Все что нужно знать бухгалтеру об уничтожении первички

Актуальные сроки хранения по НКУ и Перечню 578, экспертиза ценности, уничтожение первичных документов.

Обновлены сроки хранения первичных документов

Закон Украины от 20.03.2023 № 2970-ІХ продлил сроки хранения первичных документов. Обновленный пункт 44.3 Налогового кодекса Украины устанавливает следующие сроки для хранения первичных документов и сведений, определенных пунктом 44.1 НКУ, а также документов, касающихся выполнения требований налогового законодательства:

• 2555 дней (7 лет) — новый срок хранения документов и информации, необходимых для налогового контроля, согласно положениям статей 39 и 39-2 Налогового Кодекса Украины;
• 1825 дней (5 лет) будет составлять обновленный срок хранения для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, составляемым лицами, определенными пунктами 133.1, 133.2 и 133.4 НКУ, а также юридическими лицами-упрощенцами, кроме документов, к которым применяется более длительный срок хранения в соответствии с подпунктом 44.3.1 44 Налогового Кодекса;
• срок хранения 1095 дней (3 года) — предусмотрен для других документов, по которым не применяются положения подпунктов 44.3.1 и 44.3.2 Налогового Кодекса Украины;
• срок хранения в 1095 дней (3 года) установленный для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, включая разрешительные документы;

Эти сроки начинаются:

1. с даты представления налоговой или иной отчетности, для которой используются такие документы или сведения;
2. в случае неподачи срока хранения рассчитывается на основе предельного срока представления такой отчетности в соответствии с НКУ;
3. со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции начинается отсчет срока для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы;
4. со дня истечения срока действия рассчитывается срок хранения для соответствующих разрешительных документов.

В случае ликвидации налогоплательщика документы, предусмотренные пунктом 44.1 НКУ, передаются в архив за период деятельности налогоплательщика не менее 1825 дней до даты ликвидации (2555 дней для документов и сведений, необходимых для осуществления налогового контроля в соответствии со статьями 39 и 39-2 ).

О первоначальных документах и ​​требованиях к их оформлению читайте здесь.

Сроки хранения электронных документов на электронных носителях информации не меньше сроков, утвержденных для хранения бумажных первичных документов.

Как действовать в случае уничтожения первички из-за боевых действий и невозможности ее восстановления в течение 3 месяцев читайте здесь.

Остановка течения сроков хранения первички

Обратите внимание: на время карантина, то есть 12.03.2020-01.07.2023, продолжалась остановка течения сроков, определенных налоговым законодательством и другим законодательством, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, согласно пункту НКУ 69.9. Также было внесено положение об остановке прохождения налоговых сроков во время военного положения. Пока же следует помнить, что этот пункт НКУ обновлен законом №3219. Подробно о положениях, внесенных настоящим Законом, читайте по ссылке.

Среди прочего, Закон 3219 возобновляет течение сроков, ранее приостановленных на период военного положения, начиная с 01.08.2023. Соответственно считать сроки хранения первичных документов необходимо, учитывая время остановки течения сроков:

• добавить продолжительность остановки прохождения сроков для документов, созданных в карантин/военное положение;
• отсчитывать срок хранения с 1 августа 2023 г. для документов, созданных во время карантина/военного положения до восстановления течения сроков.

Кроме НКУ хранение первички также определяет Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный Приказом Министерства юстиции от 12.04.2012 № 578/5. Указанный список используется всеми организациями, а также ФЛП при определении сроков хранения документов.

Сроки, определенные в Перечне №578, минимальны, их нельзя сокращать (пункт 1.7 Перечня №578). В зависимости от специфики предприятия эти сроки могут быть дополнительно продлены. Отсчет сроков хранения документов в соответствии с Перечнем №578 следует начинать с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством.

