Дистанционные работники: оформление, налогообложение. Организация удаленной работы

Поделиться

В 2020 году формы сотрудничества нанимателя и работника существенно изменились. Под влиянием пандемии работники и работодатели делают выбор в пользу дистанционного режима работы. Как правильно оформить такие трудовые отношения? Как организовать дистанционную работу ваших сотрудников и какие налоги потребуется платить? Читайте в статье.

Дистанционная работа – это форма организации трудовой деятельности, когда свои должностные обязанности работник выполняет вне помещения работодателя – дома или в любом другом месте. Обычно дистанционная работа связана с интеллектуальным трудом и информационно-коммуникационными технологиями.

Дистанционный режим работы не может быть использован для любых ограничений прав работника. Удаленщики также имеют право на труд и отдых. Отпуск им положен, равно как и другим, в таком же объеме. На них распространяются стандартные нормы КЗоТ. Сокращать зарплату сотруднику, который выполняет работу в удаленном режиме нельзя, кроме случаев, когда сокращается количество отработанных часов (дней). Для них действуют те же нормы рабочего времени.

В связи с новым режимом работы утверждены новые Законы и обновились старые. В частности, в КзоТ (ст.60) появились нормы, которые внесли в правовое поле дистанционную работу. Раньше для нее применялось законодательство о надомной работе, но между этими двумя формами сотрудничества есть различия.

Отличия между надомной и дистанционной работой согласно Закону №4051

  • Дистанционная работа — это интеллектуальный труд, а надомная — физический с применением специального оборудования и инструментов. Чаще всего это работа, связанная с мелким производством товаров или услуг (швеи).
  • Дистанционный работник не “привязан” к дому (месту жительства). Работа может выполняться где угодно, если там есть все необходимое для работы. Главное, чтобы он не находился в помещениях работодателя. Надомник же обязан работать из дома, где находится оборудование. Чтобы сменить место работы, он обязан известить об этом работодателя.
  • Режим работы при дистанционной форме — свободный. Работник самостоятельно планирует свой рабочий день.  Главное — выполнение поставленных перед ним задач. Надомник работает по графику предприятия.

Очевидно, что и в первом, и во втором случае в организации рабочего процесса есть сходства и различия. Но работодатель вправе внести любые изменения в организационную форму работы своих сотрудников — важно правильно их оформить в договоре.

Трудовой договор при дистанционной работе

Закон № 540  обязывает оформлять всех работающих из дома трудовым соглашением. Написать приказ на основании письменного заявления работника уже недостаточно. Норма действует для работающих с 02.04.20 г. Это значит, что те, кто начал работать на предприятии в дистанционном режиме ранее, не обязан иметь такой документ.

Однако его оформить все-таки желательно, для устранения расхождений в вопросах условий труда и предотвращения возможных споров с таким работником в дальнейшем.

Трудовой договор о дистанционной работе должен содержать следующие сведения:

  • информацию о сторонах подписантах: ФИО, название организации, паспортные сведения, ИНН, адреса, телефоны;
  • дату принятия на работу;
  • график работы и время отдыха сотрудника;
  • размер оплаты труда и порядок начисления зарплаты;
  • социальные гарантии для работника;
  • права и обязанности сторон.

Перечень пунктов документа — не окончательный. Допустимо внести любые значимые для сторон особенности сотрудничества.

Дополнительные условия трудового договора о дистанционной работе:

  • указание на конкретное место выполнения работы;
  • указание на чьем оборудовании будет выполняться работа;
  • указание материальной ответственности работника, если он работает на оборудовании нанимателя (для работников старше 18 лет);
  • график совмещения дистанционной работы и выполнения своих обязанностей на территории работодателя (комбинированная форма).

Охрана труда при дистанционной работе

Закон возлагает обеспечение безопасности во время работы после перехода на удаленный режим на самого работника. Обязательства работодателя по охране труда в этом случае сведены к минимуму и это преимущество такой организации труда.

Однако, работодатель отвечает за исправность и безопасность оборудования, на котором выполняется работа. Если иное не прописано в трудовом договоре, то по умолчанию считается, что работу выполняют на оборудовании нанимателя. И тут встает вопрос о необходимости проверять состояние техники на предмет исправности и безопасности, а также инструктировать персонал. Правда Закон допускает проводить такой инструктаж через современные каналы коммуникации (по видеосвязи, путем отправки документов для ознакомления через мессенджеры и т.д).

ВАЖНО: Лучший способ для нанимателя избежать волокиты — прописать в трудовом договоре, что дистанционная работа будет выполняться на оборудовании работника. Но в этом случае предусматриваются компенсации и амортизационные выплаты. Для оформления этого дистанционщик пишет соответствующее заявление руководителю.

При дистанционной работе на оборудовании работника нужно удерживать НДФЛ и ВС с сумм компенсации. Ведь исходя из НКУ п.п. «г», п.п. 164.2.17 эти средства будут считаться дополнительным благом.

Какие есть ограничения для привлечения сотрудников к дистанционной работе

Предусмотрен перечень работников, которые имеют право на приоритетный переход к дистанционной работе. Важно, чтобы у претендента на удаленку было соответствующее желание и ресурсы, а также если характер работы позволяет ее выполнять дистанционно. К ним относятся:

  • беременные женщины;
  • работники с детьми до трех лет или ухаживающие за ребенком согласно мед. заключению до шести лет;
  • работники, имеющие двух и более детей до 15 лет или ребенка с инвалидностью;
  • родители, имеющие инвалидность с детства подгруппы А I группы;
  • лица — опекуны.

