Розрахунок відпускних і лікарняних: розраховуємо і нараховуємо правильно

Поділитись

Кожен громадянин, який знаходиться у трудових відносинах з підприємством будь-якої форми власності і виду діяльності, має право на відпустку. Це гарантовано Конституцією України і Законом про відпустки Аналогічне право є і у зайнятих іноземців та осіб без громадянства

За цей період працівник отримує оплату, рівну його середньому заробітку – відпускні. Законодавчо відпускні замінюють зарплату працівника, що не отримується їм під час відпочинку. Це визначено ст. 74 КЗоТ. Компенсація за невикористаний відпочинок виплачується по такому ж принципу.

Право на відпочинок і відпускні поширюється на працюючих за сумісництвом або в режимі неповного робочого дня. Претендувати на відпустку не можуть працівники, оформлені цивільно-правовим договором, адже їх стосунки з працедавцем регулюються не трудовим законодавством, а Цивільним кодексом.

Відпустка повної тривалості і відпускні надаються працівникові раз на рік. Перша відпустка після працевлаштування допустима через півроку безперервної роботи на підприємстві. За узгодженням з роботодавцем вона надається і раніше, але кількість днів відпочинку має бути пропорційно відпрацьованому періоду.

Тривалість відпустки

КЗоТ гарантує працівникові щорічно не менше ніж 24 календарних дні відпочинку. Розраховується він календарно, включно із вихідними днями, але за виключенням святкових та неробочих, а також днів тимчасової непрацездатності. Якщо на відпускний період доводяться державні свята, то час відпочинку подовжується на цю кількість днів.

Законодавчо визначений граничний термін тривалості для щорічного відпускного періоду. Основний і додатковий відпочинок не можуть перевищувати 59 днів у році, а для працівників на підземних гірських роботах, граничний термін складає 69 календарних днів.

Види відпусток визначені статтею 4 Закони про відпустки:

  1. Щорічні відпустки:
    1. Чергова основна.
    2. Додаткова – за працю в шкідливих і важких умовах (ст. 7).
    3. Додаткова – за особливий характер праці (ст. 8).
    4. Інші додаткові відпустки, передбачені колективним або трудовим договором.
  2. Учбова відпустка.
  3. Відпустка з творчих причин.
  4. Для підготовки до спортивних змагань та участі в них на українському і міжнародному рівні.
  5. Соціальні:
    1. Відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами (ст. 17).
    2. По догляду за дитиною до 3-х років (ст. 18).
    3. “На дітей” робітниці – матері 2-х і більше дітей до 15 років (ст. 73 КЗоТ).
    4. У зв’язку з усиновленням дитини (ст. 18-1).
    5. Працівнику, який має дитину-інваліда (ст. 19).
    6. Без збереження зарплати (без сплати відпускних) (ст. 25 і 26).

Терміни розрахунку і виплати відпускних

Трудове законодавство, як правило, на стороні працівника. Відпускні повинні виплачуватися заздалегідь – за 3 дні до настання відпочинку (календарних дні). Якщо граничний третій день – субота або неділя, то оплачуємо в п’ятницю. Інакше до відповідальних посадових осіб інспекторами по праці може бути застосований штраф.

Якщо працівнику треба піти в чергову відпустку терміново (за сімейними обставинами, по здоров’ю і т. д.), то законом допускається сплата відпускних в терміни, обумовлені в індивідуальному порядку між ним і роботодавцем.

Як тільки оформляється наказ про надання відпустки, бухгалтер повинен розрахувати відпускні.

Правила оформлення відпусток

Будь-який відпускний період має бути правильно оформлений і відображений у бухгалтерському і кадровому документообігу підприємства.

Для того, щоб врахувати інтереси усіх працівників і не зашкодити виробничім процесам компанії, заздалегідь складіть графік відпусток. Графік обов’язковий для колективів від трьох працівників. Він оформляється в довільному порядку. Чітких термінів, встановлених законодавством для цього немає.

ВАЖЛИВО: Складений графік вимагається завірити керівництвом підприємства (представником власника), а також представниками виборного органу профспілкової організації (іншим органом уповноваженим вирішувати питання колективу).

Працівники мають бути ознайомлені з графіком, а сам він – розміщений для перегляду на інформаційному стенді.

