Нові правила оформлення документів згідно ДСТУ 4163:2020

Поділитись

Від 01.09.2021 усю кадрову документацію необхідно складати за новим ДСТУ 4163:2020.

1 вересня набрав чинності Національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», скорочено ДСТУ 4163:2020. ДСТУ 4163-200 втратив чинність з цієї дати. Зверніть увагу, що нова система діє для всіх підприємств, відповідно, після 1 вересня необхідно оформляти службові документи з урахуванням нових норм.

На кого поширюється дія ДСТУ 4163:2020?

Відповідно до пункту 1.1 ДСТУ 4163:2020, цей стандарт документації поширюється на:

  • держоргани;
  • ОМС;
  • установи, підприємства, організації, юридичних осіб незалежно від функціонально- цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.

Встановлено, що підприємства (юридичні особи) повинні використовувати ДСТУ 4163:2020 в обов’язковому порядку, натомість фізособи-підприємці мають право  застосовувати ДСТУ 4163:2020 добровільно.

Які зміни затверджує новий стандарт?

У стандарті документації ДСТУ 4163:2020 встановлюється:

  • склад реквізитів документів;
  • вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах;
  • вимоги до бланків та оформлення документів;вимоги до виготовлення документів.

Перелік документів,  на які поширюється ДСТУ 4163:2020

Слід керуватися положеннями ДСТУ 4163:2020 при складанні таких документів:

  • організаційних: посадові інструкції, штатні розписи тощо; 
  • розпорядчі: накази, розпорядження;
  • інформаційно-аналітичні: акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо. 

Стандарт стосується усіх документів, незалежно від форми їхнього зберігання: паперового чи електронного вигляду.

Обов’язкові реквізити документів 2021

Розгортайте, щоби переглянути основні нюанси щодо заповнення.

Найменування юридичної особи

Основні моменти зазначення найменування юридичної особи:

Реквізити «Найменування юридичної особи» друкують великими літерами, дозволено використовувати напівжирний прямий шрифт. 

Слід використовувати повне офіційне найменування юридичної особи, вказане у статуті юрособи.

Якщо скорочена назва офіційно вказана у статуті, її слід прописати під офіційним найменуванням окремим рядком.

Нижче найменування слід вказати такі довідкові дані:

  • поштова адреса;
  • телефони;
  • факси;
  • рахунки у банку;
  • адреса електронної пошти;
  • адреса офіційного сайту.

Назва виду документа

Назва виду документа вказується на бланку конкретного виду документа і загальному бланку під час оформлення різних видів документів, за винятком листів. Під назвою виду документа мається на увазі:

  • наказ
  • рішення
  • протокол,
  • акт, довідка
  • доповідна
  • записка тощо.

Реквізит слід розташовувати:

  • на поздовжніх бланках — посередині;
  • на кутових – під реквізитом «Найменування юридичної особи» або «Найменування структурного підрозділу юридичної особи».

Стандартом визначено, що назва виду документу, складеного підприємством, повинна відповідати назві, що прописана у списку уніфікованих форм документів, запроваджених на підприємстві.

Зважаючи на це, кожне підприємство повинно створити власний список форм документів, що плануються до оформлення та однакові правила їх складання.

Водночас зауважте, що стандарт не визначає типову форму зазначеного списку, тож юрособа створює його самостійно з використанням назв уніфікованих форм документів згідно з ДКУД та назв інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу юрособи.

Дата документа

Датувати слід усі службові відмітки, проставлені на документі, наприклад:

  • візу,
  • резолюцію,
  • відмітку про засвідчення копії документа, 
  • відмітку про надходження документа до юридичної особи, 
  • відмітку про виконання документа, 
  • відмітку про ознайомлення з документом.

У випадку оформлення дати цифровим способом її слід вказувати в арабськими цифрами в один рядок у послідовності “день-місяць-рік” “00.00.0000” — через крапку, без крапки наприкінці.

При вказанні реквізиту дати відступ від межі лівого поля не робиться. 

Допускається використання оберненої послідовності вказаня дати “рік.місяць.день”, що відповідає міжнародному способу проставляння датив.

У нормативно-правових актах, посиланнях на них, документах з данимифінансового характеру використовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад 01 вересня 2021 року.

“Рік” можна використовувати у скороченому варіанті “р.”

Дата документа на бланку вказується:

  • ліворуч від особистого підпису автора документа — у внутрішніх службових документах (заявах, доповідних і пояснювальних записках тощо), оформлених не на бланку.
  • при використання автоматизованих систем організації діловодства можна проставляти дату реєстрації документа у складі штрих-коду або QR-коду, що створюється засобами цієї системи.