Когда перевести на дистанционную работу можно директивно (приказом)

Иногда это допустимо, даже без заключения специального трудового договора. Но для перевода по инициативе руководства должны быть веские основания. Ведь это изменение существенных условий труда. Переведение на дистанционную работу приказом руководителя возможно:

  • на время угрозы распространения эпидемии, пандемии, для обеспечения самоизоляции работника в рамках законодательных требований;
  • в случае появления угрозы вооруженной агрессии, техногенной или природной чрезвычайной ситуации.

Для оформления такого перевода работника нужно ознакомить с приказом в течение двух дней. Так можно избежать нормы КЗоТ ч 3, ст. 32 об обязательном уведомлении об изменениях за 2 месяца.

Можно ли требовать от работодателя перевод на дистанционную работу

Некоторые категории работников вправе требовать от нанимателя перевести их на дистанционный режим работы, если производственный процесс предусматривает возможность выполнения соответствующих участков работы дистанционно. Важно, чтобы у работодателя были все ресурсы и средства для этого.

Перевода на дистанционную работу могут потребовать сотрудники:

  • страдающие от дискриминации, домогательств сексуального характера или насилия на рабочем месте, если сотрудник может это доказать;
  • сотрудники, нуждающиеся в самоизоляции во время пандемии, при угрозах техногенных катастроф, бедствий природного характера и военных действий;
  • сотрудницы во время беременности, сотрудницы, имеющие детей до 3 лет, детей-инвалидов.

Работодатель имеет законное право отказать работнику в таком требовании если технически невозможно организовать выполнение обязанностей работника в дистанционном режиме.

Учет рабочего времени дистанционных работников

Министерство соцполитики в своем письме от 19.02.2019 (№ 30/1/204-19) говорит о том, что табель рабочего времени для дистанционного режима работы необязателен. Но, зная особенности деятельности контрольных органов в Украине, можно порекомендовать работодателю такой учет все же вести.

Проставьте в табеле нормы рабочего времени, применяемые у вас на предприятии (например, 40 часовая рабочая неделя с ПН по ПТ без сверхурочных и праздничных и ночных).

Основываясь на табеле учета рабочего времени, начисляем зарплату за фактически отработанные дни, рассчитывая ее исходя из оклада (ставки) или часовой тарифной ставки. Налоги и социальные взносы удерживаются у дистанционных работников точно также, как и у тех, кто трудится в помещении нанимателя. Выплата зарплаты производится в установленные сроки не реже 2 раз в месяц (ст. 115 КЗоТ).

Для удобства контроля за полнотой выполнения работы дистанционщиком работодателю есть смысл вести учет всех работников, которые работают дистанционно, а также вести регистрационные листы производственных задач, поручаемых сотруднику. Здесь регламентируется время, отведенное на выполнение задачи, размер тарифной ставки для оплаты труда и бытовые расходы, возникающие из-за формата работы из дома, влияющие на выплату компенсаций работнику (это могут быть расходы, связанные с оплатой интернета, электроэнергии, воды и т.д.).

Запись в трудовой книжке дистанционного работника

Отношения работник-наниматель должны быть оформлены. Соответствующая запись вносится в трудовую книжку. Запись о приеме на работу для сотрудников, работающих в надомном режиме, ничем не отличается от записей других сотрудников, если работник принят по срочному трудовому договору. То же самое касается занятых неполное рабочее время.

Прогул на дистанционной работе

Можно ли зафиксировать прогул работника, работающего из дома и уволить его за нарушение трудовой дисциплины? Законодательство это позволяет с работниками, занятыми на постоянной основе. Но даже здесь процесс фиксации не самый простой.

В ст. 40 КЗоТ говорится, что прогул — основание для расторжения трудовых отношений по инициативе нанимателя. Под ним понимается отсутствие работника на рабочем месте в течение рабочего дня или трех и более часов за рабочий день без уважительных причин.

Сложность в том, что отсутствие сотрудника в офисе зафиксировать проще, чем того, кто работает в надомном режиме.  Поэтому работодателю рекомендуется написать специальный документ (Положение о дистанционной работе), где будут прописаны нормы трудовой дисциплины во время работы из дома или четко прописать аналогичные требования в трудовом договоре.

Здесь должны быть отражены рабочие часы, перерывы, канал коммуникации с работником (мессенджер, CRM, почта) и предельное время для ответа на обращение работодателя. В нем же потребуется определить систему оформления возможных прогулов. Обычно соответствующий акт заверяют не менее чем двумя работниками и вносят отметку о прогуле в табель учета рабочего времени. Это является основанием для проведения проверки (служебного расследования) и применения мер дисциплинарного взыскания.

Риски для конфиденциальности при дистанционной работе

Кроме новшеств в оформлении трудовых отношений, новая форма работы несет в себе немало ранее не актуальных рисков как для работника, так и для работодателя. Это риски, связанные с конфиденциальностью данных.

Если до пандемии большинство сотрудников компаний имели защищенный вход к базам данных и коммерческой информации своих компаний на территории офиса, то сейчас работодатель вынужден давать доступ для входа извне. Речь идет о домашних компьютерах, которые не всегда безупречно защищены. Это существенный минус такой формы работы.

Однако, уязвимыми с точки зрения конфиденциальности являются и личная информация работников. Так работодатель вправе проверить жилищно-бытовые условия работника с целью оценки безопасности рабочего места для надомной работы, если местом работы является дом. Понятно, что по новому законодательству работник сам отвечает за вопросы охраны труда, но наниматель имеет право убедиться в том, что выполнять работу из дома возможно. 

Следите за нами
Поделиться
Комментарии

Комментариев пока нет ...

Полезные статьи