расширить круг лиц, имеющих право подписи НН?
Для делегирования права подписи НН и / или РК другому должностному лицу налогоплательщик сообщает о таком лице, в частности данные квалифицированного сертификата открытого ключа указанного лица, в орган ГНС по основному месту учета или по основному месту учета — для налогоплательщиков, сменивших место нахождения и для которых уплата определенных законодательством налогов и сборов после такой регистрации осуществляется по месту предыдущей регистрации до окончания текущего бюджетного периода в соответствии с Порядком обмена электронными документами с контролирующими органами № 557.
Сообщение о предоставлении информации по КЭП по идентификатору формы J (F) 1391103 направляется в электронном виде по форме согласно приложению 2 к Порядку № 557.
Соответствующее уведомление направляется, в частности, если изменился бухгалтер или нужно предоставить право подписи ответственному лицу.
Рассмотрим случаи действий в различных случаях смены руководителя.
Меняется директор, бухгалтер или сотрудник с правом подписи НН отсутствует. Новый директор принят на должность 25.06.2021 г., электронную подпись получено в тот же день — что делать:
Зарегистрировать все НН, выписанные до 25 числа, директором 1. После того, как произошла смена руководителя, а новый директор получил электронную подпись как должностное лицо предприятия , он сможет подписывать НН, составленные только начиная с даты вступления в должность.
Если у Вас есть сотрудник, который имеет действующий Сертификат, однако на дату увольнения директора 1 Сертификат не было зарегистрировано в ГНС, то Директор 2 после вступления в должность может направить Сообщение J / F1391103 в ГНС на этот Сертификат с типом подписи «Подпись налоговых накладных «. В этом случае указанный сотрудник имеет право подписывать ПН с даты действия этого сертификата (то есть, сможет подписывать ПН за период до 25.06.2021 г.).
Директор уволился, бухгалтер предприятия имеет право подписи налоговых накладных и не менялся. Новый директор принят на должность и с этой даты получил электронную подпись. Что следует учесть?
- 25.06.2021 г.. Произошла смена руководителя предприятия, следовательно в ЕГР также будут внесены изменения. Новый директор должен получить электронную подпись и статус субъекта электронного документооборота;
- Директор 2 обязан отправить Сообщение J / F1391103 в ГНС.
- После регистрации Сообщение J / F1391103 бухгалтер сможет продолжать подписание НН, что были составлены до даты смены руководителя. При этом, учитывайте, что Директор 2 сможет подписывать только НН, составленные от даты его принятия на работу.
Директор и бухгалтер уволились 25.06.2021 г. Новый директор и новый бухгалтер вступили в должность на следующий день. Как происходит подписание и регистрация налоговых накладных, выписанных до даты увольнения — рассматриваем далее.
В этом случае порядок действий будет следующий:
- В этом случае нужно обеспечить регистрацию всех НН, выписанных в 25.06.2021 г.. включительно предыдущим директором либо бухгалтером.
- В дату, когда начинают работу новый руководитель и бухгалтер, в ЕГР будут внесены соответствующие изменения. Новые директор и бухгалтер должны получить электронные подписи.
- Директор 2 должен приобрести статус субъекта ЭДО. Для этого следует направить в ГНС первый электронный документ (например, Сообщение J / F1391103 на сертификат бухгалтера).
- Заметьте, что в данном случае Директор 2 и Бухгалтер 2 смогут подписывать НН со дня получения сертификатов. Поэтому получать КЭП следует одновременно с вступлением в должность.
- Вопрос подписания и регистрации новыми руководителем и бухгалтером налоговых накладных, составленных за время работы предыдущих директора и бухгалтера решаются в судебном порядке.
25.06.2021 г. уволился Директор 1. Новый директор был принят на должность 30.06.2021 г.
Необходимо обеспечить регистрацию накладных, выписанных директором до даты увольнения включительно.
Когда новый директор будет принят на работу, произойдет смена его данных в госреестре. После этого новый директор должен получить статус субьекта ЭДО (направить первый е-документ, подписанный его сертификатом). Такой сертификат следует получить в день принятия на должность нового директора.
Как избежать разрыва периода подписания накладных в этом случае?
Подписание новым директором накладных, которые были составлены в период, когда у предприятия не было директора, можно решить только в судебном порядке.
Избежать возникновения такой ситуации возможно при предыдущем расширении круга подписантов для НН, кроме директора. В налоговой следует зарегистрировать Сертификат сотрудника, имеющего право подписи НН. При увольнении директора такой работник не должен меняться. Также новому директору следует подать Сообщение, где отметить этого подписанта на право подписи накладных.
Директор уволился 25.06.2021, но на предприятии имеется бухгалтер с правом подписи НН. Новый директор принят на должность 30.06.2021 г.. В этот же день он получил сертификат.
В таком случае есть возможность регистрации накладных, выписанных в период работы старого директора и в его отсутствие. Обратите внимание на следующие особенности:
- При изменении директора будут изменены данные и внесены данные нового директора, который в день принятия на работу должен получить ЭП и статус субъекта ЭДО. Новый директор должен направить в налоговую Сообщение J / F1391103, что зарегистрирует сертификат бухгалтера или направить любой другой первый документ, подписанный директором и бухгалтером.
- После регистрации такого Сообщения J / F1391103 действующий бухгалтер сможет продолжать подписание и регистрацию НН / РК, что были составлены до увольнения директора, а также в промежуток времени с 25 по 30 июня в период отсутствия директора.
- Обратите внимание — новый директор сможет подписывать исключительно те накладные, что составлены от даты принятия его на должность включительно.
Советуем получить сертификат на сотрудника с правом подписи НН / РК. Одновременная смена директора и лица подписавшего очень критична. Перед увольнением директора и бухгалтера следует проверять подписание регистрацию документов, в том числе налоговых накладных и расчетов корректировки к ним, что выписаны либо составлены до даты увольнения.
