Як правильно заповнювати табель обліку робочого часу: інструкція

Огляд правил ведення табельного обліку робочого часу на підприємствах, установах та організаціях з урахуванням чинного законодавства.

Організація та ведення табелю обліку робочого часу: пам’ятка для роботодавця

Процедура ведення табельного обліку фактично відпрацьованого працівниками часу на підприємствах, в установах та організаціях регулюється положеннями наказу Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489, яким затверджено типові форми первинної облікової документації зі статистики праці.

Основною формою для обліку робочого часу є типова форма № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», затверджена Наказом № 489. Варто зазначити, що дана форма має рекомендаційний характер та містить мінімальний набір показників, необхідних для заповнення форм державної статистичної звітності. За потреби, підприємство може розширювати цю форму додатковими реквізитами, що враховують специфіку обліку робочого часу.

Законодавство не забороняє використання іншої форми табелю обліку робочого часу, розробленої підприємством самостійно. Однак, у такому випадку обов’язковою є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначені у формах державної статистичної звітності з питань праці (підтверджується листом Державної служби статистики України від 12.01.2012 № 9/4-10/9).

Наказом № 489 не встановлено чіткої процедури ведення табелю обліку використання робочого часу, тому підприємства мають право самостійно визначати цей процес.

Табель обліку робочого часу є первинним документом, що слугує підставою для нарахування заробітної плати, виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності, оплати періодів щорічних відпусток та інших передбачених законодавством виплат працівникам. Заповнений та підписаний відповідальною за ведення табелю особою та погоджений керівником організації табель передається до бухгалтерської служби.

Виплата заробітної плати працівникам здійснюється регулярно в робочі дні у строки, встановлені колективним договором або іншим нормативним актом роботодавця, погодженим з профспілковою організацією (а за її відсутності – з представниками трудового колективу), але не рідше двох разів на місяць з інтервалом, що не перевищує шістнадцяти календарних днів, та не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата. Відповідно, табель обліку використання робочого часу заповнюється двічі на місяць: за першу половину місяця – для нарахування авансових платежів, та за весь місяць – для остаточного розрахунку заробітної плати. Наприкінці кожного місяця в табелі підсумовується загальна кількість відпрацьованих днів та днів неявок на роботу. Табель подається до бухгалтерії завчасно для забезпечення своєчасного розрахунку заробітної плати.

Для належної організації обліку робочого часу підприємство самостійно визначає:

• Перелік осіб, відповідальних за ведення обліку робочого часу працівників та оформлення табелів.
• Перелік посадових осіб, які засвідчують інформацію в табелях своїми підписами.
• Графік подання табелів на підпис відповідним посадовим особам.
• Терміни подання табелів до бухгалтерської служби для нарахування заробітної плати.
• Порядок внесення відомостей про новоприйнятих працівників та виключення відомостей про звільнених працівників з табелю.
• Правила та порядок присвоєння працівникам табельних номерів.
• Правила та порядок внесення коригувань до відомостей про фактично відпрацьований час та причини відсутності працівників на роботі.

На підприємствах з невеликою кількістю працівників ведення табелю обліку робочого часу, як правило, покладається на фахівців бухгалтерської служби, які складають його в одному примірнику за два-три дні до початку розрахункового періоду на основі табелю за попередній місяць.

На великих підприємствах облік робочого часу можуть вести працівники кадрової служби або навіть вводиться окрема посада табельника. Ці функції також можуть бути покладені на керівників структурних підрозділів або їх підлеглих. Заповнений табель підписується відповідальною особою (бухгалтером, кадровиком, табельником або керівником підрозділу). Порядок складання та затвердження табелю визначається підприємством самостійно у відповідних локальних нормативних документах. У зв’язку з відсутністю законодавчо затвердженого положення про ведення табельного обліку, доцільно розробити та затвердити на підприємстві власне Положення про ведення табельного обліку робочого часу.

Відповідальність за відсутність табеля обліку робочого часу

Згідно з частиною 2 статті 30 Закону України «Про оплату праці», роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи та бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку.

При цьому, роботодавця не може бути притягнуто до відповідальності за відсутність табелів обліку використання робочого часу, якщо облік робочого часу забезпечується в інший спосіб.

За порушення порядку ведення обліку робочого часу передбачено наступні штрафні санкції:

• Фінансовий штраф на підприємство згідно зі статтею 265 Кодексу законів про працю України у розмірі однієї мінімальної заробітної плати.
• Адміністративний штраф на посадових осіб відповідно до частини 1 статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення у розмірі від 510 до 1 700 гривень.

