Що таке первинні документи. Роль в обліку та вимоги до оформлення
На веденні первинної документації базується бухоблік. В цій статті розглянемо роль первинних документів, обов’язкові реквізити і правила заповнення, а також терміни зберігання первинних документів.
Поняття первинного документа
Статус первинних документів регламентований Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р., а також «Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затвердженому наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. Згідно з ними первинний документ – це такий документ, який містить дані про господарську операцію. Це можуть бути договори, накладні, товарні чеки, акти виконаних робіт, бухгалтерські довідки, рахунки тощо. Раніше, до 2017 року, вважалося, що це такий документ, який підтверджує факт госпоперацій. Тепер факт фіксації операції з визначення прибрали.
Документ первинної документації може бути електронним або паперовим, головне, щоб він містив інформацію про господарську операцію включно із розпорядженням власника на її здійснення. Первинні дані є базою для бухобліку господарських операцій. Всі операції повинні суцільно і безперервно документуватися. Записи в регістрах обліку створюються лише на підставі первинних документів, оформлених відповідним чином.
Відомості з первинних документів потрібні не лише для ведення бухобліку, податкового обліку, але і для статистичної звітності, управлінського обліку, участі у судових позовах.
Основні види первинних документів:
- рахунок-фактура (інвойс) – відображає у бухобліку операції з постачання товарів без створення актів прийому-передачі і якщо наявна оплата підтверджена документом;
- видаткова накладна – документ, який відображає операцію з отримання або передачі продукції або послуг;
- акт приймання виконаних робіт – документ, який фіксує факт завершення робіт або послуг та отримання їх замовником із зазначенням їх рівня якості і кількості;
- бухгалтерська довідка – документ, який підтверджує операції отримані розрахунковим шляхом. Складання такої довідки дозволяє коригувати записи в облікових реєстрах пов’язаних з усуненням помилок в бухобліку;
- касові ордери – документ який фіксує надходження та видачу грошей до каси;
- товарно-транспортна накладна – документ, що підтверджує операції з перевезення товарів від постачальника до замовника.
Первинні документи в податковому обліку
Податковий кодекс містить вимогу щодо заборони формування звітності платника з податків, митних декларацій на підставі інформації, яка не відображена у первинних документах. Крім цього облік ПДВ із 01.01.2015 напряму пов’язаний з бухобліком, тобто з первинними документами.
Якщо платник податків не зберігає належним чином первинні дані, протягом строків, прописаних у ПКУ, до нього застосовуються штрафи: вперше – 510 грн, за ще одне порушення протягом року — 1020 грн.
Первинний документ у судовій практиці
Первинні накладні, рахунки, договори тощо чинні для вирішення судових справ лише якщо господарська операція була. Якщо операції не було, але наявні первинні документи вони юридичних наслідків не створюють. Це означає що їх не можна відображати в обліку.
Раніше діяла норма: є первинні документи — був факт госпоперації, доказувати її не вимагалося. У разі сумнівів особи яки контролюють підприємство мали сами довести, що операції не було з наведенням фактичних доказів, а не припущень.
Наразі, практика судочинства у площині вирішення податкових спорів виходить із презумпції доброчесності платників. А правило «є первинка — був факт госпоперації» не працює. Доказами протилежного має займатися податкова. Фактично нині реальність операції доводить платник податків у разі суперечки з контролерами в суді.
Обов’язкові вимоги до оформлення первинних документів
Дата створення документа. Закон про бухоблік вимагає дотримуватися правила відображення госпоперацій в облікових регістрах у тому звітному періоді, коли вони відбувалися. Але жорстких вимог щодо складання первинних документів тепер не існує. Тому оформлювати документ первинної документації повинні під час здійснення операції або відразу після її закінчення.
У випадку із продажем товарів або послуг за готівку дозволяється оформлення первинних документів не рідше раз на день спираючись на дані чеків і РРО.
У разі поставки послуг датою появи зобов’язань з ПДВ та створення ПН по операції є дата створення первинки, де відображена інформація про постачання послуг. Отже, під час операцій з постачання послуг, оформлених електронною первинкою, датою виникнення зобов’язання з ПДВ та створення ПН вважається дата складання первинки по цей господарської операції, незалежно від дати накладення е-пидпису.
