Как правильно заполнять табель учета рабочего времени: инструкция

Обзор правил ведения табельного учета рабочего времени на предприятиях, учреждениях и организациях с учетом действующего законодательства.

Организация и ведение табеля учета рабочего времени: памятка для работодателя

Процедура ведения табельного учета фактически отработанного работниками времени на предприятиях, в учреждениях и организациях регулируется положениями приказа Государственного комитета статистики Украины от 05.12.2008 № 489 , которым утверждены типовые формы первичной учетной документации по статистике труда.

Основной формой для учета рабочего времени является типовая форма № П-5 «Табель учета использования рабочего времени», утвержденная Приказом № 489. Следует отметить, что данная форма носит рекомендательный характер и содержит минимальный набор показателей, необходимых для заполнения форм государственной статистической отчетности. При необходимости предприятие может расширять эту форму дополнительными реквизитами, учитывающими специфику учета рабочего времени.

Законодательство не запрещает использование другой формы табеля учета рабочего времени, разработанной предприятием самостоятельно. Однако, в таком случае обязательно наличие первичного учета показателей по использованию рабочего времени, явок и неявок работников, которые определены в формах государственной статистической отчетности по вопросам труда (подтверждается письмом Государственной службы статистики Украины от 12.01.2012 № 9/4-10/9 ).

Приказом № 489 не установлена ​​четкая процедура ведения табеля учета использования рабочего времени, поэтому предприятия имеют право самостоятельно определять этот процесс.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, служащим основанием для начисления заработной платы, выплаты пособия по временной нетрудоспособности, оплаты периодов ежегодных отпусков и других предусмотренных законодательством выплат работникам. Заполненный и подписанный ответственным за ведение табеля лицом и согласованный руководителем организации табель передается в бухгалтерскую службу.

Выплата заработной платы работникам осуществляется регулярно в рабочие дни в сроки, установленные коллективным договором или другим нормативным актом работодателя, согласованным с профсоюзной организацией (а при ее отсутствии – с представителями трудового коллектива), но не реже двух раз в месяц с интервалом, не превышающим шестнадцать календарных дней. Соответственно, табель учета использования рабочего времени заполняется дважды в месяц: за первую половину месяца – для начисления авансовых платежей и за весь месяц – для окончательного расчета заработной платы. В конце каждого месяца в табеле подытоживается общее количество отработанных дней и дней неявок на работу. Табель подается в бухгалтерию раньше времени для обеспечения своевременного расчета заработной платы.

Для надлежащей организации учета рабочего времени предприятие самостоятельно определяет:

• Список лиц, ответственных за ведение учета рабочего времени работников и оформление табелей.
• Список должностных лиц, удостоверяющих информацию в табелях своими подписями.
• График подачи табелей на подпись соответствующим должностным лицам.
• Сроки подачи табелей в бухгалтерскую службу для начисления заработной платы.
• Порядок внесения сведений о новопринятых работниках и исключение сведений об уволенных работниках из табеля.
• Правила и порядок присвоения работникам табельных номеров.
• Правила и порядок внесения корректировок в сведения о фактически отработанном времени и причинах отсутствия работников на работе.

На предприятиях с небольшим количеством работников по ведению табеля учета рабочего времени, как правило, возлагается на специалистов бухгалтерской службы, составляющих его в одном экземпляре за два-три дня до начала расчетного периода на основе табеля за предыдущий месяц.

На крупных предприятиях учет рабочего времени могут вести работники кадровой службы или даже вводится отдельная должность табельника. Эти функции могут быть возложены на руководителей структурных подразделений или их подчиненных. Заполненный табель подписывается ответственным лицом (бухгалтером, кадровиком, табельником или руководителем подразделения). Порядок составления и утверждения табеля определяется предприятием самостоятельно в соответствующих локальных нормативных документах. В связи с отсутствием законодательно утвержденного положения о ведении табельного учета, целесообразно разработать и утвердить на предприятии собственное Положение о ведении табельного учета рабочего времени.

Ответственность за отсутствие табеля учета рабочего времени

Согласно части 2 статьи 30 Закона Украины «Об оплате труда», работодатель обязан обеспечить достоверный учет выполняемой работником работы и бухгалтерский учет расходов на оплату труда в установленном порядке.

При этом работодатель не может быть привлечен к ответственности за отсутствие табелей учета использования рабочего времени, если учет рабочего времени обеспечивается другим способом.