Скільки зберігати табель обліку робочого часу

За загальним правилом, табель обліку робочого часу підлягає зберіганню на підприємстві протягом одного року (стаття 408 Переліку № 578/5). Для працівників, зайнятих на роботах зі шкідливими умовами праці, та громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, термін зберігання табелю становить 75 років (статті 445 та 685 Переліку № 578/5).

Важливо! Обчислення строків зберігання документів починається з 1 січня року, наступного за роком завершення їх ведення в діловодстві. Наприклад, табелі обліку робочого часу за всі місяці 2024 року у загальному випадку необхідно буде зберігати протягом усього 2025 року.

Як заповнювати табель робочого часу

Для відображення інформації про відпрацьований та невідпрацьований час працівників у табелі обліку робочого часу (типова форма № П-5) використовуються спеціальні умовні позначення, що включають літерні та цифрові коди. Перелік цих позначень наведено на титульній сторінці зазначеної типової форми.

Оскільки типова форма табелю № П-5 має рекомендаційний характер, роботодавець має право доповнювати її іншими показниками, виходячи з потреб обліку робочого часу на конкретному підприємстві.

Це означає, що роботодавець може самостійно запроваджувати власні умовні позначення (коди) для відображення специфічних причин явок або неявок працівників, які не передбачені типовою формою.

Наприклад, у типовій формі табелю обліку робочого часу за формою № П-5 відсутні коди для позначення днів відпустки при народженні дитини (стаття 19-1 Закону України «Про відпустки»), відпустки учасникам бойових дій тощо.

Також рекомендується розробити та використовувати власні коди для позначення відпусток без збереження заробітної плати, що надаються у період дії воєнного стану, під час епідемій, пандемій, у зв’язку із загрозою збройної агресії проти України, а також для відображення періодів призупинення дії трудового договору та інших подібних ситуацій.

Заповнення табелю обліку робочого часу повинно здійснюватися на підставі належним чином оформлених первинних документів, зокрема:

• Наказів (розпоряджень) про прийняття на роботу, звільнення, направлення у відрядження, надання відпустки, залучення до роботи у вихідні та святкові дні.
• Листків непрацездатності (лікарняних).
• Довідок з територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП)
• тощо.

У випадках прийняття на роботу або звільнення працівників, відповідні записи або виключення з табелю здійснюються на підставі оригіналів наказів, що підтверджують ці кадрові зміни.

Відображення відсутності працівника у табелі

Інформація про відсутність працівника на робочому місці з поважних причин (наприклад, перебування у відпустці, на лікарняному, у відрядженні) відображається у табелі за допомогою відповідних умовних позначок на підставі наданих підтвердних документів.

Однак, якщо працівник відсутній на роботі без надання будь-яких підтвердних документів, у табелі за такі дні проставляється позначка «нез’ясовані причини неявки» (код НЗ).

Внесення виправлень до табелю

Загальне правило ведення табельного обліку передбачає недопущення виправлень та підчисток у вже заповненому табелі.

Якщо ж виникає необхідність скоригувати дані, які були внесені до табелю, що вже передано до бухгалтерської служби та на підставі якого було здійснено нарахування заробітної плати, внесення виправлень здійснюється шляхом складання коригуючого табелю.

Оскільки законодавчо не визначено чіткого порядку внесення виправлень до табелю обліку робочого часу, рекомендується детально регламентувати цю процедуру у внутрішньому Положенні про табельний облік, затвердженому на підприємстві. Це дозволить уніфікувати процес внесення змін та уникнути можливих непорозумінь.

Актуальні статті для бухгалтера

Зверніть увагу на матеріали, які можуть вас зацікавити:

• Працевлаштування неповнолітніх — нагадування від ДПС
• Воєнний стан продовжено: які особливості для бізнесу
• Скільки зберігати документи з військового обліку 2025
• Сплатіть ЄСВ до 21 квітня — деталі 
• Нагадування від ДПС щодо використання РРО та ПРРО
• Чи потрібно індексувати зарплату на травень 2025
• Бронювання для студентів та працівників освіти по новому — деталі тут
• Лікарняні для сумісників: призначення з 4 квітня

Шановні читачі, зверніть увагу, що інформація у нашому блозі подається виключно спираючись на офіційні джерела державних органів та сертифіковані інформаційні видання. Ключові дати та числові значення показників діють станом на дату публікації статті, тому в разі їх зміни ми не змінюємо текст новини, а публікуємо нову з актуальними даними. Для уникнення помилок у роботі шукайте у нашому блозі новину із більш актуальною датою відповідно теми, що вас цікавить.