Змінився директор і неможливо підписати ПН з допомогою КЕП? Вихід є!

Поділитись

Що робити у разі неможливості підписати податкові накладні при зміні директора? Розглядаємо порядок дій.

Хто має право підписувати податкові накладні?

Податкову накладну можуть підписувати особи, які уповноважені на це установчими документами платника податку, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства.

Від 23 квітня 2021 р. оновлено пункт 10 Порядку ведення ЄРПН, який зазначає, що до Реєстру приймаються податкові накладні та/або розрахунки коригування , складені в електронній формі з накладенням:

  • кваліфікованого електронного підпису головного бухгалтера або КЕП керівника (у разі якщо у постачальника немає посади бухгалтера), а також кваліфікованої електронної печатки (за наявності) постачальника (продавця), що є юридичною особою;
  • КЕП постачальника (продавця), що є фізичною особою – підприємцем.

РК, що підлягає реєстрації отримувачем (покупцем), приймається до Реєстру, якщо він складений з накладенням постачальником (продавцем) та отримувачем (покупцем) КЕП відповідно до абзаців першого – третього п. 10 Порядку №1246.

Як розширити коло осіб, які мають право підпису ПН?

Для делегування права підпису ПН та/або РК іншій посадовій особі платник податку повідомляє про таку особу, зокрема дані кваліфікованого сертифіката відкритого ключа зазначеної особи, орган ДПС за основним місцем обліку або за неосновним місцем обліку – для платників податку, які змінили місцезнаходження та для яких сплата визначених законодавством податків і зборів після такої реєстрації здійснюється за місцем попередньої реєстрації до закінчення поточного бюджетного періоду відповідно до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами № 557.

Повідомлення про надання інформації щодо КЕП за ідентифікатором форми J(F)1391103 направляється в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до Порядку № 557.

Відповідне повідомлення направляється, зокрема, якщо змінено бухгалтера або потрібно надати право підпису відповідальній особі.

Розглянемо випадки дій у різних випадках зміни керівника.

Ситуація 1 зміна директора, відсутній співробітник з правом підпису ПН

Змінюється директор, бухгалтер та/або співробітник з правом підпису ПН відсутній. Новий директор прийнятий на посаду 25.06.2021 р., електронний підпис отримано цього ж дня — що робити:

  • Зареєструвати всі ПН, виписані попереднім директором до дати його звільнення. Адже 25.06 у цьому випадку відбулась зміна керівника. Новий директор отримав електронний підпис як посадова особа підприємства та зможе підписувати ПН, складені лише починаючи з 25.06.2021 р.
  • Якщо у Вас є співробітник, який має діючий Сертифікат, однак на дату звільнення Директора 1 даний Сертифікат не було зареєстровано в ДПС, то Директор 2 після вступу на посаду може направити Повідомлення J/F1391103 до ДПС на цей Сертифікат з типом підпису “Підпис податкових накладних”. У цьому випадку вказаний співробітник матиме право підписувати ПН з дати дії цього Сертифіката (тобто, зможе підписувати ПН за період до 25.06.2021 р.).

Ситуація 2: директор звільнився, бухгалтер не змінювався.

Директор звільнився, бухгалтер підприємства має право підпису податкових накладних та не змінювався. Нового директора прийнято на посаду 25 червня, він отримав електронний підпис з цієї ж дати. Що слід врахувати?

  • 25.06.2021 р. відбулась зміна керівника підприємства, отже в ЄДР також будуть внесені зміни (Директор 1 буде змінено на Директор 2);
  • Директор 2 має отримати електронний підпис та набути статус суб’єкта електронного документообігу;
  • Директор 2 зобов’язаний відправити  Повідомлення J/F1391103 в ДПС.
  • Після реєстрації Повідомлення J/F1391103 бухгалтер зможе продовжувати підписання ПН, що були складені до дати зміни керівника. При цьому, враховуйте, що Директор 2 зможе підписувати лише ПН, складені від дати його прийняття на роботу.

