Компенсація за невикористану відпустку – коли, кому та як надати

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку при звільненні в Україні: детально розглядаємо, коли виплачувати та в якому розмірі слід нарахувати.

Компенсація відпустки при звільненні

Відповідно до чинного законодавства України, при звільненні працівника йому виплачується грошова компенсація за невикористані дні щорічної відпустки. Цей механізм є одним з елементів соціального захисту працівників. 

За які види відпусток виплачується компенсація при звільненні

При звільненні працівнику компенсують наступні відпустки у випадку їх невикористання:

1. щорічна основна оплачувана відпустка;
2. додаткова відпустка, що надається за роботу в шкідливих і важких умовах праці;
3. додаткова відпустка за особливий характер праці. Наприклад, на таку відпустку можуть претендувати працівники, які працюють за комп’ютером або мають ненормований робочий день;
4. додаткова соціальна відпустка на дітей.

Компенсація виплачується при звільненні працівника, проте грошова компенсація за дні відпустки без звільнення можлива на вимогу працівника, якщо використано не менш ніж 24 календарних дні щорічної відпустки, і відповідний рік закінчився. При цьому слід пам’ятати, що деякі відпустки не належать до щорічних, а є пільгою.

Окрім того, компенсацію слід виплатити, незалежно від причини звільнення працівника.

Терміни для виплати компенсації за відпустки передбачені наступні:

• у день звільнення;
• якщо працівник не працював у день звільнення, виплатити компенсаційні виплати слід не далі наступного дня від вимоги працівника про розрахунок.

Розмір компенсації розраховується виходячи з середньої заробітної плати за 12 календарних місяців, що передують даті звільнення, а відповідно і виплаті компенсації.  Це передбачено у Порядку обчислення середньої заробітної плати № 100, що застосовується для розрахунку середньої зарплати для надання працівникам усіх видів відпусток, встановлених законодавством, або компенсації за такі відпустки.

Водночас, варто пам’ятати наступний нюанс:

якщо працівник працював на підприємстві менше ніж рік, середня зарплата розраховується на підставі виплат за фактично відпрацьований час, а саме за період від 1 числа місяця прийняття на роботу до 1 числа місяця виплати компенсації. При цьому, як передбачає абзац 3 пункту 2 Порядку 100, якщо прийняття на роботу оформлено не з 1 числа місяця, але це перший робочий день місяця, зазначений місяць  у розрахунковому періоді буде вважатися повним. 

Які виплати включити у розрахунок середньої зарплати для надання компенсації

Для розрахунку середньої зарплати для надання компенсації за невикористані відпустки необхідно враховувати наступні виплати:

• суми нарахованої зарплати (слід враховувати у місяці нарахування, без відрахованих податків чи стягнень, крім винятків згідно пункту 3 Порядку 100);
• премії та заохочувальні виплати (враховуємо в заробіток періоду, що відповідає кількості місяців, за які нараховані такі премії або виплати);
• виплати за час, коли працівник має право на збереження середнього заробітку, наприклад, виконання громадських обов’язків чи відрядження;
• лікарняні.

Виплати, які не входять до розрахунку середньої зарплати для нарахування компенсацій за невикористані відпустки, викладені у пункті 4 Порядку 100.

У 2023 році порядок обчислення середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористану відпустку зазнав змін. Встановлено особливий період для відпусток, набутих до кінця 2023 року: якщо працівник набув права на відпустку до 31 грудня 2023 року, то для розрахунку компенсації беруться виплати, нараховані протягом усього 2023 року, а виплати для компенсації за відпустку після цієї дати, враховуються окремо.

Вам може бути корисно: як виплачувати вихідну допомогу при звільненні працівника?

Як розрахувати дні невикористаної відпустки при звільненні

Міністерство економіки України внесло суттєві зміни до порядку розрахунку компенсації за невикористану відпустку. Згідно з роз’ясненнями відомства, тепер для обчислення компенсації необхідно використовувати два різні періоди: до 31 грудня 2023 року та після цієї дати. Відповідна інформація викладена у листі Мінекономіки від 26.02.2024 р. № 4707-05/14494-09. 

Для точного визначення суми компенсації за невикористану відпустку необхідно провести детальний розрахунок середньої заробітної плати та тривалості відпустки.

Розрахунок середньої заробітної плати:

• для обчислення середньої заробітної плати використовується сумарний заробіток за останні 12 календарних місяців перед наданням відпустки або за фактично відпрацьований період (для працівників зі стажем менше року).
• з розрахункового періоду виключаються всі святкові та неробочі дні, передбачені законодавством.
• середня заробітна плата за день дорівнює сумарному заробітку за розрахунковий період, поділеному на кількість календарних днів у цьому періоді за вирахуванням святкових і неробочих днів. Отриману суму множать на кількість днів відпустки.

Для визначення кількості днів щорічної відпустки, що підлягають компенсації, Мінекономіки у своєму листі пропонує: кількість днів щорічної відпустки з вирахуванням святкових і неробочих днів за рік помножити на кількість календарних днів, відпрацьованих працівником. Отримане значення кількості днів відпустки округляється відповідно до встановлених правил.

Водночас, оскільки компенсація складатиметься з 2 частин: за відпустки, права на які набуті до 31.12.2023 і після 31.12.2023 кількість днів відпустки до 31.12.2023 та після 31.12.2023 до дати звільнення необіхдно обчислювати та округлювати окремо. 

Розглянемо, як працюватиме новий порядок округлення: 

Мінекономіки пропонує порівнювати дробові частини кількості днів відпустки для кожного періоду. Якщо сума дробових частин більша за 0,5, то до кількості днів у відповідному періоді додається 1 день. Якщо сума дробових частин менша за 0,5, то дні округлюються в меншу сторону.

Аби забезпечити точний розрахунок загальної кількості днів відпустки, що підлягають компенсації, пропонується застосувати метод порівняння дробових частин при округленні. Аналізуючи першу, другу або третю цифру після коми, можна визначити, в який бік слід округлити результат, щоб зберегти загальну суму днів відпустки.

Приклади округлення від Мінекономіки:

• Якщо після розрахунків ви отримали, що до 31.12.2023 працівник не використав 7,41 дня відпустки, а після цієї дати – 2,40 дня, а загальна кількість днів становить 10. Дні округлюються наступним чином: до 31.12.2023 – 8 днів, після 31.12.2023 – 2 дні.
• Якщо після розрахунків ми отримуємо, що до кінця 2023 року працівник не використав 7,5 календарних  днів відпустки, а після цієї дати – 2,51 календарних дня, а загальна сума днів становить 10 календарних днів, слід округлити дні за період до 31.12.2023 до 7 календарних днів, а дні за період після 31.12.2023 до 3.

Варто пам’ятати, що листи міністерств мають рекомендаційний характер та не встановлюють норм законодавства. 

Щоби не проводити складні обчислення вручну, скористайтеся готовим рішенням ВідЛік для BAS.