Сделали ошибку в бумажной трудовой книжке? Как правильно исправить

Рассказываем о порядке исправления ошибочных записей в электронной трудовой книжке. Частые ошибки, кто может их исправлять и что делать, если такое предприятие уже закрыто.

Частые ошибки в трудовой книжке

Перед оцифровкой трудовой следует проверить, нет ли в ней записей, сделанных с ошибками. Какие ошибки могут быть и где их искать? Для удобства приведем краткий перечень частых ошибок в заполнении бумажной трудовой книги:

1. ошибка в личных данных на титулке — личные данные работника, то есть ФИО или дата рождения написаны с ошибками или отличаются от паспортных. Здесь понадобится доказать, что трудовая действительно принадлежит работнику, например, при смене фамилии предоставить соответствующую справку, а в случае других разночтений — справку с места работы, где была внесена ошибочная запись.
2. Даты указаны римскими цифрами – записи дат в бумажной трудовой книге производятся только арабскими цифрами.
3. Нарушен порядок внесения записей в трудовую книжку — например, нет даты, номера приказов, не заверена исправление. В этом случае в Пенсионный фонд придется подать дополнительный документ о подтверждении факта работы и лет стажа на соответствующем предприятии.
4. Отпечаток печати нечеткий или отсутствует, печать на записи о принятии на работу отличается от печати об увольнении работника, а в трудовой книге нет сведений о реорганизации предприятия. В таком случае понадобится справка с места работы.
5. Имеющиеся исправления корректором или заклеивание бумагой — для каждой исправления должны быть дополнительные документы, подтверждающие периоды работы и наличие страхового стажа.
6. Отсутствуют записи о трудовой деятельности в срок до 2004 года — работник должен подать документы на подтверждение страхового стажа, в частности: справку с места работы или, в случае его закрытия, с предприятия правопреемника, высшей организации, архивных учреждений, с указанием первичных документов, на основе которых выдана; выписки из приказов; личные счета для выплаты зарплаты за соответствующие периоды; трудовые договоры и сделки; сведения из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, а также другие документы, содержащие информацию о периодах работы и страховом стаже работника.

Как исправить запись в трудовой, если предприятие ликвидировано

Поскольку корректировка ошибочных записей в трудовой книжке доступна только тому предприятию, где была допущена ошибка, в случае его закрытия запись корректирует:

• предприятие-правопреемник;
• высшая организация, которой было подчинено соответствующее ликвидированное предприятие;

Также работник может обратиться в архивное учреждение.

Если документы о стаже отсутствуют из-за военных действий

В случае, когда документы о периодах работы и страховом стаже утрачены в результате военных действий, стихийного бедствия, аварии, катастрофы или других чрезвычайных ситуаций, стаж работы для пенсии определяется по показаниям не менее двух свидетелей, работавших с заявителем на одном предприятии. При этом свидетели должны иметь соответствующие документы о работе на соответствующем предприятии в указанный период. Опрос свидетелей проводят работники ПФУ. В случае невозможности подтвердить страховой стаж документами, архивными документами или свидетельскими показаниями, вопрос решается в судебном порядке.

Как исправить ошибку в трудовой книге

Исправление ошибочных записей в трудовой производится согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Приказом №58 от 29.07.93 (Инструкция №58).

Когда зачеркиваем:

• одной чертой на первой странице (титулке) при исправлении личных данных работника, например фамилия, имя, отчество, дата рождения. После этого следует вписать новые данные со ссылкой на подтверждающие документы и заверить подписью руководителя или печатью отдела кадров. Детальнее см. Пункт 2.13 Инструкции 58.

Когда не зачеркиваем: 

• в разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждении», «Сведения о поощрении» трудовой книжки (вкладыша) нельзя зачеркивать ранее внесенные ошибочные записи. В этом случае исправление производится путем внесения записи в графе 3 “Запись №____ недействительна. Принят по ______ профессии (должности)”. В графе 4 следует указать дату и номер приказа (распоряжения) владельца или уполномоченного им органа, запись с которого неправильно внесена в трудовую книжку. 

Аналогичный порядок признания недействительным записи об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом, рассматривающим трудовые споры, и возобновления на предыдущей работе или изменения формулировки причины увольнения. Подробный порядок определен пунктом 2.10 Инструкции №58.