Про майбутній відпускний період працівника необхідно повідомити не пізніше, ніж за 2 тижні. Оформити повідомлення можна у будь-якому вигляді, чітких вимог немає. В якості альтернативи допустимо вважати оповіщеним такого працівника, який підписався під наказом.

Наказ про надання відпустки містить відомості:

  • зазначення виду відпустки;
  • тривалість відпускного періоду (для щорічних основних);
  • зазначення року, за який надається відпустка.

Наказ можна складати відразу на кількох людей. Можна також визначити працівника, який тимчасово виконує обов’язки відсутнього.

Відображення відпусток в табелі обліку робочого часу

Необхідно внести відмітку в типову форму реєстрації робочого часу працівників (табель № П- 5).
Якщо це щорічний основний відпускний період – проставте код “В” або “08”; якщо додатковий – проставте код “Д” або “09”.
Як показує практика, працівник не завжди погоджується з часом, коли йому по графіку запланований відпускний період. Він має право написати заяву з зазначенням вибраних ним термінів відпустки і подати на розгляд керівництву.

Категорії працівників, які мають право на перенесення відпускного періоду:

  • з тимчасовою непрацездатністю по хворобі, підтвердженою медичним документом;
  • виконуючи обов’язки в інтересах суспільства або держави, і звільнені на цей час від роботи зі збереженням зарплати;
  • особи, у яких настав термін відпустки по вагітності і пологам;
  • особи, у яких чергова відпустка співпала з відпускним періодом, який надається на навчання;
  • особи, визначені у ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки.

Фонд відпускних

Для платежів по основних і додаткових відпустках створюється резерв сплати відпускних. Як описано в Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 30.11.1999 відпускні повинні нараховуватися на субрахунок 471 “Забезпечення виплат відпусток“. З фонду зарплати сюди щомісячно відраховуються гроші.

Розрахунок і виплата відпускних

Щорічні основні і додаткові відпустки підлягають оплаті (отриманню відпускних) пропорційно від середньої зарплати. Вона розраховується на основі календарної кількості днів відпускного періоду виключно із святковими днями і лікарнянимі. У роботі керуємося Порядком нарахуваннясередньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 г.

Розрахунковий період для розрахунку середньої зарплати – 12 місяців роботи перед відпусткою. Приклад: Відпустка з 03.06.2021. Період розрахунку середньої зарплати для нарахування відпускних – з 01.06.2020 по 31.05.2021.

Щоб розрахувати відпускні для працівника, прийнятого менш, ніж рік тому, за розрахунковий період беруть період з 1-го числа місяця, якій іде за місяцем працевлаштуванням до 1-го числа місяця, в якому працівник відпочиває. Так само, як і відпускні, повинна нараховуватися і компенсація за невикористані дні відпочинку. Розраховуйте відпускні правильно, натисканням однієї кнопки із модулем ВідЛік для BAS Бухгалтерія

Формула розрахунку відпускних:

Середня зарплата за 1 день = Загальний заробіток за розрахунковий період (12 міс.): кількість календарних днів розрахункового періоду (окрім всеукраїнських вихідних і святкових днів).

Розмір відпускних = Середня зарплата за 1 день*Тривалість відпустки (календарна).

Виплати, що включаються в розрахунок середнього заробітку для нарахування відпускних:

  • зарплата;
  • надбавки і доплати за роботу понаднормово;
  • за сумісництво;
  • за досягнення в праці;
  • за виконання понад нормованих об’ємів робіт;
  • за складні умови і інтенсивність праці;
  • за вислугу років;
  • за керівництво підрозділом;
  • преміальні за економію палива;
  • за економію електро або теплової енергії;
  • річні доплати за вислугу років.

Особливості формування загального заробітку за розрахунковий період

Премії, отримані за певний часовий період (квартальні, за півріччя, місяць і так далі) підсумовуються до доходу місяця, коли вони проходили по відомостях на зарплату.

Разові річні премії зараховуються додаванням до щомісячної зарплати розрахункового періоду відповідно (1/12 щомісячно). Причому до розгляду береться премія попереднього календарного року (п. 3 Порядку № 100).

