Новые правила оформления документов по ГОСТ 4163: 2020
От 01.09.2021 всю кадровую документацию необходимо составлять по новому ГОСТ 4163: 2020.
1 сентября вступил в силу Национальный стандарт ДСТУ 4163: 2020 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов », сокращенно ГОСТ 4163: 2020. ГОСТ 4163-200 утратил силу с этой даты. Обратите внимание, что новая система действует для всех предприятий, соответственно, после 1 сентября необходимо оформлять служебные документы с учетом новых норм.
На кого распространяется действие ГОСТ 4163: 2020?
В соответствии с пунктом 1.1 ДСТУ 4163: 2020, этот стандарт документации распространяется на:
- госорганы;
- ОМС;
- учреждения, предприятия, организации, юридические лица независимо от функционально целевого назначения, уровня и масштаба деятельности и формы собственности.
Установлено, что предприятия (юридические лица) должны использовать ДСТУ 4163: 2020 в обязательном порядке. Физлица-предприниматели имеют право применять ДСТУ 4163: 2020 добровольно.
Какие изменения утверждает новый стандарт?
В стандарте документации ДСТУ 4163: 2020 устанавливается:
- состав реквизитов документов;
- требования к содержанию и места расположения реквизитов в документах;
- требования к бланкам и оформлению документов, требования к изготовлению документов.
Перечень документов, на которые распространяется ГОСТ 4163: 2020
Следует руководствоваться положениями ГОСТ 4163: 2020 при составлении таких документов:
- организационных: должностные инструкции, штатные расписания и тому подобное;
- распорядительные: приказы, распоряжения,
- информационно-аналитические: акты, справки, докладные записки, объяснительные записки, служебные письма и тому подобное.
Стандарт касается всех документов, независимо от формы их хранения: бумажного или электронного вида.
Обязательные реквизиты документов 2021
Разворачивайте, чтобы пересмотреть основные нюансы по заполнению.
Основные моменты указания наименования юридического лица:
Реквизиты «Наименование юридического лица» печатают прописными буквами, разрешено использовать полужирный прямой шрифт.
Следует использовать полное официальное наименование юридического лица, указанное в уставе юрлица.
Если сокращенное название официально указано в уставе, его следует прописать под официальным наименованием отдельной строкой.
Ниже наименования следует указать такие справочные данные:
- почтовый адрес;
- телефоны;
- факсы;
- счета в банке;
- адрес электронной почты
- адрес официального сайта.
Название вида документа указывается на бланке конкретного вида документа и общем бланке при оформлении различных видов документов, за исключением писем. Под названием вида документа имеется в виду:
- приказ
- решение
- протокол,
- акт, справка
- докладная
- записка и тому подобное.
Реквизит следует располагать:
- на продольных бланках — посередине;
- на угловых — под реквизитом «Наименование юридического лица» или «Наименование структурного подразделения юридического лица».
Стандартом определено, что название вида документа, составленного предприятием, должно соответствовать названию, что прописано в списке унифицированных форм документов, введенных на предприятии.
Несмотря на это, каждое предприятие должно создать собственный список форм документов, планируемых к оформлению и одинаковые правила их составления.
В то же время заметьте, что стандарт не определяет типовую форму указанного списка, поэтому юрлицо создает его самостоятельно с использованием названий унифицированных форм документов согласно ДКУД и названий других документов, соответствующих организационно-правовому статусу юрлица.
Датировать следует все служебные отметки, проставленные на документе, например:
- визу
- резолюцию
- отметку о заверении копии документа
- отметку о поступлении документа к юридическому лицу
- отметку об исполнении документа
- отметку об ознакомлении с документом.
В случае оформления даты цифровым способом ее следует указывать в арабскими цифрами в следующей последовательности «день-месяц-год» «00.00.0000» — через точку, без точки в конце.
При указании реквизита отступление от границы левого поля не делается.
Допускается использование обратной последовательности даты «год.месяц.день», что соответствует международному способа проставления дат.
В нормативно-правовых актах, ссылках на них, документах с данными финансового характера используется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например 1 сентября 2021.
«Год» можно использовать в сокращенном варианте «г.».
Дата документа на бланке указывается:
- слева от личной подписи автора документа — во внутренних служебных документах (заявлениях, докладных и объяснительных записках и т.п.), оформленных не в бланке.
