Зробили помилку в паперовій трудовій книжці? Як правильно виправити

Розповідаємо про порядок виправлення помилкових записів в електронній трудовій книжці. Часті помилки, хто може їх виправляти та що робити, якщо таке підприємство вже закрите.

Найчастіші помилки в трудовій книжці

Перед оцифруванням трудової варто перевірити, чи немає в ній записів, зроблених з помилками. Які помилки можуть бути та де їх шукати? Для зручності наведемо короткий перелік найчастіших помилок у заповненні паперової трудової книги:

1. помилка в особистих даних на титулці — особисті дані працівника, тобто ПІБ або дата народження написані з помилками або відрізняються від паспортних. Тут знадобиться довести, трудова справді належить працівнику, наприклад, при зміні прізвища надати відповідну довідку, а у разі інших різночитань — довідку з місця роботи, де було внесено помилковий запис.
2. Дати вказані римськими цифрами — записи дат у паперовій трудовій книзі проводяться лише арабськими цифрами.
3. Порушено порядок внесення записів у трудову книжку — наприклад, відсутні дати, номери наказів, не завірено виправлення. У цьому випадку до Пенсійного фонду доведеться подати додатковий документ про підтвердження факту роботи та років стажу на відповідному підприємстві.
4. Відтиск печатки нечіткий або відсутній, печатка на записі про прийняття на роботу відрізняється від печатки про звільнення працівника, а в трудовій книзі немає відомостей щодо реорганізації підприємства тощо. В такому випадку знадобиться довідка з місця роботи.
5. Наявні виправлення коректором або заклеювання папером — щодо кожного виправлення повинні бути додаткові документи, що підтверджують періоди роботи і наявність страхового стажу.
6. Відсутні записи про трудову діяльність у термін до 2004 року — працівник має подати документи на підтвердження страхового стажу, зокрема: довідку з місця роботи або, у разі його закриття, з підприємства правонаступника, вищої організації,  архівних установ, із зазначенням первинних документів, на основі яких видана; виписки з наказів; особові рахунки для виплати зарплати за відповідні періоди; трудові договори та угоди; відомості з реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а також інші документи, що містять інформацію про періоди роботи і страховий стаж працівника.

Як виправити запис в трудовій, якщо підприємство ліквідоване

Оскільки коригування помилкових записів у трудовій книжці доступне лише тому підприємству, де була допущена помилка, у разі його закриття запис коригує:

• підприємство-правонаступник;
• вища організація, якій було підпорядковане відповідне ліквідоване підприємство;

Також працівник може звернутися до архівної установи.

Якщо документи про стаж відсутні через військові дії

У випадку, коли документи про періоди роботи і страховий стаж втрачені внаслідок військових дій, стихійного лиха, аварії, катастрофи або інших надзвичайних ситуацій, стаж роботи для пенсії визначається за показами щонайменше двох свідків, які працювали із заявником на одному підприємстві. При цьому свідки повинні мати відповідні документи про роботу н відповідному підприємстві у вказаний період. Опитування свідків проводять працівники ПФУ. У разі неможливості підтвердити страховий стаж документами, архівними документами чи показами свідків, питання вирішується у судовому порядку.

Як виправити помилку в трудовій книзі

Виправлення помилковий записів у трудовій проводиться згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, що затверджена Наказом №58 від 29.07.93 (Інструкція №58).

Коли закреслюємо:

• однією рискою на першій сторінці (титулці) при виправленні особистих даних працівника, наприклад прізвище,  ім’я,  по  батькові,  дата   народження. Після цього слід вписати нові дані з посиланням на підтверджуючі документи, та завірити підписом керівника чи печаткою відділу кадрів. Детальніше див. пункт 2.13 Інструкції 58.

Коли не закреслюємо: 

• у  розділах  “Відомості  про  роботу”,  “Відомості   про нагородження”, “Відомості    про   заохочення”  трудової   книжки (вкладиша) не можна закреслювати раніше внесені помилкові записи. У цьому випадку виправлення проводиться шляхом внесення запису у графі 3 “Запис №____ недійсний. Прийнятий за  ______ професією (посадою)”. У графі  4 слід вказати дату і номер  наказу  (розпорядження)  власника або уповноваженого ним органу,  запис з якого неправильно внесений  до трудової книжки. 

Аналогічний порядок визнання недійсним запису про звільнення і переведення  на  іншу  постійну  роботу   у   випадку  незаконного звільнення або переведення,  установленого органом, який розглядає трудові спори,  і  поновлення  на  попередній  роботі  або   зміни формулювання причини звільнення. Докладний порядок визначений пунктом 2.10 Інструкції №58.