Якщо річна премія нараховувалася і виплачувалася в поточному році за поточний рік, то така виплата не зараховується в середній заробіток (лист Мінпраці від 24.06.2008 р. № 411/13/84-08 ).

Попередні відпускні, виплати за роботу, яка виконується в інтересах суспільства або держави із звільненням від основних обов’язків, відрядні, допомога по тимчасовій непрацездатності, підлягають підсумовуванню для обчислення середнього заробітку.

Виплати, які отримував працівник, включаються в розрахунок без утримань податків і аліментів.

Особливості нарахування відпускних в 2021 році

Постановою КМУ від 09.12.2020 р. № 1213 порядок формування середньої зарплати змінився. Це важливо враховувати, виводячи суми відпускних в поточному році.

  • Скасовано внесення коригувань в суму середнього заробітку для відпускних унаслідок збільшення посадового окладу працівника. Раніше ці зміни відстежувалися, і відображалися в сумарному заробітку за відповідний місяць. Бухгалтеру рахувати відпускні стало легше, але для працівника розмір відпускних зменшився.
  • Нововведення прирівняли ФОП в розрахунку середньої зарплати, а отже, і відпускних до інших наймачів. Методика нарахування відпускних згідно з Порядком №100 стала обов’язкова і для них.
  • Порядок № 100 став основою оплати усіх видів відпускних.
  • Якщо відсутній річний розрахунковий період, середня зарплата працівника для сплати відпускних буде дорівнюваною до посадового окладу, але в розмірі не менше мінімальної зарплати.

Розрахунок лікарняних

Кожен працівник – є платником страхових внесків. Навіть якщо це – ФОП, який платить ЄСВ за себе. А значить працівник має право на виплати з тимчасової непрацездатності.

Методика розрахунку середнього показника по зарплаті для лікарняних схожа на відпускні і визначена порядком №1266 Постановою КМУ від 09.12.2020 р. No 1213.

Страхові випадки

Перелік причин, які потрапляють під визначення страхового випадку, визначений Законом України “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування” від 23.09.1999 р. No 1105 – XIV.
До них відносяться:

  • захворювання і травми, отримані на виробництві;
  • догляд за хворою дитиною або членом сім’ї;
  • догляд за дитиною до 3 років або неповнолітньою дитиною-інвалідом, якщо захворіла мати або особа, яка доглядає за дитиною;
  • карантин;
  • тимчасовий переклад працівника на легшу роботу з меншим заробітком;
  • протезування в умовах стаціонару;
  • реабілітація після хвороб і травм.

Оплата лікарняного листа походить з двох джерел:

  • за рахунок роботодавця (перші 5 днів);
  • із грошей Фонду соцстраху (6-й і подальші дні).

Порядок розрахунку виплат по лікарняному листу

Бухгалтеру знадобиться декілька параметрів для виведення суми матеріальної допомоги по лікарняних: страховий стаж, стаж роботи на підприємстві (з його допомогою визначається розрахунковий період), розмір середньої зарплати працівника.

Відсоток компенсаційної виплати від зарплати по лікарняному:

  • Три роки та менш страхового стажу – 50% середньої зарплати;
  • Більше трьох років – п’ять років страхового стажу – 60 % середньої зарплати;
  • Від п’яти до восьми років страхового стажу – 70 % середньої зарплати;
  • Більше восьми років – 100 % середньої зарплати.

Формула розрахунку лікарняних

За розрахунковий період для обчислення середньої зарплати береться стаж роботи на підприємстві.

Середня заробітна плата в день = Стаж роботи на підприємстві: отримана за цей період зарплата.

Розмір виплат по лікарняному = Среднедненная зарплата* тривалість (кількість днів) * т середньої зарплати (впливає страховий стаж). Розраховуйте лікарняні правильно з модулем ВідЛік для BAS Бухгалтерія

Розрахунковий період для нарахування лікарняних

Аналогічно з формуванням середньої зарплати для відпускних, для листа непрацездатності знадобиться зарплата за повний рік. Це річний період з 1-го по 1-е число місяця, передування лікарняному.

Якщо працівник відпрацював на підприємстві менше, то знадобиться період з 1-го числа першого місяця по 1-е число місяця, передування лікарняному.

