ТОП-5 вопросов по электронным трудовым книжкам: комментарии ПФУ

Специалисты ПФУ ответили на вопросы, касающиеся электронных трудовых книжек. Что такое электронная трудовая, где ее найти и как оформить, как исправить ошибки и оцифровать читайте здесь.

Электронная трудовая книжка – что это такое и что стоит знать

В срок до 10 июня 2026 г. работодатели должны перенести информацию о трудовой деятельности работников в электронный реестр и выдать им бумажные трудовые книжки. Такое требование установлено Законом «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины об учете трудовой деятельности работника в электронной форме». 

Об особенностях электронных трудовых книг можно прочитать в ряде наших предыдущих материалов на эту тему:

• Требования для оформления и подачи сканированных копий трудовой книжки в ПФУ
• Исправление ошибок при подаче сканированных копий документов о трудовой деятельности в ПФУ
• Что делать когда у работника две трудовые книжки

Электронная трудовая книжка – это сведения о трудовой деятельности работника, собранные в электронной форме. Является полным цифровым аналогом бумажной трудовой. После перенесения сведений о трудовой деятельности из бумажной версии в электронный вид работодатель возвращает работнику бумажную трудовую под подпись или продолжает ее вести вместе с электронным вариантом, по желанию работника.

Как найти свою электронную трудовую книжку?

Трудовую книгу в электронном виде можно найти на портале ПФУ. Для этого необходимо авторизироваться в личном кабинете на веб-портале Пенсионного Фонда Украины по ссылке. Авторизация на портале осуществляется с помощью квалифицированной е-подписи (КЭП) или Bank ID. 

• Чтобы просмотреть сведения о трудовой деятельности, если вы работник, перейдите в раздел меню «Электронная трудовая книжка». Обратите внимание, при необходимости работники могут самостоятельно подать сведения о своей трудовой деятельности в Пенсионный фонд. Инструкцию, как это сделать, мы публиковали здесь.

Внести необходимые данные в ПФУ работник может как на вебпортале, так и персонально обратившись в сервисный центр ПФУ. В обоих случаях понадобятся копии документов, на основе которых будут внесены соответствующие сведения.

• Работодатель вносит информацию о трудовой деятельности работника в разделе меню «Сведения о трудовых отношениях работника»

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Обратите внимание, перед подачей бумажной трудовой книжки на оцифровку необходимо проверить, правильно ли в нее внесены записи. На что прежде всего следует обращать внимание:

1. ФИО – следует указывать полностью, как в паспорте, без сокращения или инициалов;
2. дата рождения;
3. наличие необходимых подписей и печатей на титульном листе трудовой книжки: подпись владельца трудовой книжки;
4. подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек на предприятии;
5. наличие печати предприятия или отдела кадров, если трудовая книжка оформлена после 1 января 1975 года.

проверить сведения о работе, в частности:

• в записях о принятии и увольнении с работы необходимо указать дату начала выполнения работы, полное наименование предприятия, организации или учреждения, название должности или профессии, а также номера и даты приказов о принятии и увольнении с работы;
• в случае, если за период работы название предприятия изменялось, следует внести соответствующую запись о переименовании отдельной строкой с указанием распорядительного акта, его даты и номера;
• записи об увольнении или переводе следует вносить в соответствии с требованиями законодательства с указанием соответствующей статьи закона;
• записи об увольнении следует заверить печатью.

Как внести изменения в трудовую книжку читайте здесь. 

Требования к сканированным копиям документов

Для сканированных копий документов, подаваемых для внесения сведений в ПФУ, установлены следующие требования:

• сканированные копии нужно производить исключительно из оригиналов документов;
• сканированные копии производятся в цвете и должны быть четкими для легкого считывания сведений;
• сканированные копии для представления в ПФУ следует изготовить со всех страниц соответствующих документов по хронологическому порядку;
• разрешение сканкопий для представления в ПФУ составляет 300 dpi;
• формат изображения jpg или pdf;
• Размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.

При наличии дополнительных документов, которые могут влиять на расчет стажа, следует подать их для внесения информации в электронный реестр ПФУ. Например, к таким документам относятся документы о службе в армии, образовании, рождении детей и т.д.

Нужно ли ФЛП вести трудовую книжку?

Трудовую книгу должен вести ФЛП, который является работодателем и имеет наемных работников. Относительно себя ФЛП не ведет трудовую книжку. При этом Пенсионный Фонд рекомендует подать с помощью электронного кабинета на портале ПФУ:

выписка из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований о государственной регистрации ФЛП;

или справка из Государственной налоговой службы об учете как субъекте предпринимательской деятельности.

Больше о заполнении электронных трудовых книг в данной статье.

Другие полезные новости для бухгалтера

Вас могут заинтересовать следующие материалы:

• Изменения в структуре собственности 
• Регистрация ПН и РК в мае
• Кто должен обновить данные в ТЦК в соответствии с новым Законом
• График проверок обновлен для ФЛП — детали
• Как изменят оплату труда должностных лиц органов местного самоуправления
• Предельные сроки уплаты налогов и представление отчетности в мае 2024 г.
• Закон № 3633 о мобилизации — рассматриваем изменения в деталях