Учитывая положения Перечня №578, а также подпункты 44.3 и 44.4 Налогового Кодекса, при расчете окончательного срока хранения документа возможен конфликт между требованиями нормативных актов. Однако, по нашему мнению, во избежание споров с налоговиками следует учитывать пункт 1.7 Перечня №578 (сроки хранения документов, согласно этому перечню минимальны, их нельзя сокращать), и при расчете опираться на более длительный срок хранения .

Нюанс: при определении сроков хранения документов следует найти соответствующую статью в Перечне и провести полистный пересмотр дел. Отбор дел на архивное хранение или уничтожение только по заголовкам в номенклатуре дел, описаниях или на обложках дел не допускается. Это определено пунктом 2.14 Перечня 578.

Экспертиза документов перед уничтожением: кому это нужно

Экспертиза проводится для определения необходимости внесения соответствующих документов в Национальный архивный фонд.

В соответствии с пунктом 2.13 Перечня 578 запрещено уничтожать документы без предварительного проведения экспертизы их ценности. Проведение экспертизы ценности документов регламентируется постановлением Кабинета Министров Украины от 08.08.2077 г. №1004. Этим Постановлением определен порядок создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов. Действующее законодательство не предусматривает обязанности ФЛП по созданию комиссий.

Создание и деятельность экспертных комиссий регламентируется Типовым положением об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации №1227. Ознакомиться с ним можно по ссылке.

Уничтожение первичных документов

Для того чтобы знать, можно ли уничтожать первичные документы, следует проверить следующие пункты:

• истек ли срок хранения таких первичных документов в соответствии с НКУ и Перечнем №578. Ознакомиться со сроками хранения согласно Перечню №578 можно по ссылке.
• за период, к которому относятся соответствующие документы, произведена налоговая проверка. Следует обратить внимание на то, что сроки давности для проведения различных видов налоговых проверок также были остановлены во время карантина и военного положения, и это следует учитывать при хранении первичных документов;
• соответствующие документы не касаются предмета проверки, проведения процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства (пункт 44.4 Налогового Кодекса).

Следовательно, срок хранения документов истек и по НКУ и по Перечню 578, за соответствующий период проведена налоговая проверка или истек срок давности для проведения налоговых проверок с учетом остановки хода налоговых сроков, и документ не является предметом проверки, админожалования или судебного разбирательства. Как уничтожить документ и оформить соответствующий акт?

Порядок оформления акта об изъятии для уничтожения документов не внесенных в Национальный архивный фонд определен в главе 3 раздела VI Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Ознакомиться с порядком можно по ссылке.

Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5. 

В случае внесения в акт первичной финансовой и бухгалтерской документации учреждение добавляет к нему справку о проведении проверки контролирующими органами или ревизии или государственного финансового аудита по соблюдению налогового, таможенного и другого законодательства (кроме государственного финансового аудита отдельных хозяйственных операций) органами государственного финансового контроля. Согласованные акты утверждается руководителем учреждения, после чего учреждение может уничтожить документы.

Дела, отобранные для уничтожения, передаются организациям по заготовке вторичного сырья по накладным, в которых указывается вес переданной макулатуры. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах об изъятии документов по уничтожению. Это предусмотрено пунктами 5, 6, 7 Правил №1000. В случае незначительных объемов подлежащих уничтожению бумажных документов их можно сжечь, о чем делается отметка в акте на изъятие для уничтожения документов. Преимуществом этого способа является отсутствие необходимости отображения в бухучете.

Другие актуальные новости для вас

Вам могут быть интересны следующие статьи за последнее время:

• Налоговики напомнили о возобновлении прохождения сроков для формирования налогового кредита с 1 августа в связи со вступлением в силу Закона №3219.
• Специальный режим налогообложения без регистрации ФЛП
• Законные основания для отказа в трудоустройстве
• Предотвращение производственных рисков — проект закона
• Информационное взаимодействие Минобороны и ДПС — подробности
• Возобновят ли плановые проверки в полном объеме с 1 ноября? Принят законопроект