Ситуація 3: керівник та бухгалтер звільнилися одночасно, наступні директор та бухгалтер починають роботу в наступного дня.

Директор та бухгалтер звільнилися 25.06.2021 р. Новий директор та новий бухгалтер заступили на посаду наступного дня. Як відбувається підписання та реєстрація податкових накладних, виписаних до дати звільнення — розглядаємо далі.

У цьому випадку порядок дій буде наступний:

  • У цьому разі потрібно забезпечити реєстрацію всіх ПН, виписаних до 25.06.2021 р. включно Директором 1 чи Бухгалтером.
  • У дату, коли починають роботу новий керівник та бухгалтер, до ЄДР будуть внесені відповідні зміни.
  • Нові директор  та бухгалтер повинні отримати електронні підписи.
  • Директор 2 має набути статус суб’єкта ЕДО. Для цього слід направити до ДПС перший електронний документ (наприклад, Повідомлення J/F1391103 на сертифікат бухгалтера).
  • Зауважте, що в даному випадку Директор 2 та Бухгалтер 2 зможуть підписувати ПН з дня отримання сертифікатів. Тому отримувати КЕП слід одночасно із прийняттям на посаді.
  • Питання підписання та реєстрації новими керівником та бухгалтером податкових накладних, що складені за час роботи попередніх директора і бухгалтера вирішуються в судовому порядку. 

Ситуація 4: інтервал у кілька днів між звільненням і прийняттям на роботу нового директора.

25.06.2021 р. звільнився Директор 1. Нового директора (Директор 2) було прийнято на посаду 30.06.2021 р.

Необхідно забезпечити реєстрацію накладних, що виписані директором до дати звільнення включно.

коли нового директора буде прийнято на роботу, відбудеться зміна його даних в держреєстрі. Після цього новий директор повинен отримати статус суб’єктв ЕДО (направити перший е-документ, підписаний його сертифікатом). Такий сертифікат слід отримати у день прийняття на посаду нового директора.

Як уникнути розриву періоду підписання накладних у цьому випадку?

Підписання новим директором накладних, що були складені в період, коли у підприємства не було директора, можна вирішити лише в судовому порядку. 

Уникнути виникнення такої ситуації можливе за попереднього розширення кола підписантів для ПН, крім Директора. У податковій слід зареєструвати Сертифікат співробітника, який має право підпису ПН. При звільненні директора такий працівник не повинен змінюватись. Також новому директору слід подати Повідомлення, де зазначити цього підписанта на право підпису накладних.

Ситуація 5: є розрив в часі між директорами, але бухгалтер має право підпису ПН

Директор звільнився 25.06.2021 р., на підприємстві наявний бухгалтер з правом підпису ПН. Нового директора прийнято на посаду 30.06.2021 р., цього ж дня він отримав сертифікат.

У такому випадку є можливість реєстрації накладних, що виписані в період роботи старого директора та під час його відсутності. Зверніть увагу на наступні особливості:

  • При зміні директора будуть змінені дані і внесені дані нового директора, який має у день прийняття на роботу отримати ЕП та статус суб’єкта ЕДО. Новий директор повинен надіслати до податкової Повідомлення J/F1391103, що зареєструє сертифікат бухгалтера або направити будь-який інший перший документ, підписаний директором та бухгалтером.
  • Після реєстрації такого Повідомлення J/F1391103 чинний бухгалтер зможе продовжувати підписання та реєстрацію ПН/РК, що були складені до 25.06.2021 р., а також у проміжок часу з 25 по 30 червня у період відсутності Директора.
  • Зверніть увагу — новий директор  зможе підписувати виключно ті накладні, що складені від дати прийняття його на посаду включно.

Радимо отримати сертифікат на співробітника з правом підпису ПН/РК. Одночасна зміна директора та особи-підписанта дуже критична. Перед звільненням директора та бухгалтера слід перевіряти підписання та реєстрацію документів, серед іншого податкових накладних та розрахунків коригування до них, що виписані чи складені до дати звільнення.

Слідкуй за нами
Поділитись
Коментарі

Коментарів поки що немає...

Корисні статті