Реквізити первинних документів. У “Законі про бухоблік” прописані вимоги до реквізитів. Вони повинні містити:
- назву документа;
- дату складання документа;
- назву господиниці від імені якої складено документ;
- опис операції (зміст і обсяг, одиницю виміру госпоперації);
- вказання посадових осіб, відповідальних за операцію та коректність її оформлення у документі;
- ідентифікаційні дані особи, яка брала участь у операції, відображеної в документі (підпис або інші дані).
За умови наявності цих даних документ вважається чинним. Але враховуючи специфіку діяльності бізнесу документ може мати додаткові реквізити:
- код підприємства зазначений у Державному реєстрі;
- номер документа;
- підстава для проведення госпоперації;
- дані про особу-одержувача.
Бланки форм первинки. Є типові форми оформлення первинних документів, затверджені владою. Але кожна компанія вправі скласти свої власні шаблони. Проте там повинні бути відображені всі необхідні по закону дані про документ.
Заповнювати первинні документи можна вручну темним кольором пастою кулькових ручок, або за допомогою електронних засобів (на комп’ютері). При цьому вільні рядки документа повинні бути перекреслені, щоб унеможливити виправлення у них. Головне, що спосіб заповнення має забезпечити збереження записів протягом встановленого строку їх зберігання, а також запобігли внесенню самовільних незаконних виправлень.
Відповідальним за дотримання всіх вимог під час фіксування проведення всіх господарських операцій у первинці є власник або керівник підприємства. Саме він має забезпечити дотримання працівниками, які працюють у сфері обліку підприємства, правомірних вимог бухгалтера щодо оформлення первинних документів.
Право підпису первинних документів
Повноваження підписувати первинну бухгалтерію по госпопераціям пов’язаним з витрачанням грошей, переміщенням цінностей, документів і іншого майна належать компетенції лише вузького переліку посадових осіб, які мають такий дозвіл керівника підприємства.
Документ первинної бухгалтерії підписується посадовою особою особисто, за наявністю може бути скріплений печаткою.
Електронні первинні документи
Якщо документ складений не у паперовому, а у зручному електронному вигляді, то на нього накладається електронний підпис відповідно до законодавства про електронні документи і електронний документообіг.
Причому оригіналом е-документу первинки є його електронний примірник з усіма необхідними реквізитами. До прикладу підприємець розсилає договір декільком контрагентам і для кожного з них цей документ є оригіналом. Копія е-документу на папері – це роздрукований електронний документ.
Сьогодні розробники пропонують бізнесу перевірені і надійні сервіси електронного документообігу, наприклад M.E.Doc, які мають на меті полегшити працю бухгалтера з створення, підписуванню і обміну первинними документами між контрагентами, а також складанню звітності.
Тривалість зберігання первинних документів
Недавно терміни зберігання первинних документів змінилися. Відповідно до Закону № 2970 з метою наближення Україні до європейських стандартів податкової звітності та збільшення прозорості платників перед державою впроваджено нові терміни зберігання первинки:
- 2555 днів (7 р.) повинні зберігатися документи необхідні для податкового контролю,
- 1825 днів (5 р) – новий строк зберігання для первинних документів, регістрів обліку, фінзвітності, або документів, що складаються особами, визначеними пунктами п.п. 133.1,133.2 та 133.4 ПКУ, а також юрособами-спрощенцями, виключення – первинні документи, до яких застосовується довший строк (44.3.1 44 ПКУ);
- 1095 днів (3 р) повинні зберігатися інші документи, які не зазначені у пп. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ;
- 1095 днів (3 р) вимагається зберігати первинні документи, пов’язані з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, у ттому числі і дозвільні документи;
Якщо підприємство ліквідується, то документи не менш ніж за 1825 днів до завершення діяльності відповідно до пп. 44.1 ПКУ треба здати до архіву відповідно до законодавства. Документи потрібні для податкового контролю треба зберігати строком 2555 днів.
Коментарів поки що немає...