Обмен первичкой с контрагентами. Нюанси

Розглянемо особливості електронного обміну документами – переваги у роботі та нюанси його впровадження.

Система ведения документов в электронном виде кардинально улучшает качество бухгалтерской работы, поэтому неудивительно, что количество субъектов хозяйствования, которые делают выбор в пользу ведения внутреннего электронного документооборота постоянно растет. События последних лет: коронавирус, военные действия показали, что у электронного формата масса преимуществ.

Экономия времени. Электронный обмен документами происходит в разы быстрее, чем отправка печатной документации. Посещение почты отнимает немало времени, кроме того, в период военного положения далеко не все почтовые отделения стабильно работают. Отправка электронного документа занимает всего несколько минут и очевидно выигрывает у отправки печатной корреспонденции.

Позволяет работать удаленно. Не обязательно идти в офис, документы можно отправлять удаленно с любой точки мира 24/7 при этом оставаясь в безопасности. Это очень удобно, поэтому ведение электронных документов и первичных в том числе выгодно не только работодателю, но и самому бухгалтеру.

Минимизированы риски потери важных документов. Не редкость, когда во время традиционной почтовой пересылки документация теряется в пути. И тогда ее восстановление может стать настоящей проблемой, ведь это основа для создания отчетности в контролирующие органы. В случае с отправкой электронных первичных документов контрагентам получается два экземпляра документа по одному у каждой из сторон, и при этом каждый документ имеет равную юридическую силу. А резервное копирование и надежное хранение на серверах оператора ЭДО позволят хранить документацию бессрочно без риска утраты, повреждения и т.п.

Сокращение расходов на ведение деловой документации. Почтовые услуги стоят недешево и перспектив снижения их стоимости не наблюдается. Приобретение предприятием бумаги, марок, обслуживание принтера, трата рабочего времени работника для похода на почту и стояния там в очередях — все это траты, которых можно избежать перейдя на электронный документооборот.

Системы электронного обмена документами и содержат самые актуальные формы, что особенно важно для электронной подачи отчетности. Учитывая как быстро меняется законодательство динамичный электронный формат позволит всегда быть в курсе и избежать штрафов и пени. Ведь если отчетность подается в цифровом виде через веб портал налоговой службы, то извещение о некорректном заполнении придет в кратчайшие сроки. Замечания по поводу документов высылаемые в печатной форме могут идти почтой недели и даже месяцы.

Внутренний документооборот на предприятии в электронном виде позволяет упростить и ускорить все согласования и процессы. Любой документ быстро доступен для для всех сотрудников, а значит проекты прорабатываются быстрее и качественнее. Вместе с тем намного проще контролировать статус электронного документа документа (доставлен, подписан, отклонен).

Защищенность цифровой информации. Личный кабинет пользователя программы электронного документооборота надежно защищает данные, так как пересылка информации происходит по защищенным зашифрованным каналам коммуникации. Вероятность попадания бухгалтерских данных в процессе пересылки к злоумышленникам сведена к нулю.

Электронное обслуживание расчетно-кассовых операций удобно двум сторонам: и покупателю и продавцу. Продавец не тратится на печать чеков, а покупатель получает вместе с е–чеком гарантийные обязательства на мессенджер или почту и не сможет потерять такой документ в отличие от бумажного.

Юридическая сила электронных документов

В Законе № 851 Про электронные документы и электронный документооборот (ч. 3 ст. 7) говорится, что если создаются одинаковые по информации и реквизитам электронный документ и бумажные документ, то каждый из них является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу.

Здесь же уточняется: юридическая сила документа, созданного в электронном виде не может подвергаться сомнению только потому,, что он составлен электронной форме. А значит юридически нет никаких оснований говорить о том, что документы в бумажной форме более приоритетны.

Оригиналом электронного документа является его электронный экземпляр с регламентированными реквизитами (электронная подпись работника, создавшего документ и участвующего в хозяйственной операции, приравненная к собственноручной подписи в соответствии с Законом № 2155).

Следует помнить, что просто высылать первичный документ по электронной почте контрагенту нельзя. Документы должны быть заверены, КЕП, чтобы иметь юридическую силу. А значит для работы с электронными первичными документами нужна компания-партнер.

Согласование обмена первичными документами с контрагентом

Пользоваться электронным документооборотом можно внутри предприятия, между предприятиями а также между предприятием и госучреждением. Контрагенты (предприятия) могут обмениваться различными электронными документами: договорами, счетами, счетами-фактурами, актами выполненных работ и т.д.

