Сроки хранения документов на предприятии

Сроки хранения документов – какие документы и сколько нужно хранить, читайте в этой статье.

Первичные документы: срок хранения

С 28.04.2023 г. вступил в силу Закон Украины «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины об имплементации международного стандарта автоматического обмена информацией о финансовых счетах» № 2970-IX от 20.03.2023 г.  

Согласно обновленной редакции настоящего Закона (№ 02970) налогоплательщики обязаны хранить документы и информацию, связанную с ними, согласно требованиям существующего законодательства, контроль за исполнение которых возложен на контролирующий орган в течение следующих сроков:

• 2555 дней (7 лет) – документы и информация, необходимые для налогового контроля в соответствии со статьями 39 и 39 НКУ.
• 1825 дней (5 лет) — для первичной документации, регистров бухгалтерского учета и финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, составляемым плательщиками налога на прибыль, а также юрлицами-« единщиками», за исключением документов, имеющих более длительный срок хранения согласно пп. 44.3.1 НКУ .

Таким образом, для юрлиц хранение первичной документации увеличилось с 3-х до 5-ти лет.

• 1095 дней (3 года) — для других документов, не отвечающих требованиям пп. 44.3.1 и 44.3.2 НКУ (п. 44.3.3 НКУ) и для документов, связанных с выполнением требований другого (неналогового) законодательства; разрешительных документов (п. 44.3.4 НКУ). 

Какие сроки хранения для разных документов

Ориентировочный перечень документов в соответствии со сроками их хранения :

Сроки хранения документов для ФЛП

10 февраля 2024 вступил в силу приказ Министерства юстиции от 04.01.2024 № 40/5 , которым внесены изменения в Перечень типовых документов в деятельности госорганов и органов местного самоуправления, учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5 .

Теперь, с учетом изменений, сроки хранения документов, указанных в настоящем Перечне применяются Физическими лицами-предпринимателями, если иное не установлено законом (для ФЛП раньше это было добровольным)

Изменились сроки хранения отдельных конкретных документов по финансово-хозяйственной деятельности до 5 лет: 

• Финансовая отчетность с примечаниями к ней – квартальная;
• Отчеты и сведения о поступлении, расходовании, остатках сырья, материалов и готовой продукции;
• Балансы распределения и отгрузки продукции;
• Регистры счетов к оплате;
• Журналы использования электронных контрольно-кассовых аппаратов; контрольные ленты электронных контрольно-кассовых аппаратов;
• Документы документальных ревизий, проверок и аудита финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работы, в т. ч. проверок кассы, правильности взимания налогов и т.п.;
• Документы (требования, накладные, накопительные сведения) о продукции, поступившей для обработки;
• Договоры о полной материальной ответственности;
• Договоры, соглашения о праве пользования жилой площадью в домах, принадлежащих организации;
• Договоры хранения (складского хранения), энергоснабжения, коммунального обслуживания организации, об охранной деятельности;
• Документы (договоры, соглашения, акты) о приемке и сдаче зданий, помещений в аренду;
• Договоры с экспертами на проведение экспертизы предпроектной и проектной деятельности, подряды (контракты) на выполнение ремонтных работ;
• Договоры на очистку коммунальных и других сточных вод;

Для первичных документов и приложений к ним, фиксирующих факт выполнения хозяйственных операций и послуживших основанием для записей в регистрах бухучета и налоговых документах (кассовые, банковские документы, ордера, сообщения банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книг, наряды на работу, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету ТМЦ, счета-фактуры, авансовые отчеты и т.п. срок хранения также составляет 5 лет.

Первичные документы и отчетность ФЛП — 3 года

Ликвидационные, передаточные, разделительные балансы имеют срок хранения до ликвидации организации, аналитические документы (таблицы, доклады, докладные записки и т.п.) до годовых отчетов и балансов 10 лет (если в организации создаются документы НАФ – постоянно) 

В то же время для некоторых документов установлена ​​оговорка:

• документы, связанные с предметом налоговой проверки, инспекции (ревизии) и/или административным или судебным обжалованием принятого по ее (его) результатам решения сохраняются в течение одного года после окончания предусмотренного законом срока для судебного обжалования такого решения
• документы, относительно которых истек минимальный срок хранения, касающиеся отчетных периодов, за которые больше не может проводиться налоговая проверка, инспектирование (ревизия), подлежат уничтожению (кроме тех, которые могут быть использованы для документального обеспечения процесса возмещения материального ущерба, причиненного вследствие вооруженной агрессии русской федерации и временной оккупации);

Для получения более подробной консультации советуем обратиться в ГНС, в случае возникновения дополнительных вопросов.

Все о хранении первички на предприятии

Вам могут быть полезны другие наши материалы о сроках хранения первичных документов:

• Потеря первичных документов во время войны — какие действия налогоплательщика
• Изменения в хранении первичных документов для ФЛП 2024
• Что нужно знать об уничтожении первички