- при использовании автоматизированных систем организации делопроизводства можно проставлять дату регистрации документа в составе штрих-кода или QR-кода, создаваемого средствами этой системы.
Этот индекс содержит
- порядковый номер документа в пределах регистрируемой группы документов;
- индекс, используемый юрлицом — по номенклатуре дел, структурного подразделения, корреспондентов, должностных лиц, рассматривающих или подписывающих документ, исполнителей, вопросов деятельности которых касается документ.
Части индекса пишутся через правостороннюю косую черту /. Порядок написания частей индекса может изменяться в зависимости от регистрируемого документа (входящий или созданный юрлицом).
При использовании автоматизированных систем организации делопроизводства можно указывать регистрационный номер документа в составе штрих-кода или QR-кода.
Заголовок к тексту документа должен содержать изложение основного содержания документа и отвечать следующим требованиям:
- короткий;
- грамматически согласован с названием документа;
- передает содержание текста;
- отвечает на вопрос «о чем?», «что?», «кого?».
Если заголовок состоит из нескольких строк, его следует печатать через 1 межстрочный интервал. Точка в конце не ставится.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 печатных знаков. Если заголовок документа превышает 150 печатных знаков, то есть 5 строк, его можно продлевать до границы правого поля. Отступление от границы левого поля для этого реквизита не делается.
Определено, что текст документа должен содержать краткую и объективную информацию и касаться заголовка.
Следует не допускать повторов и оборотов, не имеющих смысловой нагрузки.
Язык документов зависит от адресата:
- документы, направляемые зарубежным адресатам, могут быть составлены на украинском языке, на языке страны-адресата или языком международного общения.
- документы в государственные органы или контрагентам, являющимся резидентами, составляются исключительно на украинском языке.
Наличие приложений следует указать в конце текста письма перед подписью. При наличии приложений или документов — основанием для подготовки этого документа, слова «Приложение» и «Основание» печатают без отступа от границы левого поля, а текст к ним — через 1 межстрочный интервал.
Рекомендации по печати в зависимости от формата:
- формат А4 — 1-1,5 межстрочных интервала
- формат А5 — 1 межстрочный интервал.
Реквизит для электронных документов — электроннаю подпись или электронная печать в случае отсутствия электронной подписи.
Подпись отмечают под текстом документа или отметкой о наличии приложений. Подпись должна состоять из:
- наименование должности лица, подписывающего документ (полная форма, если документ не на бланке, сокращенная для бланков)
- личная подпись (кроме электронных документов), имя и фамилия.
Как подписываем документы согласно нового ГОСТ 4163:2020, читайте тут
Требования к бланкам документов
Для изготовления бланков организационно-распорядительных документов следует пользоваться листами формата А4 (210 мм × 297 мм) и А5 (210 мм × 148 мм). Считается допустимым использовать бланки формата АЗ (297 мм × 420 мм) для оформления документов в виде таблиц.
Бланки документов должны иметь такие поля в миллиметрах:
- 30 — левое;
- 10 — правое;
- 20 — верхнее и нижнее.
Следует производить бланки на белой качественной бумаге красками насыщенных цветов, использование компьютерной техники разрешено.
Реквизиты следует располагать или в углу (постоянные реквизиты размещают в левом верхнем углу листа) или вдоль верхней части листа. Установлено, что бланки каждого вида документа юридического лица по его желанию могут быть как угловыми, так и продольными. Отделение или подчеркивания реквизитов чертой запрещается.
Определены следующие виды бланков документов:
- общий бланк юридического лица для создания различных видов документов (без указания в бланке названия вида документа, кроме письма)
бланк письма; - бланк конкретного вида документа (с указанием в бланке названия вида документа, кроме письма).
На основе общего бланка юридического лица можно разрабатывать бланки структурных подразделений и / или бланки должностных лиц, если руководители структурных подразделений или соответствующие должностные лица имеют право подписывать документы в пределах своих полномочий. В этом случае изображение гербов, эмблем или торговых марок (знака для товаров и услуг) на бланках структурных подразделений, не являющихся юридическими лицами, и на бланках должностных лиц не воспроизводят.
Бланки, содержащих реквизиты, приведенные на иностранном языке, использовать в пределах Украины не рекомендуется.
Читайте также:
Предельные сроки подачи отчетности и уплаты налогов в сентябре 2021
Теперь больничный невозможно открыть дистанционно
Проект Е-Больничные стартует совсем скоро — что необходимо знать работодателю?
