Усе, що потрібно знати бухгалтеру про знищення первинки

Актуальні строки зберігання за ПКУ і Переліком 578, експертиза цінності, знищення первинних документів.

Оновлені строки зберігання первинних документів

Закон України від 20.03.2023 № 2970-ІХ подовжив строки для зберігання первинних документів. Оновлений пункт 44.3 Податкового кодексу України встановлює такі терміни для зберігання первинних документів та відомостей, визначених пунктом 44.1 ПКУ а також документів, що стосуються виконання вимог податкового законодавства:

• 2555 днів (7 років) — новий термін зберігання документів та інформації, що необхідні для податкового контролю, згідно з положеннями статей 39 та  39-2 Податкового Кодексу України;
• 1825 днів (5 років) складатиме оновлений термін зберігання для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними пунктами 133.1, 133.2 та 133.4 ПКУ, а також юридичними особами-спрощенцями, крім документів, до яких застосовується довший термін зберігання відповідно до підпункту 44.3.1 44 Податкового Кодексу;
• строк зберігання 1095 днів (3 роки) — передбачений для інших документів, щодо яких не застосовуються положення підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 Податкового Кодексу України;
• термін зберігання у 1095 днів (3 роки) встановлений для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи;

Ці строки починаються:

1. з дати подання податкової чи іншої звітності, для якої використовуються такі документи чи відомості;
2. у випадку неподання строк зберігання розраховується на основі граничного терміну подання такої звітності відповідно до ПКУ;
3. з дня здійснення відповідної господарської операції починається відлік строку для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи;
4. з дня завершення строку дії розраховується строк зберігання для відповідних дозвільних документів.

У випадку ліквідації платника податків документи, передбачені пунктом 44.1 ПКУ, передаються до архіву за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів до дати ліквідації (2555 днів для документів та відомостей, що потрібні для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 та 39-2).

Про первинні документи та вимоги до їх оформлення читайте тут.

Терміни зберігання електронних документів на електронних носіях інформації не менші за терміни, що затверджені для зберігання паперових первинних документів.

Як діяти у випадку знищення первинки через бойові дії та неможливості її відновлення впродовж 3 місяців, читайте тут.

Зупинка перебігу строків зберігання первинки

Зверніть увагу: на час карантину, тобто 12.03.2020-01.07.2023 тривала зупинка перебігу строків, визначених податковим законодавством та іншим законодавством, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, відповідно до пункту ПКУ 69.9. Також було внесено положення щодо зупинки перебігу податкових строків під час воєнного стану. Наразі ж варто пам’ятати, що цей пункт ПКУ оновлено законом №3219. Докладно про положення, внесені цим Законом, читайте за посиланням.

Серед іншого, Закон 3219 відновлює перебіг строків, раніше призупинених на період воєнного стану, починаючи з 01.08.2023. Відповідно, рахувати строки зберігання первинних документів необхідно, враховуючи час зупинки перебігу строків:

• додати тривалість зупинки перебігу строків для документів, створених до карантину/воєнного стану;
• відраховувати строк зберігання з 1 серпня 2023 для документів, створених під час карантину/воєнного стану до відновлення перебігу строків.

Окрім ПКУ, зберігання первинки також визначає Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений  Наказом Міністерства юстиції від 12.04.2012 № 578/5. Зазначений перелік використовується усіма організаціями, а також ФОП при визначенні строків зберігання документів.

Строки, визначені у Переліку №578, є мінімальними, їх не можна скорочувати (пункт 1.7 Переліку №578). Залежно від специфіки підприємства, ці строки можуть бути додатково подовжені. Відлік строків зберігання документів відповідно до Переліку №578 слід починати з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством.

Враховуючи положення Переліку №578, а також підпункти 44.3 і 44.4 Податкового Кодексу, при розрахунку кінцевого строку зберігання документа можливий конфлікт між вимогами нормативних актів. Проте, на нашу думку,  для уникнення суперечок з податківцями варто враховувати пункт 1.7 Переліку №578 (строки збереження документів, згідно цього переліку є мінімальними, їх не можна скорочувати), та при розрахунку спиратися на довший строк зберігання.

Нюанс: при визначенні строків зберігання документів слід знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ на архівне зберігання або для знищення лише за заголовками в номенклатурі справ, описах або на обкладинках справ не допускається. Це визначено пунктом 2.14 Переліку 578.

Експертиза документів перед знищенням: кому це потрібно

Експертиза проводиться для визначення необхідності внесення відповідних документів до Національного архівного фонду.

Відповідно до пункту 2.13 Переліку 578, заборонено знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності.  Проведення експертизи цінності документів регламентується постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2077 №1004. Цією Постановою визначено порядок створення та діяльності комісій для проведення експертизи цінності документів. Чинне законодавство не передбачає обов’язку ФОП щодо створення комісій.

Створення та діяльність експертних комісій регламентується Типовим положенням про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації №1227. Ознайомитися з ним можна за посиланням.

Знищення первинних документів

Для того, щоби знати, чи можна знищувати первинні документи, слід перевірити наступні пункти:

• чи закінчився строк зберігання таких первинних документів відповідно до ПКУ та  Переліку №578. Ознайомитися з термінами зберігання відповідно до Переліку №578 можна за посиланням.
• за період, до якого відносяться відповідні документи, проведена податкова перевірка. Слід звернути увагу, що строки давності для проведення різних видів податкових перевірок також були зупинені під час карантину та воєнного стану, і це слід враховувати при зберігання первинних документів;
• відповідні документи не стосуються предмету перевірки, проведення процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення  або судового розгляду (пункт 44.4 Податкового Кодексу).

Отже, строк зберігання документів сплив і за ПКУ і за Переліком 578, за відповідний період проведена податкова перевірка або закінчився строк давності для проведення податкових перевірок з урахуванням зупинки перебігу податкових строків, і документ не є предметом перевірки, адміноскарження чи судового розгляду. Як знищити документ та оформити відповідний акт?

Порядок оформлення акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, визначено у главі 3 розділу VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях. Ознайомитися з порядком можна за посиланням.

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мінʼюсту від 18.06.2015 № 1000/5. 

У випадку внесення до акта первинної фінансової та бухгалтерської документації установа додає до нього довідку про проведення перевірки контролюючими органами або ревізії чи державного фінансового аудиту з питань дотримання податкового, митного та іншого законодавства (крім державного фінансового аудиту окремих господарських операцій) органами державного фінансового контролю. Погоджені акти затверджує керівник установи, після чого установа може знищити документи.

Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення. Це передбачено пунктами 5, 6, 7 Правил №1000. У випадку незначних обсягів паперових документів, які підлягають знищенню, їх можна спалити, про що робиться позначка в акті на вилучення для знищення документів. Перевагою цього способу є відсутність потреби відображення в бухобліку.

Інші актуальні новини для вас

Вам можуть бути цікавими такі статті за останній час:

• Податківці нагадали про відновлення перебігу строків для формування податкового кредиту з 1 серпня у зв’язку з набранням чинності Законом №3219.
• Спеціальний режим оподаткування без реєстрації ФОП
• Законні підстави для відмови у працевлаштуванні
• Запобігання виробничим ризикам — проект закону
• Інформаційна взаємодія Міноборони та ДПС — подробиці
• Чи відновлять планові перевірки в повному обсязі з 1 листопада? Прийнято законопроєкт