Якщо працівник в трудових стосунках з підприємством менше місяця, враховується кількість відпрацьованих днів.

Оформлення в табелі обліку робочого часу лікарняних листів

Не забувайте реєструвати тимчасову непрацездатність працівника. Відповідна відмітка проставляється в табелі обліку робочого часу:

  • Внесіть в типову форму (№ П- 5) поєднання букв “ТН” або цифр “02” якщо лікарняний, підтверджений листом непрацездатності, підлягає оплаті.
  • Внесіть в типову форму (№ П- 5) буквений код “НН” або цифровий “27” якщо тимчасова непрацездатність працівника не підлягає оплаті, але передбачена законодавством. Її підтверджують довідкою з лікувальної установи.

Буває, що страховий випадок настає під час службового відрядження. Оформляємо його як лікарняний, а не відрядження, ставимо в табелі код “ТН” або “02”.

Електронні лікарняні

З 1.10.2021 листків тимчасової непрацездатності формуються і зберігаються в електронному вигляді, а з 1.06.2021 по 1.09.2021 діяв перехідний період, коли були актуальні і паперові, і цифрові форми підтверджувальних документів. Детальніше про процедуру створення і оплати е-листів непрацездатності дивитеся тут і тут
ВАЖЛИВО: електронний лист непрацездатності надає усі ті ж права і матеріальні гарантії, що паперовий.

Фонд соцстраху приймає заяви-розрахунки по кожному виду листів непрацездатності окремо. У електронних листах непрацездатності немає серії, зате є унікальний реєстраційний номер.

Алгоритм нарахування і виплати по е-лікарняним:

  • Формування е-лікарняного формує лікар і підписує особистим кваліфікованим підписом. Повідомлення про відкриття застрахованого працівника відбувається по смс.
  • Відправка лікарняного в єдиний Реєстр ПФ – є причиною для грошових відрахувань. У реєстрі наявність листа перевіряється по реєстраційному номеру. Застрахованій особі приходить повторне смс.
  • Повідомлення працівником кадрової служби свого підприємства про готовність такого документу в Єдиному реєстрі. Того ж дня, коли е-лікарняний створений, його може бачити  роботодавець на сайті електронних послуг ПФУ.
  • Етап закриття е-лікарняного роботодавець відстежує сам. Закривається лікарняний без особистої участі працівника, в цифровому вигляді.
  • У подальші 10 днів рішенням комісії підприємства по соцстрахуванню призначається матеріальне забезпечення лікарняного листа.
  • Розрахунок суми і подання заявки-розрахунку у ФСС в п’ятиденний термін бухгалтерією роботодавця.
  • Оплата.

ВАЖЛИВО: Відомості про захворювання (діагноз) в лікарняному не відображається. Кадрова служба бачить тільки відомості для виплат: час хвороби і ім’я лікаря, який виписав укладення.

Помилки в оформленні лікарняних листів

Лист непрацездатності – звітний документ, він заповнюється строго за правилами. Видається документ в одній лікувальній установі, якщо не було доліковування в інших лікарнях.

Видає лист непрацездатності лікар по адресі проживання (за місцем звернення – якщо непрацездатність настала в іншому місті) за узгодженням з головним лікарем установи.

Положення про експертизу тимчасової непрацездатності вимагає, щоб лікарняний лист, якщо хвороба триває більше 10 днів, продовжувався із залученням завідувача відділенням. Продовження терміну непрацездатності понад 30 днів пов’язане з рішенням лікарської комісії і вимагає лікарського огляду

Найшвидший і правильніший розрахунок лікарняних і відпускних – в модулі ВідЛік для BAS Бухгалтерія

ВАЖЛИВО: У графі “Причина непрацездатності” не можна виправляти “професійне і його наслідки – 2” і “нещасний випадок на виробництві і його наслідки – 4”.

Якщо при заповненні документу допущені помилки, то неправильний текст виправляється і завіряється печаткою лікувальної установи, підписом лікаря. Поруч ставиться напис: “Виправленому вірити”. Виправляти неправильний текст перекреслюється однією рисою, щоб його можна було прочитати. Допустимо вносити до двох виправлень в одному листі непрацездатності.

Слідкуй за нами
Поділитись
Коментарі

Коментарів поки що немає...

Корисні статті