ГОСТ 4163: 2020 по оформлению документов в действии — анализируем вместе

Поделиться

От 01.09.2021 действует новый ГОСТ 4163: 2020, требования которого касаются бумажных и электронных документов. В этой статье рассмотрим некоторые особенности указания имени и фамилии в соответствии с новым стандартом

О вступлении в силу нового ГОСТ, устанавливающего требования по оформлению документации, а также об основных изменениях, которые он вносит, мы писали в материале по ссылке.

Сейчас же хотим подробнее рассмотреть особенности указания имени и фамилии в соответствии с новыми требованиями ДСТУ 4163: 2020.

Загрузить ДСТУ 4163:2020 можно тут

Еще раз о новом государственном стандарте

Напомним, что действие стандарта ДСТУ 4163: 2020 «Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов» распространяется на всех юрлиц. Учитывая положения статьи 51 Гражданского Кодекса Украины, до появления официальных разъяснений, применение этих требований желаемо и для ФЛП.

Стандарт касается следующих документов, созданных в результате осуществления деятельности предприятий:

  • организационные — то есть положения, уставы, должностные инструкции и т.д.;
  • распорядительные — сюда относятся постановления, решения, приказы, распоряжения;
  • информационно-аналитические, к которым можно отнести акты, справки, служебные записки, объяснительные записки, служебные письма и так далее;
  • кадровые документы.

Стоит заметить, что положения нового ГОСТ касаются как бумажных, так и электронных документов. Это указано в подпункте 1.1 стандарта.

Новый ГОСТ 4163: 2020 определяет 32 реквизиты организационно-распорядительных документов и определяет перечень реквизитов, обязательных для юрлиц.

К ним относятся:

  • наименование юридического лица (04)
  • название вида документа (09);
  • дата документа (10);
  • регистрационный номер документа (11);
  • заголовок к тексту документа (19);
  • текст документа (20);
  • подпись — электронная подпись или печать для электронных документов (22).

Реквизит подпись и ее составляющие в ГОСТ 4163: 2020

Обратите внимание: новый стандарт предусматривает, что реквизит «подпись» должен включать:

  • наименование должности;
  • личную подпись;
  • собственное имя и фамилию.

Напомним, ранее необходимо было указывать инициалы и фамилия подписанта. Зато новый стандарт предусматривает внесение фамилии большими буквами и полного имени.

Заполнение реквизита Подпись определяет пункт 5.22 нового ГОСТа.

Установлено, что подпись должна содержать название должности лица, подписывающего документ (сокращенное название допускается для документа, напечатанного на бланке), личная подпись (за исключением электронных документов), имя и фамилию.

Пример:

ДСТУ 4163 2020 Уніфікована система підпис приклад 1

Как заполняем свое имя и фамилию в соответствии с ГОСТ 2021

Согласно требованиям нового ДСТУ, необходимо указывать фамилию большими буквами и имя в полной форме в таких реквизитах:

  • (15) «Адресат»;
  • (16) «Гриф утверждения документа»;
  • (17) «Резолюция»;
  • (26) «Отметка о заверении копии документа»;
  • (28) «Отметка об ознакомлении с документом»;
  • (29) «Отметка об исполнении документа»

5.15 «Адресат»

Для этого реквизита должность, имя и фамилия адресата должны быть указаны в дательном падеже:

Пример:

ДСТУ 4163 2020 Уніфікована система адресат

 

5.16 «Гриф утверждения документа»

Должен содержать:

  • слово ЗАТВЕРДЖУЮ;
  • наименование должности,
  • личную подпись;
  • собственное имя и фамилия лица;
  • дата утверждения

Пример:

ДСТУ 4163 2020 Уніфікована система Гриф затвердження документа

5.17 ДСТУ 4163: 2020 «Резолюция»

Резолюция — это надпись должностного лица на документе с кратким содержанием принятого решения относительно документа. Резолюция содержит:

  • Фамилия (-и) имя (имена) исполнителя (-ей) в дательном падеже;
  • содержание поручения;
  • срок выполнения;
  • личную подпись руководителя;
  • дата.

Пример:

ДСТУ 4163 2020 Уніфікована система резолюція

Стоит заметить, что в тексте примера, приведенном в ГОСТ, фамилия указано в обычном формате, а не заглавными буквами, как в других примерах. Логичным было бы использование больших букв, по аналогии с требованиями заполнения имени и фамилии в других реквизитах.

5.24 Виза (внутреннее согласование) документа

Виза должна содержать:

  • наименование должности — указывается при необходимости;
  • личную подпись;
  • собственное имя и фамилия лица, визирует документ;
  • дата визирования.

Пример:

ДСТУ 4163 2020 Уніфікована система віза

5.26 Отметка о заверении копии документа

Эта отметка содержит

  • слова Згідно з оригіналом;
  • наименование должности, личную подпись лица, заверившего копию, его собственное имя и фамилию;
  • дата заверения копии.

Пример:

ДСТУ 4163 2020 Уніфікована система відмітка

5.27 ГОСТ4163: 2020 «Информация об исполнителе документа»

Сведения об исполнителе документа должны содержать:

  • Фамилия и имя собственное исполнителя документа;
  • номер его служебного телефона.

Сведения об одном исполнителе оформляются одной строкой, номера телефонов по необходимости могут быть приведены через запятую. При наличии нескольких исполнителей количество строк соответствует количеству исполнителей.

Пример:

ДСТУ 4163 2020 Уніфікована система виконавець

5.28 ДСТУ 4163: 2020 «Отметка об ознакомлении с документом»

Эта отметка имеет следующие элементы:

  • слова З документом ознайомлений(-а, -і);
  • личная подпись (и),  имя (имена), дата — вносятся самими работниками при ознакомлении с документом.

пример:

ДСТУ 4163 2020 Уніфікована система ознайомлення

5.29 ГОСТ 4163: 2020 Отметка об исполнении документа

В отметке указываются:

  • Слова До справи;
  • номер дела, где будет храниться документ;
  • ссылка на дату и регистрационный номер документа, удостоверяющего выполнение;
  • должность, личная подпись, имя и фамилия ответственного лица;
  • дата отметки о выполнении.

Пример:

ДСТУ 4163 2020 Уніфікована система виконання

Следите за нами
Поделиться
Комментарии
Андрей
17.09.2021

Господи, какая пристарелая овца это придумала, хотел бы я плюнуть ей в лицо. Состояние мозгов сотрудников гос. органов соответствует состоянию туалетов там же.

Татьяна
10.10.2021

Для чего, зачем, какой смысл?!!!!На что это повлияло, каким местом стало лучше?! Оторвать бы руки и голову, Жаль что этот ,,мудрый" человек этого не прочитает

Яна
11.10.2021

Большего бреда в жизни не читала. А ведь это мы, налогоплательщики, платим этим тунеядцам и грантососам за так называемые "изменения". Уже не знают, что придумать, ну вот убрали они отчество и начали писать имя маленькими буквами, а фамилию всю большими... И ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ??? НУ ЧТО? Зачем это нужно было???

Сергей
26.10.2021

Бредятина! Все изменения это имя и фамилия директора. Изображение бурной деятельности с умным видом! А премию за внедрение наверное получила вся вертикаль. ДАРМОЕДЫ!!!!

Ольга
23.11.2021

Когда же прекратится эта бестолковость работы чиновников??? Или им кажется, что люди бездельничают и не знают, чем себя занять? Бумажные души!

Полезные статьи