Электронная трудовая книжка: как проводится аудит?
Как проверить сведения о трудовой деятельности работника? Инструкция по проверке электронной трудовой книжки на наличие ошибок и исправление неправильных записей.
Оцифровываем сведения о трудовой деятельности: электронная трудовая книжка
Данные о трудовой деятельности может подать работодатель или сам работник. Для этого потребуются цветные сканированные копии всех страниц трудовой книжки и копии документов, влияющих на стаж. Сюда относятся документы об образовании, военном билете, для женщин — свидетельство о рождении ребенка и т.д.
Перед оцифровкой бумажной трудовой книжки следует провести аудит трудовой книжки и проверить правильность внесения записей и отображаемых данных. При наличии ошибок в личных данных работника, нарушении порядка внесения записей в трудовую, отсутствии или разногласиях в печатях одного предприятия, исправлений или заклеиваний придется приобщить дополнительные документы и при необходимости обратиться на прежнее место работы.
В случае, когда в трудовой отсутствует сведения о стаже работника за периоды до 2004 года, придется подать документы о подтверждении страхового стажа. Сюда относятся справка с места работы или, в случае закрытия такого предприятия, с предприятия правопреемника, высшей организации, архивных учреждений. В справке должны быть указаны первичные документы, которые явились основанием для выдачи справки.
- выписки из приказов, например о принятии на работу или увольнении работника;
- банковские счета, на которые выплачивалась заработная плата за соответствующие периоды;
- трудовые договоры работника и сделки;
- данные из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования;
- другие документы, содержащие сведения о периодах работы и страховом стаже работника.
Следует помнить, что исправить ошибку в записях о трудовой деятельности работника может только предприятие, которое допустило такую ошибку. В случае, если предприятие, на котором внесли ошибочную запись в трудовую книжку, ликвидировано или реорганизовано, следует обратиться к предприятию правопреемника, высшей организации или архивных учреждений.
Если документы о трудовой деятельности и стаже утрачены из-за военных действий и других форс-мажорных обстоятельств, стаж работы определяется на основании опроса минимум 2 свидетелей, работавших на одном предприятии в указанный период и имеющих об этом соответствующие документы. Если нет возможности подтвердить стаж документами, архивными данными или свидетельскими показаниями, вопрос решается в судебном порядке.
Более подробно о распространенных ошибках в трудовых книгах читайте в этой статье.
Где посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Рассмотрим, как работник может просмотреть свою электронную трудовую книжку.
- Шаг 1: авторизация на портале е-услуг Пенсионного фонда Украины https://portal.pfu.gov.ua/ или в мобильном приложении «Пенсионный фонд» с помощью:
- квалифицированной электронной подписи (КЭП);
- Bank ID;
- Действие. Подпись.
- Шаг 2: в боковом меню слева в пункте Электронная трудовая книжка щелкнуть кнопку Данные ЭТК и выбрать вкладку Отцифрованная ЭТК. При этом на вкладке «Скан копии трудовой книжки» можно просмотреть все сканированные копии документов, предоставленные для внесения сведений о трудовой деятельности.
В разделе «Коммуникации по ПФУ» → «Сведения о трудовых отношениях» работник может самостоятельно внести запись о трудовой деятельности на основе добавленных скан-копий документов или добавить отсутствующие скан-копии.
Как проверить электронную трудовую на ошибки – проводим аудит ЭТК
При внесении записей в электронную трудовую книжку возможны ошибки. Рассмотрим, на чем следует сосредоточить внимание и какие сведения следует проверить:
- сначала следует проверить полноту внесенных в ЭТК данных из сканированных документов;
- обращаем внимание на наличие орфографических ошибок при оцифровке сведений о трудовой деятельности работника;
- проверяем соответствие оцифрованных записей записям в бумажной трудовой книжке.
Что именно проверять:
- наименование работодателя;
- содержание внесенной информации;
- даты событий, например назначение, перевод, увольнение работника и т.д., даты и номера соответствующих приказов.
Как правильно внести изменения в электронную трудовую книжку?
Что делать, если вы заметили ошибку или пропущенную запись в электронной трудовой книжке? В этом случае придется повторно предоставить сведения о трудовой деятельности.
Важно: в случае повторного представления данных о трудовой деятельности работника следует подать также титульную страницу и страницы с изменениями. Это определено в пункте 6 Порядка представления сведений о трудовой деятельности работника, ФЛП, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме.
Как подаем информацию для исправления ошибки или дополнения:
Шаг 1: авторизация в личном кабинете портала ПФУ;
Шаг 2: сформировать повторное обращение:
- для работников – на вкладке «Сведения о трудовых отношениях»;
- для работодателей – на вкладке «Сведения о трудовых отношениях рабочего»;
Шаг 3: заполняем форму и загружаем:
- сконкопию титулки трудовой книжки;
- сканированную копию страниц с записями, которые необходимо исправить или дополнить.
Как ведет трудовую книжку ФЛП
Если физлица-предприниматели используют наемный труд, они ведут трудовые книги своих работников и оцифровывают сведения о них для отображения в электронном виде. ФЛП не заполняет свою ЭТК по своей деятельности как предпринимателя. Вместе с тем Пенсионный Фонд советует предпринимателям подать в электронном кабинете ПФУ копии: выписки из Единого государственного реестра относительно регистрации ФЛП; или справки от ГНС об учете как субъекте предпринимательской деятельности.
Актуальные новости для бухгалтера
Вам могут быть полезны следующие статьи:
- Как индексировать зарплату в июне 2024 года
- Бронирование работников по новому: все нюансы Постановления 650
- Как планируется изменить хранение горючего для генераторов
- Правительство анонсировало новый подход к бронированию военнообязанных
- Военно-транспортная обязанность 2024 — отчитайтесь до 20 июня
- Новые реквизиты налоговой накладной для операций экспорта
- Сколько налоговых накладных составлять при получении аванса
Комментариев пока нет ...