Инструкция по заполнению табеля учета рабочего времени (форма №5-П)

Главное об учете рабочего времени на предприятии: форма, условные обозначения, табелирование рабочего времени.

Табель учета рабочего времени: рекомендации для работодателей

Процедура ведения табельного учета фактически отработанного времени работниками на предприятиях, учреждениях и организациях регулируется приказом Государственного комитета статистики Украины от 05.12.2008 № 489. Этим приказом утверждены типовые формы первичной учетной документации по статистике труда.

Основной рекомендованной формой для учета рабочего времени является типовая форма № П-5 «Табель учета использования рабочего времени». Она выступает как формализованный набор показателей в составе первичного учета предприятия по использованию рабочего времени.

Хотя типовая форма № П-5 рекомендована, на практике табель используется также для других внутренних целей предприятия. В связи с этим, предприятие вправе применять и другую форму табеля учета рабочего времени, если это необходимо.

Однако, при этом, обязательным для респондентов наличие первичного учета показателей по использованию рабочего времени, явок и неявок работников, которые определены формами государственных статистических наблюдений по труду Это означает, что даже если предприятие разрабатывает собственную форму табеля, она должна содержать все необходимые данные для формирования государственной статистической отчетности.

Табель учета рабочего времени: ключевые аспекты 

Кратко приведем главные особенности Табеля учета рабочего времени:

• форма П-5 носит рекомендательный характер и может быть дополнена при необходимости. В то же время имеющиеся реквизиты с нее лучше не удалять;
• типичная форма Табеля учета рабочего времени содержит буквенные и цифровые коды для обозначений при заполнении табличной части.
• ведение табеля учета рабочего времени обязательно для всех работодателей, в том числе для физлиц предпринимателей (https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v140_203-10#Text); 
• ведение Табеля учета рабочего времени возлагается на работника, должностная инструкция которого предусматривает ведение учета рабочего времени или назначенного приказом руководителя. В зависимости от структуры предприятия эта обязанность может возлагаться на определенного работника структурного подразделения, секретаря, бухгалтера, кадровика, руководителя;
• Табель должен содержать данные об отработанном рабочем времени по каждому работнику, в том числе по работникам совместителям. В то же время не нужно вносить в Табель работников, работающих по договорам ЦБХ;
• Табель предполагает присвоение работникам табельного номера. Важно, чтобы разным работникам не был присвоен одинаковый табельный номер, например в случае увольнения работника и принятия на работу нового. 
• Табель следует заполнять на основании предусмотренной законодательством документации, например приказов о предоставлении отпуска, больничных листков, приказов на принятие или увольнение с работы. Коды для указания в табличной части табеля приведены в форме.
• Табель учета рабочего времени следует заполнять за период в календарный месяц, ежедневно. Поскольку заработная плата выплачивается за 1 и 2 половину месяца, сведения об отработанном рабочем времени также подаются в бухгалтерию дважды в месяц. Конкретный порядок начисления зарплаты на основе Табеля следует определить в Положении об учете рабочего времени на предприятии.

В связи с отсутствием законодательно утвержденного положения о ведении табельного учета, целесообразно разработать и утвердить на предприятии собственное Положение о ведении табельного учета рабочего времени. 

Табель учета рабочего времени: обозначение  

Типичная форма Табеля предусматривает следующие буквенные и циферные обозначения для использования в табличной части в табеле учета:

Это базовый набор обозначений. В то же время при необходимости работодатель может разработать дополнительные отметки, учитывающие специфику работы предприятия.

Как заполнять Табель учета рабочего времени

Для отражения отработанного времени согласно условиям трудового договора используем отметку Р и указываем над ней количество рабочих часов согласно условиям трудового договора.

Для отображения рабочего времени работников, которым установлена ​​неполная рабочая неделя, используем отметку РС и указываем количество часов согласно установленному рабочему графику.

Базовые метки не содержат кодов для обозначения выходных дней, поэтому их можно прочеркивать или оставлять пустыми. В то же время, в случае, если в табеле необходимо отобразить рабочие часы работника, отработанные в выходные и праздничные дни, для этого предусмотрен код РО. 

Больничный обозначаем кодом ТН.

В случае, если необходимо табелировать работника по внутреннему совместительству, его рабочее время следует учитывать в двух строках по отдельным табельным номерам: количество часов по основному месту работы с отметкой Р, и количество часов в качестве совместителя с отметкой РС. 

Учет отпусков в Табеле

Правильное отображение отпусков в Табеле учета использования рабочего времени является ключевым для корректного начисления заработной платы.

Оплачиваемый отпуск

Если работник находится в оплачиваемом отпуске, то в Табеле необходимо обозначать все календарные дни периода отдыха, включая выходные дни, используя буквенный код «В» (или цифровой код «08»). Это обусловлено тем, что оплачиваемый отпуск предоставляется исходя из общего количества календарных дней. При этом праздничные и нерабочие дни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в его продолжительность и не оплачиваются.

