Обмін первинкою з контрагентами. Нюанси

Розглянемо особливості електронного обміну документами – переваги у роботі та нюанси його впровадження.

Система ведення документів в електронному вигляді кардинально покращує якість бухгалтерської роботи, тому не дивно, що кількість суб’єктів господарювання, які роблять вибір на користь ведення внутрішнього електронного документообігу, постійно зростає. Події останніх років: коронавірус, військові дії показали, що електронний формат має безліч переваг.

• Економія часу. Електронний обмін документами відбувається в рази швидше, ніж надсилання друкованої документації. Відвідування пошти забирає чимало часу, крім того, під час військового стану далеко не всі поштові відділення стабільно працюють. Надсилання електронного документа займає всього кілька хвилин і очевидно краще відправки друкованої кореспонденції.
• Дозволяє працювати віддалено. Не обов’язково йти в офіс, документи можна відправляти віддалено з будь-якої точки світу 24/7, при цьому перебувати у безпеці. Це дуже зручно, тому ведення електронних документів та первинних у тому числі вигідне не лише роботодавцю, а й самому бухгалтеру.
• Мінімізовані ризики втрати важливих документів. Не рідкість, коли під час традиційного поштового пересилання документація губиться в дорозі. І тоді її відновлення може стати справжньою проблемою, адже це є основою для створення звітності до контролюючих органів. У разі надсилання електронних первинних документів контрагентам виходить два примірники документа по одному у кожної зі сторін, і при цьому кожен документ має рівну юридичну силу. А резервне копіювання та надійне зберігання на серверах оператора ЕДО дозволять зберігати документацію безстроково без ризику втрати, пошкодження тощо.
• Скорочення витрат на ведення ділової документації. Поштові послуги коштують недешево і перспектив зниження їхньої вартості не спостерігається. Придбання підприємством паперу, марок, обслуговування принтера, робочий час працівника для походу на пошту та стояння там у чергах – все це витрати, яких можна уникнути, перейшовши на електронний документообіг.
• Системи електронного обміну документами та містять найактуальніші форми, що особливо важливо для електронного подання звітності. Враховуючи як швидко змінюється законодавство динамічний електронний формат дозволить завжди бути в курсі та уникнути штрафів та пені. Адже якщо звітність подається у цифровому вигляді через веб портал податкової служби, то повідомлення про некоректне заповнення прийде у майже відразу. Зауваження щодо документів, які надсилаються в друкованій формі, можуть йти поштою тижні і навіть місяці.
• Внутрішній документообіг на підприємстві в електронному вигляді дозволяє спростити та прискорити усі погодження та бізнес процеси. Будь-який документ швидко доступний для всіх співробітників, а значить проекти опрацьовуються швидше та якісніше. Разом з тим, набагато простіше контролювати статус електронного документа документа (доставлений, підписаний, відхилений).
• Захищеність цифрової інформації. Особистий кабінет користувача програми електронного документообігу надійно захищає дані, оскільки пересилання інформації відбувається за захищеними зашифрованими каналами комунікації. Імовірність влучення бухгалтерських даних у процесі пересилання до зловмисників зведена до нуля.

Електронне обслуговування розрахунково-касових операцій зручне двом сторонам: і покупцю, і продавцю. Продавець не витрачається на друк чеків, а покупець отримує разом із е–чеком гарантійні зобов’язання на месенджер чи пошту та не зможе втратити такий документ на відміну від паперового.

Юридична сила електронних документів

У Законі № 851 Про електронні документи та електронний документообіг (ч. 3 ст. 7) йдеться, що якщо створюються однакові за інформацією та реквізитами електронний документ та паперові документи, то кожен з них є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Тут же уточняється: юридична сила документа, створеного в електронному вигляді, не може бути сумнівною тільки тому, що він складений електронною формою. Отже юридично немає жодних підстав говорити про те, що документи в паперовій формі більш пріоритетні.

Оригіналом електронного документа є його електронний екземпляр з регламентованими реквізитами (електронний підпис працівника, який створив документ та бере участь у господарській операції, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону № 2155).

Слід пам’ятати, що просто надсилати первинний документ електронною поштою контрагенту не можна. Документи повинні бути засвідчені КЕП, щоб мати юридичну силу. Отже для роботи з електронними первинними документами потрібна компанія-партнер.

Узгодження обміну первинними документами з контрагентом

Користуватися електронним документообігом можна всередині підприємства, між підприємствами, а також між підприємством та держустановою. Контрагенти (підприємства) можуть обмінюватись різними електронними документами: договорами, рахунками, рахунок-фактурами, актами виконаних робіт тощо.