За нарушение порядка ведения учета рабочего времени предусмотрены следующие штрафные санкции:

• Финансовый штраф на предприятие согласно статье 265 Кодекса законов о труде Украины в размере одной минимальной заработной платы.
• Административный штраф на должностных лиц согласно части 1 статьи 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях в размере от 510 до 1700 гривен.

Сколько хранить табель учета рабочего времени

По общему правилу, табель учета рабочего времени подлежит хранению на предприятии в течение одного года (статья 408 Перечня № 578/5). Для работников, занятых на работах с вредными условиями труда, и граждан, пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы, срок хранения табеля составляет 75 лет (статьи 445 и 685 Перечня № 578/5).

Важно! Исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом завершения их ведения в делопроизводстве. К примеру, табели учета рабочего времени за все месяцы 2024 года в общем случае необходимо будет хранить в течение всего 2025 года.

Как заполнять табель рабочего времени

Для отображения информации об отработанном и неотработанном времени работников в табеле учета рабочего времени (типичная форма № П-5) используются специальные условные обозначения, включающие буквенные и цифровые коды. Список этих обозначений приведен на титульной странице указанной типовой формы.

Поскольку типовая форма табеля № П-5 носит рекомендательный характер, работодатель вправе дополнять ее другими показателями исходя из потребностей учета рабочего времени на конкретном предприятии.

Это означает, что работодатель может самостоятельно вводить собственные условные обозначения (коды) для отображения специфических причин явок или неявок работников, не предусмотренных типовой формой.

К примеру, в типичной форме табеля учета рабочего времени по форме № П-5 отсутствуют коды для обозначения дней отпуска при рождении ребенка (статья 19-1 Закона Украины «Об отпусках»), отпуска участникам боевых действий и т.д.

Также рекомендуется разработать и использовать собственные коды для обозначения отпусков без сохранения заработной платы, предоставляемых в период действия военного положения, эпидемий, пандемий, в связи с угрозой вооруженной агрессии против Украины, а также для отражения периодов приостановки действия трудового договора и других подобных ситуаций.

Заполнение табеля учета рабочего времени должно производиться на основании должным образом оформленных первичных документов, в частности:

• Приказов (распоряжений) о принятии на работу, увольнении, направлении в командировку, предоставлении отпуска, привлечении к работе в выходные и праздничные дни.
• Листков нетрудоспособности (больничных).
• Справок по территориальным центрам комплектования и социальной поддержки (ТЦК и СП)
• и т.д.

В случаях принятия на работу или увольнения работников соответствующие записи или исключения из табеля осуществляются на основании оригиналов приказов, подтверждающих эти кадровые изменения.

Отображение отсутствия работника в табеле

Информация об отсутствии работника на рабочем месте по уважительным причинам (например, пребывание в отпуске, на больничном, в командировке) отображается в табели с помощью соответствующих условных отметок на основании предоставленных подтверждающих документов.

Однако если работник отсутствует на работе без предоставления каких-либо подтверждающих документов, в табеле за такие дни проставляется отметка «невыясненные причины неявки» (код НЗ).

Внесение исправлений в табель

Общее правило ведения табельного учета подразумевает недопущение исправлений и подчисток в уже заполненном табеле.

Если же возникает необходимость скорректировать данные, которые были внесены в табель, уже переданы в бухгалтерскую службу и на основании которого было произведено начисление заработной платы, внесение исправлений осуществляется путем составления корректирующего табеля.

Поскольку законодательно не определен четкий порядок внесения исправлений в табель учета рабочего времени, рекомендуется подробно регламентировать эту процедуру во внутреннем Положении о табельном учете, утвержденном на предприятии. Это позволит унифицировать процесс внесения изменений и избежать возможных недоразумений.

Актуальные статьи для бухгалтера

Обратите внимание на материалы, которые могут вас заинтересовать:

• Трудоустройство несовершеннолетних – напоминание от ДПС
• Военное положение продолжено: какие особенности для бизнеса
• Сколько хранить документы по военному учету 2025
• Уплатите ЕСВ до 21 апреля. 
• Напоминание от ГНС по использованию РРО и ПРРО
• Нужно ли индексировать зарплату на май 2025 года
• Бронирование для студентов и работников образования по новому.
• Больничные для совместителей: назначение с 4 апреля

Уважаемые читатели, обратите внимание, что информация в нашем блоге представляется исключительно опираясь на официальные источники государственных органов и сертифицированные информационные издания. Ключевые даты и числовые значения показателей действуют на дату публикации статьи, поэтому в случае их изменения мы не изменяем текст новости, а публикуем новую с актуальными данными. Во избежание ошибок в работе ищите в нашем блоге новость с более актуальной датой соответственно интересующей вас темы.