Реєстраційний індекс

Цей індекс містить:

  • порядковий номер документа в межах реєстрованої групи документів;
  • індекс, використовуваний юрособою — за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ.

Частини індексу пишуться через правобічну похилу риску. Порядок написання частин індексу може змінюватись у залежності від реєстрованого документа (вхідний чи створений юрособою).

При використанні автоматизованих систем організації діловодства можна вказувати реєстраційний індекс документа у складі штрих-коду або QR-коду.

Заголовок до тексту

Заголовок до тексту документа повинен містити виклад основного змісту документа та відповідати таким вимогам:

  • короткий;
  • граматично узгоджений з назвою документа;
  • передаває зміст тексту;
  • відповідає на запитання «про що?», «чого?», «кого?».

Якщо заголовок складається з кількох рядків, його слід друкувати через 1 міжрядковий інтервал. Крапка в кінці не ставиться.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів — 28 друкованих знаків. Якщо заголовок документа перевищує 150 друкованих знаків, тобто 5 рядків, його можна продовжувати до межі правого поля. Відступ від межі лівого поля для цього реквізиту не робиться.

Текст документа

Визначено, що текст документа повинен містити стислу та об’єктивну інформацію та стосуватися заголовку. 

Слід не допускати повторів та зворотів, що не мають змістового навантаження.

Мова документів залежить від адресата:

документи, що надсилаються закордонним адресатам, можуть бути складені українською мовою, мовою країни-адресата чи мовою міжнародного спілкування. документи до державних органів чи контрагентів, що є резидентами, складаються виключно українською мовою.

Наявність додатків слід вказати наприкінці тексту листа перед підписом. У разі наявності додатків чи документів – підставою для підготовки цього документу, слова «Додаток» і «Підстава» друкують без відступу від межі лівого поля, а текст до них – через 1 міжрядковий інтервал.

Рекомендації до друку залежно від формату:

  • формат А4 — 1-1,5 міжрядкових інтервали
  • формат А5 — 1 міжрядковий інтервал.

Підпис

Реквізит для електронних документів – електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису.

Підпис зазначають під текстом документа чи відміткою про наявність додатків. Підпис повинен складатися з:

  • найменування посади особи, яка підписує документ (повна форма, якщо документ не на бланку, скорочена для бланків);
  • особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім’я і прізвище.

Як підписуємо документи згідно нового ДСТУ 4163:2020, дивіться тут

Вимоги до бланків документів

Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів слід користуватися аркушами формату А4 (210 мм × 297 мм) та А5 (210 мм × 148 мм). Вважається припустимим використовувати бланки формату АЗ (297 мм × 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки документів повинні мати такі поля у міліметрах:

  • 30 – ліве;
  • 10 – праве;
  • 20 – верхнє та нижнє.

Слід виготовляти бланки на білому якісному папері фарбами насичених кольорів, використання комп’ютерної техніки дозволене.

Реквізити слід розташовувати або в куті ( постійні реквізити розміщують у лівому верхньому куті аркуша) або  уздовж верхньої частини аркуша. Встановлено, що бланки кожного виду документа юридичної особи за її бажанням можуть бути як кутовими, так і поздовжніми. Відокремлення чи підкреслення реквізитів рискою забороняється.

Визначено такі види бланків документів:

  • загальний бланк юридичної особи для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа, крім листа);
    бланк листа;
  • бланк конкретного виду документа (зі зазначенням у бланку назви виду документа, крім листа).

На основі загального бланка юридичної особи можна розробляти бланки структурних підрозділів і/або бланки посадових осіб, якщо керівники структурних підрозділів чи відповідні посадові особи мають право підписувати документи в межах своїх повноважень. У цьому разі зображення гербів, емблем або торговельних марок (знака для товарів і послуг) на бланках структурних підрозділів, що не є юридичними особами, та на бланках посадових осіб не відтворюють.

Бланки, що містять реквізити, наведені іноземною мовою, застосовувати в межах України не рекомендовано.

Читайте також:

Новий ДСТУ 4163:2020 — як зазначаємо в реквізитах ім’я та прізвище згідно нових вимог оформлення документів 2021

Граничні терміни подачі звітності та сплати податків у вересні 2021

Тепер лікарняний неможливо відкрити дистанційно

Проєкт Е-Лікарняні стартує зовсім скоро – що необхідно знати роботодавцю?

 

Слідкуй за нами
Поділитись
Коментарі
АННА
27.09.2021

Здравствуйте! Хорошо было бы привести примеры писем

Корисні статті