Алгоритм обміну первинними документами з контрагентом:

1. Бухгалтер однієї компанії створює первинний документ.
2. Документ підписується електронним підписом співробітника та відправляється за допомогою системи ЕДО контрагенту – одержувачу.
3. Бухгалтера компанії – одержувача звіряє документ, якщо документ складено коректно, він проставляє свій електронний підпис і це дозволяє розпочати реалізацію господарської операції: відвантажувати товари, виконувати оплату тощо. Підприємство-відправник документа після накладання підпису працівником підприємства-адресата одразу отримує підтвердження, що документ прийнятий контрагентом.
4. Якщо первинний документ складено не коректно, підприємство-адресат має право відхилити його до внесення відповідних правок.

Електронний первинний документ вважається одержаним з моменту надходження автору повідомлення про його одержання. Контрагенти можуть визначити свій особливий порядок підтвердження факту отримання електронного документа, тут можливі варіанти, проте обов’язково мають бути відомості про факт та час отримання документа, як і відправник такого підтвердження. Якщо відправнику не надходить повідомлення про отримання електронного первинного документа, що підтверджує, то такий документ вважається неотриманим.

Контроль цілісності та непошкодженості електронного документа здійснюється за допомогою перевірки кваліфікованого електронного підпису.

Зберігання первинних електронних документів

Зберігати електронні документи слід на електронних носіях інформації у форматі, що дозволяє контролювати їхню цілісність. Терміни зберігання паперових та електронних документів не відрізняються.

Якщо зберігати цифрові документи в програмі протягом необхідного контролюючими органами терміну немає можливості, скопіюйте їх на кілька електронних носіїв. Як альтернативний варіант допускається зберігання первинних документів у вигляді копій на паперовому носії. Під час копіювання електронних документів із цифрового носія необхідно контролювати цілісність даних на цьому носії.

Інші нюанси зберігання:

• дані в електронних документах мають бути доступними для подальшого використання;
• зберігайте можливість відновлення електронного документа у форматі, в якому він був створений, надісланий або отриманий;
• важливо зберігати дані про походження та призначення документа, дату та час його відправлення або отримання.

Переваги ведення електронних документів у програмі M.E.DOC

Стримуючим фактором для введення електронного документообігу є наявність підготовчої роботи, адже всі робочі процеси доведеться вибудовувати по-новому і мало динамічні компанії часто цього побоюються. Крім того, впровадження ЄДО вимагатиме звернення за допомогою до фахівців, оскільки найчастіше оцифрувати все самостійно важко.

Співпраця з надійним підрядником та вибір дійсно надійного ПЗ для електронного документообігу, такого як M.E.DOC, забезпечить швидкий та ефективний перехід на електронне ведення документів.

M.E.DOC у базовій комплектації версії має функціонал для подання звітності та обміну документами з контрагентами. Він ідеально підходить для підприємств із невеликим обсягом документообігу. Розібратися у цій програмі нескладно, із цим впорається штатний бухгалтер. Якщо компанія більша і необхідна розширений функціонал можна скористатися додатковими модулями: Звітність у НБУ, Медок Зарплата тощо. Таким чином Медок дозволяє легко масштабуватись.

Якщо потрібна велика динамічність та доступ до документів з будь-якого пристрою – можна вибрати веб-сервіс СОТА (веб-версія Медка).

Етапи впровадження електронного обміну документами

1. Потрібно сповістити контрагентів про перехід на електронні документи у вашій компанії.
2. Придбати електронний підпис у кваліфікованого представника електронних довірчих послуг. Своя ЕЦП має мати кожен працівник, хто підписуватиме документи від імені підприємства.
3. Визначитись з оператором ЕДО та програмою, через яку ви обмінюватиметеся електронними документами. Укласти відповідні договори на обслуговування.
   Отримати доступ до особистого кабінету користувача ЕДО пройти навчання та розпочати використання сервісу.

Посилання на первинний документ контрагенту

Користувачам сервісу електронних документів M.E.Doc доступне відправлення посилання на первинний документ для контрагента. Таким чином, ваш діловий партнер може отримати електронний документ навіть якщо сам не є користувачем сервісу електронних документів.

Контрагент може отримати первинний документ, накласти на нього електронний підпис і надіслати електронний документ із будь-якого гаджета, у тому числі зі смартфона або планшета. Головна умова цього пристрою має бути його КЕП.

Щоб виконати цю процедуру, потрібно у розділі Довідники відкрити Картку контрагента. У розділі Контактні дані заповніть Найменування, e-mail та поставити галочку навпроти “Надсилати посилання на документ”. Тепер контрагент зможе підписувати, відхиляти чи зберігати первинний документ.

Важливо: Не можна надіслати посилання на податкову накладну, розрахунки коригування та акцизні накладні.

Посилання на документ доступні 180 днів після отримання документа, якщо він не був затверджений/відхилений або отриманий в іншій програмі. Якщо документ було затверджено/відхилено або отримано, посилання буде активним 14 днів.

Перехід на електронний документообіг – ідеальне рішення для оптимізації всіх паперових бухгалтерських процесів. Важливо ретельно вибирати постачальника відповідного ПЗ, послуг з його обслуговування, а також забезпечити комфортний перехід як для працівників підприємства, які працюють з документами, так і для ваших контрагентів.