Неоплачиваемый отпуск

Для разных видов отпусков без сохранения заработной платы, предусмотренных Законом Украины «Об отпусках» № 504, в Табеле используются специфические коды:

• «НБ» (цифровой код «13») – отпуск без сохранения зарплаты в связи с обучением (пп. 12, 13 и 17 ч. 1 ст. 25 Закона № 504).
• «ДБ» (цифровой код «14») – дополнительный отпуск без сохранения зарплаты в обязательном порядке (предусмотрен ст. 25 Закона № 504).
• «ДД» (цифровой код «17») – отпуск по уходу за ребенком до достижения им 6-летнего возраста (п. 3 ч. 1 ст. 25 Закона № 504).
• «НА» (цифровой код «18») – отпуск без сохранения заработной платы по pгоде сторон (ст. 26 Закона № 504).

Для повышения удобства и детализации учета предприятия могут вводить собственные обозначения для отдельных оснований предоставления неоплачиваемых отпусков, дополняя типовую форму.

Заполнение командировок в Табеле учета рабочего времени

Обозначение выходных (праздничных) дней, приходящихся на период служебной командировки, осуществляется в соответствии с Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 г. № 59, а также внутреннего Положения о командировках предприятия и коллективного договора. В графе «Отработано за месяц» отображаются только рабочие дни/часы, приходящиеся на период командировки. Для обозначения рабочих дней пребывания работника в командировке можно использовать две строки: в первой – количество отработанных часов (например, 8), а во втором – условное обозначение «ВД».

Таким образом, для государственной статистической отчетности по труду учет учета пребывания работника в командировках осуществляется исключительно за рабочие дни, без учета выходных и праздничных.

Дни болезни, приходящиеся на период командировки, не включаются в его срок (абз. 3 п. 9 разд. II Инструкции № 59). Следовательно, дни болезни, подтвержденные листком нетрудоспособности, в Табеле кодируются ТН, что означает оплачиваемую временную нетрудоспособность.

Разъяснение здесь.

Невыясненные причины отсутствия

В случае, когда работник отсутствует по неизвестным причинам и по состоянию на момент заполнения Табеля нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, используется отметка «НЗ» – неявки по невыясненным причинам.

После предоставления работником подтверждающих документов (например, больничного листа) или признания факта прогула, лицо, ответственное за ведение табеля, отражает соответствующие изменения.

Как табелировать мобилизацию работника

Типичная форма Табеля П-5 не содержит отдельной кодировки для отображения периода мобилизации. Однако, согласно разъяснениям Министерства социальной политики (письмо от 05.06.2015 г. № 225/06/186-15), такой период необходимо отражать с помощью отметки «ИН». Этот код обозначает «Другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывная подготовка, военное собрание, донорское, отгул и т.п.)».

Корректирующий табель: внесение изменений

Ведение табельного учета рабочего времени требует соблюдения определенных правил, в частности недопущения исправлений и подчисток в уже заполненных табелях. 

Если возникает необходимость скорректировать информацию, внесенную в табель, который уже передан в бухгалтерскую службу и на основании которого была начислена заработная плата, исправления осуществляются путем составления корректирующего табеля. Этот документ позволяет официально внести необходимые изменения без нарушения целостности первичного табеля.

Поскольку действующее законодательство не определяет четкий порядок внесения исправлений в табель учета рабочего времени, предприятиям рекомендуется подробно регламентировать эту процедуру. Это можно сделать путем разработки и утверждения внутреннего Положения о табельном учете. Такой подход позволит унифицировать процесс внесения изменений, обеспечить последовательность действий и избежать возможных недоразумений или споров.

Читайте также: Табель учета рабочего времени — памятник работодателю

Актуальные новости за последнее время

Читайте также:

• Таблица данных плательщика НДС: на что обратить внимание
• Особенности применения ставки ЕСВ 8,41% в 2025 году
• Когда подавать Отчет в ТЦК о транспортных средствах 2025
• Минимальная зарплата и прожиточный минимум 2026
• ТТН 2025: форма и инструкция
• Порядок проведения выплаты больничных совместителю
• Ведем военный учет на предприятии: какие документы необходимы?
• Можно ли оформить оплачиваемый ежегодный отпуск на 1 день? Рассматриваем здесь
• Отчитываемся в ТЦК о трудоустройстве работников и руководителей: в чем разница

Уважаемые читатели, обратите внимание, что информация в нашем блоге представляется исключительно опираясь на официальные источники государственных органов и сертифицированные информационные издания. Ключевые даты и числовые значения показателей действуют на дату публикации статьи, поэтому в случае их изменения мы не изменяем текст новости, а публикуем новую с актуальными данными. Во избежание ошибок в работе ищите в нашем блоге новость с более актуальной датой соответственно интересующей вас темы.