ДСТУ 4163:2020 по оформленню документів в дії – аналізуємо разом

Поділитись

Від 01.09.2021 діє новий ДСТУ 4163:2020, вимоги якого стосуються паперових та електронних документів. У цій статті розглянемо деякі особливості зазначення імені та прізвища відповідно до нового стандарту

Про набрання чинності новим держстандартом, що встановлює вимоги щодо оформлення документації, а також про основні зміни, які він вносить, ми писали у матеріалі за посиланням.

Наразі ж хочемо докладніше розглянути особливості зазначення імені та прізвища згідно з новими вимогами ДСТУ 4163:2020.

Завантажити ДСТУ 4163:2020 можна тут.

Ще раз про новий державний стандарт

Нагадаємо, що дія стандарту ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно — розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» поширюється на всіх юросіб. Враховуючи положення статті 51 Цивільного Кодексу України, до появи офіційних роз’яснень, застосування цих вимог бажане і для ФОП.

Стандарт торкається наступних документів, що створені внаслідок здійснення діяльності підприємств:

  • організаційні — тобто положення, статути, посадові інструкції тощо;
  • розпорядчі — сюди належать постанови, рішення, накази, розпорядження;
  • інформаційно-аналітичні, до яких можна віднести акти, довідки, службові записки, пояснювальні записки, службові листи і так далі;
  • кадрові документи.

Варто зауважити, що положення нового ДСТУ стосуються як паперових, так і електронних документів. Це зазначено у підпункті  1.1 стандарту.

Новий ДСТУ 4163:2020  визначає 32 реквізити організаційно-розпорядчих документів та визначає перелік реквізитів, що є обов’язковими для юросіб.

До них належать:

  • найменування юридичної особи (04);
  • назва виду документа (09);
  • дата документа (10);
  • реєстраційний індекс документа (11);
  • заголовок до тексту документа (19);
  • текст документа (20);
  • підпис — електронний підпис або печатка для електронних документів (22).

Реквізит підпис і його складові в ДСТУ 4163:2020

Зверніть увагу: новий стандарт передбачає, що реквізит “підпис” повинен включати:

  • найменування посади;
  • особистий підпис;
  • власне ім’я і прізвище.

Нагадаємо, раніше необхідно було зазначати ініціали та прізвище підписанта. Натомість новий стандарт передбачає внесення прізвища великими літерами та повного імені.

Заповнення реквізиту Підпис визначає пункт 5.22 нового ДСТУ.

Встановлено, що підпис повинен містити назву посади особи, що підписує документ (скорочена назва допускається для документа, що надрукований на бланку), особистий підпис (за винятком електронних документів), власне ім’я і прізвище.

Приклад: 

ДСТУ 4163 2020 Уніфікована система підпис приклад 1

Як заповнюємо власне ім’я та прізвище згідно до ДСТУ 2021

Згідно вимог нового ДСТУ, необхідно вказувати прізвище великими буквами та ім’я у повній формі у таких реквізитах:

  • (15) «Адресат»;
  • (16) «Гриф затвердження документа»;
  • (17) «Резолюція»;
  • (26) «Відмітка про засвідчення копії документа»;
  • (28) «Відмітка про ознайомлення з документом»;
  • (29) «Відмітка про виконання документа»

5.15 «Адресат» 

Для цього реквізиту посада, власне ім’я та прізвище адресата повинні бути вказані в давальному відмінку:

Приклад:

ДСТУ 4163 2020 Уніфікована система адресат

 

5.16 «Гриф затвердження документа»

Повинен містити:

  • слово ЗАТВЕРДЖУЮ;
  • найменування посади,
  • особистий підпис;
  • власне ім’я та прізвище особи;
  • дата затвердження

Приклад:

ДСТУ 4163 2020 Уніфікована система Гриф затвердження документа

5.17 ДСТУ 4163:2020 «Резолюція» 

Резолюція — це зроблений посадовою особою напис на документі щодо короткого змісту прийнятого рішення стосовно документа. Резолюція містить:

  • Прізвище(-а), власне(-і) ім’я(-ена) виконавця(-ів) у давальному відмінку;
  • зміст доручення;
  • термін виконання;
  • особистий підпис керівника;
  • дата.

Приклад:

ДСТУ 4163 2020 Уніфікована система резолюція

Варто зауважити, що у тексті прикладу, наведеному у ДСТУ, прізвище зазначено у звичайному форматі, не великими літерами, як у інших прикладах. Логічним було б використання великих літер, за аналогією до вимог заповнення імені та прізвища в інших реквізитах.

5.24 «Віза (внутрішнє погодження) документа»

Віза повинна містити:

  • найменування посади — вказується за потреби;
  • особистий підпис;
  • власне ім’я і прізвище особи, яка візує документ;
  • дата візування.

Приклад:ДСТУ 4163 2020 Уніфікована система віза

5.26 «Відмітка про засвідчення копії документа»

Ця відмітка містить:

  • слова Згідно з оригіналом;
  • найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її власне ім’я і прізвище;
  • дата засвідчення копії.

Приклад:ДСТУ 4163 2020 Уніфікована система відмітка

5.27 ДСТУ 4163:2020 «Відомості про виконавця документа» 

Відомості про виконавця документа повинні містити:

  • Прізвище і власне ім’я виконавця документа;
  • номер його службового телефону.

Відомості про одного виконавця оформлюються одним рядком, номера телефонів за потреба можуть бути наведені через кому. У разі наявності кількох виконавців кількість рядків відповідає кількості виконавців.

Приклад:ДСТУ 4163 2020 Уніфікована система виконавець

5.28 ДСТУ 4163:2020 «Відмітка про ознайомлення з документом»

Ця відмітка має такі елементи:

  • слова З документом ознайомлений(-а, -і);
  • особистий(-і) підпис(-и), власне(-і) ім’я(-ена), дата —  вносяться самими працівниками при ознайомленні з документом.

Приклад:

ДСТУ 4163 2020 Уніфікована система ознайомлення

5.29 ДСТУ 4163:2020 «Відмітка про виконання документа»

У відмітці зазначаються:

  • Слова До справи;
  •  номер справи, де буде зберігатися документ;
  • посилання на дату та реєстраційний індекс документа, що засвідчує виконання;
  • посада, особистий підпис, власне ім’я та прізвище відповідальної особи;
  • дата відмітки про виконання.

Приклад:

ДСТУ 4163 2020 Уніфікована система виконання

Слідкуй за нами
Поділитись
Коментарі
Андрей
17.09.2021

Господи, какая пристарелая овца это придумала, хотел бы я плюнуть ей в лицо. Состояние мозгов сотрудников гос. органов соответствует состоянию туалетов там же.

Татьяна
10.10.2021

Для чего, зачем, какой смысл?!!!!На что это повлияло, каким местом стало лучше?! Оторвать бы руки и голову, Жаль что этот ,,мудрый" человек этого не прочитает

Яна
11.10.2021

Большего бреда в жизни не читала. А ведь это мы, налогоплательщики, платим этим тунеядцам и грантососам за так называемые "изменения". Уже не знают, что придумать, ну вот убрали они отчество и начали писать имя маленькими буквами, а фамилию всю большими... И ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ??? НУ ЧТО? Зачем это нужно было???

Корисні статті