Компенсация за неиспользованный отпуск – когда, кому и как предоставить

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в Украине: подробно рассматриваем, когда выплачивать и в каком размере следует начислить.

Компенсация отпуска при увольнении

Согласно действующему законодательству Украины, при увольнении работника ему выплачивается денежная компенсация за неиспользованные дни ежегодного отпуска. Этот механизм является одним из частей социальной защиты работников. 

За какие виды отпусков выплачивается компенсация при увольнении

При увольнении работнику компенсируют следующие отпуска в случае их неиспользования:

1. ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
2. дополнительный отпуск, предоставляемый за работу во вредных и тяжелых условиях труда;
3. дополнительный отпуск за особый характер труда. Например, на такой отпуск могут претендовать работники, работающие за компьютером или имеющие ненормированный рабочий день;
4. дополнительный социальный отпуск на детей.

Компенсация выплачивается при увольнении работника, однако денежная компенсация за дни отпуска без увольнения возможна по требованию работника, если использовано не менее 24 календарных дней ежегодного отпуска, и соответствующий год закончился. При этом следует помнить, что некоторые отпуска не подлежат компенсации без увольнения, ведь не относится к ежегодным, а является льготой.

Кроме того, компенсацию следует выплатить, независимо от причины увольнения работника.

Сроки выплаты компенсации за отпуска предусмотрены следующие:

• в день увольнения;
• если работник не работал в день увольнения, выплатить компенсационные выплаты следует не далее на следующий день от требования работника о расчете.

Размер компенсации рассчитывается исходя из средней заработной платы за 12 календарных месяцев, предшествующих дате увольнения, а соответственно и выплате компенсации. Это предусмотрено в Порядке исчисления средней заработной платы № 100, применяемой для расчета средней зарплаты для предоставления работникам всех видов отпусков, установленных законодательством, или компенсации за такие отпуска.

В то же время следует помнить следующий нюанс:

если работник работал на предприятии менее года, средняя зарплата рассчитывается на основании выплат за фактически отработанное время, а именно за период от 1 числа месяца принятия на работу до 1 числа месяца выплаты компенсации. При этом как предусматривает абзац 3 пункта 2 Порядка 100, если принятие на работу оформлено не с 1 числа месяца, но это первый рабочий день месяца, указанный месяц в расчетном периоде будет считаться полным. 

Какие выплаты включить в расчет средней зарплаты для компенсации

Для расчета средней зарплаты для компенсации за неиспользованные отпуска необходимо учитывать следующие выплаты:

• суммы начисленной зарплаты (следует учитывать в месяце начисления, без отчисленных налогов или взысканий, кроме исключений согласно пункту 3 Порядка 100);
• премии и поощрительные выплаты (учитываем в заработок периода, соответствующего количеству месяцев, за которые начислены такие премии или выплаты);
• выплаты за время, когда работник имеет право на сохранение среднего заработка, например, выполнение общественных обязанностей или командировки;
• больничные.

Выплаты, не входящие в расчет средней зарплаты для начисления компенсаций за неиспользованные отпуска, изложены в пункте 4 Порядка 100.

В 2023 году порядок исчисления средней заработной платы для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск претерпел изменения. Установлен особый период для отпусков, приобретенных до конца 2023 года: если работник получил право на отпуск до 31 декабря 2023 года, то для расчета компенсации берутся выплаты, начисленные в течение всего 2023 года, а выплаты для компенсации за отпуск после этой даты учитываются отдельно.

Вам может быть полезно: как выплачивать выходное пособие при увольнении работника?

Как рассчитать дни неиспользованного отпуска при увольнении

Министерство экономики Украины внесло существенные изменения в порядок расчета компенсации за неиспользованный отпуск Согласно разъяснениям ведомства, теперь для исчисления компенсации необходимо использовать два разных периода: до 31 декабря 2023 года и после этой даты. 2024 г. №4707-05/14494-09. 

Для точного определения суммы компенсации за неиспользованный отпуск необходимо произвести подробный расчет средней заработной платы и продолжительности отпуска.

Расчет средней заработной платы:

• для исчисления средней заработной платы используется суммарный заработок за последние 12 календарных месяцев перед предоставлением отпуска или за фактически отработанный период (для работников со стажем менее года).
• из расчетного периода исключаются все праздничные и нерабочие дни, предусмотренные законодательством.
• средняя заработная плата в день равна суммарному заработку за расчетный период, разделенному на количество календарных дней в этом периоде за вычетом праздничных и нерабочих дней. Получившуюся сумму умножают на количество дней отпуска.

Для определения количества подлежащих компенсации дней ежегодного отпуска Минэкономики в своем письме предлагает: количество дней ежегодного отпуска с вычетом праздничных и нерабочих дней за год умножить на количество календарных дней, отработанных работником. Полученное значение количества дней отпуска округляется в соответствии с установленными правилами.

В то же время, поскольку компенсация будет состоять из 2 частей: за отпуска, права на которые приобретены до 31.12.2023 и после 31.12.2023, количество дней отпуска до 31.12.2023 и после 31.12.2023 до даты увольнения необходимо исчислять и округлять. 

Рассмотрим, как будет работать новый порядок округления: 

Минэкономики предлагает сравнивать дробные части количества дней отпуска для каждого периода. Если сумма дробных частей больше 0,5, то к количеству дней в соответствующем периоде прибавляется 1 день. Если сумма дробных частей меньше 0,5, то дни округляются в меньшую сторону.

Чтобы обеспечить точный расчет общего количества отпускных дней, подлежащих компенсации, предлагается применить метод сравнения дробных частей при округлении. Анализируя первую, вторую или третью цифру после запятой, можно определить, в какую сторону следует округлить результат, чтобы сохранить общую сумму дней отпуска.

Примеры округления от Минэкономики:

• Если после расчетов вы получили, что до 31.12.2023 работник не использовал 7,41 дня отпуска, а после этой даты – 2,40 дня, а общее количество дней составляет 10. Дни округляются следующим образом: до 31.12.2023 – 8 дней, после 31.12.2023 – 2 дня.
• Если после расчетов мы получаем, что до конца 2023 года работник не использовал 7,5 календарных дней отпуска, а после этой даты – 2,51 календарный день, а общая сумма дней составляет 10 календарных дней, следует округлить дни за период до 31.12.2023 до 7 календарных дней, а дни за период после 31.12.2023 г. до 3.

Следует помнить, что письма министерств носят рекомендательный характер и не устанавливают нормы законодательства. 

Чтобы не производить сложные вычисления вручную, воспользуйтесь готовым решением отсчета для BAS.