Алгоритм обмена первичными документами с контрагентом:

1. Бухгалтер одной компании создает первичный документ.
2. Документ подписывается электронной подписью сотрудника и отправляется с помощью системы ЕДО контрагенту — получателю.
3. Бухгалтера компании — получателя сверяет документ, если документ составлен корректно, то он проставляет свою электронную подпись и это позволяет приступить к реализации хозяйственной операции: отгружать товары, выполнять оплату и т.д. Предприятие-отправитель документа после наложения подписи работником предприятия-адресата сразу же получает подтверждение, что документ принят контрагентом.
4. Если первичный документ составлен не корректно, предприятие-адресат вправе отклонить его до внесения соответствующих правок.

Электронный первичный документ считается полученным с момента поступления автору извещения о его получении. Контрагенты могут определить свой особый порядок подтверждения факта получения электронного документа, здесь возможны варианты, однако обязательно должны быть сведения о факте и времени получения документа, отправителе такого подтверждения. Если отправителю не поступает подтверждающее сообщение о получении электронного первичного документа, то такой документ считается неполученным.

Контроль целостности и неповрежденности электронного документа осуществляется с помощью проверки квалифицированной электронной подписи.

Хранение электронных первичных документов

Хранить электронные документы следует на электронных носителях информации в формате, позволяющем контролировать их целостность. Сроки хранения бумажных и электронных документов не различаются.

Если хранить цифровые документы в программе в течение необходимого контролирующими органами срока нет возможности, скопируйте их на нескольких электронных носителях. В качестве альтернативного варианта допускается хранение первичных документов в виде копий на бумажном носителе. Во время копирования электронных документов с цифрового носителя необходимо контролировать целостность данных на этом носителе.

Прочие нюансы хранения:

• данные в электронных документах должна быть доступными для дальнейшего использования;
• сохраняйте возможность восстановления электронного документа в формате, в котором он был создан, отправлен или получен;
• важно хранить данные о происхождении и назначении документа, дату и время его отправления или получения.

Преимущества ведения электронных документов в программе M.E.DOC

Сдерживающим фактором к введению электронного документооборота является наличие подготовительной работы, ведь все рабочие процессы придется выстраивать по-новому и мало динамичные компании часто этого опасаются. Кроме того, внедрение ЕДО потребует обращение за помощью к специалистам, так как чаще всего оцифровать все самостоятельно затруднительно.

Сотрудничество с надежным подрядчиком и выбор действительно надежного ПО для электронного документооборота, такого как M.E.DOC, обеспечит быстрый и эффективный переход на электронное ведение документов.

M.E.DOC в базовой комплектации версии имеет функционал для подачи отчетности и обмена документами с контрагентами. Он идеально подходит для предприятий с небольшим объемом документооборота. Разобраться в этой программе несложно, с этим справится штатный бухгалтер. Если компания больше и необходим расширенный функционал можно воспользоваться дополнительными модулями: Отчетность в НБУ, Медок Зарплата и т.д. Таким образом Медок позволяет легко масштабироваться.

Если требуется большая динамичность и доступ до документов с любого устройства — можно выбрать веб сервис СОТА (веб-версия Медка).

Этапы внедрения электронного обмена документами

1. Требуется известить контрагентов про переход на электронные документы в вашей компании.
2. Приобрести электронную подпись у квалифицированного представителя электронных доверительных услуг. Своя ЭЦП должна быть у каждого работника, кто будет подписывать документы от имени предприятия.
3. Определиться с оператором ЭДО и программой, через которую вы будете обмениваться электронными документами. Заключить соответствующие договора на обслуживание.
   Получить доступ к личному кабинету пользователя ЭДО пройти обучение и приступить к использованию сервиса.

Ссылка на первичный документ контрагенту

Пользователям сервиса электронных документов M.E.Doc доступна отправка ссылки на первичный документ для контрагента. Таким образом ваш деловой партнер может получить электронный документ даже если сам не является пользователем сервиса электронных документов.

Контрагент может получить первичный документ, наложить на него электронную подпись и отправить электронный документ с любого гаджета, в том числе со смартфона или планшета. Главное условие на этом устройстве должна быть его КЕП.

Чтобы выполнить эту процедуру, нужно в разделе Справочники открыть Карточку контрагента. В разделе Контактные данные заполните Наименование, е-mail и поставить галочку напротив “Отправлять ссылку на документ”. Теперь контрагент сможет подписывать, отклонять или сберегать первичный документ.

Важно: Нельзя отправить ссылку на налоговую накладную, расчеты корректировок и акцизные накладные.

Ссылки на документ доступны 180 дней после получения документа если он не был утвержден/отклонен или получен в другой программе. Если документ был утвержден/отклонен или получен, ссылка будет активной 14 дней.

Переход на электронный документооборот – идеальное решений для оптимизации всех бумажных бухгалтерских процессов. Важно грамотно выбрать поставщика соответствующего ПО, услуг по его обслуживанию а также обеспечить комфортный переход как для работников предприятия, работающих с документами, так и для ваших контрагентов.