Факсимиле в первичных документах: разрешено или нет? Разъяснение ГНС

Когда использование факсимильного воспроизведения подписи на первичных документах законно, а когда запрещено. Разъяснение ГНС Черновицкой области

Нормативная основа учета и документального подтверждения операций

Главное управление ГНС в Черновицкой области дает разъяснения по использованию факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов. Согласно абзацу первому пункта 44.1 статьи 44 Налогового кодекса Украины (НКУ) от 02.12.2010 № 2755-VI, налогоплательщики обязаны вести учет своих доходов, расходов и других показателей, влияющих на определение объектов налогообложения и налоговых обязательств. Этот учет должен базироваться на первичных документах, реестрах бухгалтерского учета, финансовой отчетности и другой соответствующей документации и информации, ведение которой предусмотрено законодательством.

НКУ категорически запрещает формирование показателей налоговой отчетности и таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, определенными абзацем первым пункта 44.1 статьи 44 НКУ.

Правовые основы регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета, а также составление финансовой отчетности в Украине, определенные Законом Украины от 16.07.1999 № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996).

Требования к первичным документам и идентификация подписи

Частью второй статьи 9 Закона №996 установлено, что первичные документы могут быть созданы как в бумажной, так и в электронной форме. Они обязательно должны содержать ряд обязательных реквизитов, в частности, личную подпись или другие данные, позволяющие однозначно идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

В соответствии с абзацем второго пункта 1.2 главы 1 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 № 88 (далее – Положение № 88), первичные документы – это письменные или электронные документы, содержащие информацию о хозяйственных операциях.

Согласно абзацам первым и вторым пункта 2.4 главы 2 Положения № 88, документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись налагается в соответствии с требованиями законодательства об электронных документах и ​​электронном документообороте.

Когда факсимиле допустим: условия использования

Использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов допускается исключительно в установленном действующим законодательством порядке.

При этом часть третья статьи 207 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 № 435-IV предусматривает, что применение факсимильного воспроизведения подписи (с помощью средств механического, электронного или иного копирования, электронной подписи или другого аналога собственноручной подписи) при совершении сделок по разрешению, разрешается в случаях согласием сторон. Такое письменное согласие должно содержать образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей или иным образом четко урегулировать порядок его использования сторонами.

Следовательно, использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов не противоречит законодательству Украины, при наличии письменного согласия сторон, содержащей образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. Исключение составляют случаи, когда применение первичных документов по своей сути не предусматривает возможности использования факсимильного воспроизведения подписи.

Документы, где факсимиле использовать запрещено

Есть категории документов, которые не могут быть оформлены с помощью факсимильного воспроизведения подписи. К ним, в частности, относятся:

• Бухгалтерская отчетность
• Налоговая отчетность
• Финансовая отчетность
• Налоговые накладные
• Банковские расчетные документы
• Кассовые документы предприятия
• и т.д.

Важные новости за последнее время

Читайте также другие актуальные материалы:

• Порядок проведения выплаты больничных совместителю
• Реклама вакансий — как избежать штрафов от Госпотребслужбы
• Ведем военный учет на предприятии: какие документы необходимы?
• Можно ли оформить оплачиваемый ежегодный отпуск на 1 день? Рассматриваем здесь
• Отчитываемся в ТЦК о трудоустройстве работников и руководителей: в чем разница
• Индексация заработной платы в июне 2025 г. — проводить ли?
• Инфляция за апрель 2025 — отчет Госстата

Уважаемые читатели, обратите внимание, что информация в нашем блоге представляется исключительно опираясь на официальные источники государственных органов и сертифицированные информационные издания. Ключевые даты и числовые значения показателей действуют на дату публикации статьи, поэтому в случае их изменения мы не изменяем текст новости, а публикуем новую с актуальными данными. Во избежание ошибок в работе ищите в нашем блоге новость с более актуальной датой соответственно интересующей вас темы.