Схема ПФУ по наданню електронних копій трудових книжок

Поділитись

Представники Пенсійного фонду України (ПФУ) опублікували правила надання цифрових копій трудових книжок для веб-сервісів ПФУ. Подача таких відомостей передбачена в рамках переходу з паперового формату трудових книжок на електронні трудові книжки. Нещодавно став доступний для ознайомлення порядок надання відомостей про трудову діяльність працівників. Документи затверджені постановою Правління ПФУ від 12.03.2021 р № 11-1 і вже вступили в силу.

Основні положення Порядку подання відомостей з паперових книжок

Подача цифрової інформації в ПФУ про трудову діяльність працівника, ФОП, фізособи, самозабезпечення роботою, в цифровій формі передбачає дотримання наступних встановлених норм:

  1. Відомості про трудову діяльність працівника надаються страхувальником за працівника або самостійно працівником. А значить копії трудової книжки допустимо подавати до ПФУ як самим працівником, так і підприємством.
  2. Подача проводиться на інтернет-портал Пенсійного фонду України, куди потрібно відіслати перелік документів в електронному вигляді. Завіряються вони накладенням кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Відомості надаються в ПФУ на вибір в форматі:
    1. Сканованих копій трудової книжки працівника.
    2. Оцифрованої трудової книжки працівника у вигляді електронних записів у кабінеті страхувальника / застрахованого на сайті ПФУ. Але і в цьому випадку запис підтверджується – будуть потрібні скани документів.

Однією з головних цілей реформи є можливість ПФУ за допомогою електронних трудових книжок призначати працівникові пенсію автоматично, тобто без його особистого звернення до уповноваженого органу.

Разом з тим, працівник має право вибирати найбільш вигідний для себе розмір пенсії в якості альтернативи до запропонованого ПФУ розрахункового розміру. Для цього він надає в ПФУ інформацію про свою зайнятість і зарплати в період до 2000 року, коли ще не був реалізований персоніфікований облік. Це вплине на розрахунок пенсії в інтересах пенсіонера.

Працівник також за бажанням має право відкласти вихід на заслужений відпочинок, щоб збільшити розмір пенсії. Ця соціальна виплата збільшиться на 0,5-0,75% за кожен відпрацьований місяць після настання пенсійного віку.

Інформація, необхідна для створення електронного запису про трудову діяльність з паперової книжки

Для того, щоб коректно провести подачу всіх даних для ПФУ, надайте необхідний перелік відомостей про трудову діяльність працівника з трудової книжки:

  • Назва організації, ідентифікаційні відомості (ПІБ, ідентифікаційний код в Єдиному реєстрі підприємств та організацій України, номер картки платника податків (номер, серія паспорта – він може використовуватися замість номера платника по релігійним переконанням громадянина).
  • Часовий період, за який подається інформація про трудову діяльність: дати роботи, навчання, виробничої або навчальної практики, служби в армії, відпустки по догляду за дитиною, періоду перебування в статусі безробітного, стажування, час трудових відносин за договором ЦПХ, виправних робіт, трудової діяльності за сумісництвом.
  • Вказівка ​​про переведення з посади на посаду або на іншу роботу.
  • Коректна назва посади, професії, спеціальності, професійної кваліфікації працівника, структурного підрозділу (філії), де проходила трудова діяльність.
  • Вказівка ​​причин припинення трудових відносин з посиланням на статтю трудового законодавства (пункт, частина, параграф).
  • Вказівка ​​найменування і номера документа, який став підставою для внесення запису до трудової книжки (реєстраційний номер, дата документа).

Вимоги для оформлення і подачі сканованих копій трудової книжки в ПФУ

У порядку подання відомостей йдеться, що копії сторінок трудової книжки з інформацією про трудовий стаж потрібно копіювати методом сканування.

Скан копії трудової книжки повинні відповідати деяким технічним вимогам:

  • Копія з трудової книжки або іншого документа, що посвідчує стаж, знімається тільки з оригіналу і в кольоровому вигляді.
  • Виконується копіювання усіх сторінки трудової книжки по порядку. Поля трудової книжки або іншого підтверджуючого документа повинні також читатися і бути придатними для візуального розгляду (мова йде про можливість побачити серію і номер бланка документів).
  • Роздільність під час сканування документа – 300 dpi.
  • Відсилаються копії трудової книжки в форматі зображення jpg або pdf.
  • Розмір одного зображення не повинен перевищувати 1 Мб.

Відомості з трудової книжки можуть бути подані в двох варіантах:

  • Посторінково (окремі скани – зображення JPG кожної сторінки книжки).
  • Пакетом (всі сторінки трудової книжки віддаються єдиним документом форматі PDF).

Виправлення помилок при подачі сканів про трудову діяльність на веб-портал Пенсійного фонду України

Перед пересиланням пакета інформації співробітники ПФУ рекомендують уважно перевірити правильність заповнення паперової трудової книжки, а саме:

  • Правильність заповнення ПІБ, дати народження застрахованої особи, звірити їх з паспортною інформацією.
  • Переконатися в наявності в бланку трудової книжки підпису працівника.
  • Переконатися в наявності в бланку трудової книжки підпису особи, відповідальної за видачу книжки.
  • Переконатися в наявності в бланку трудової книжки печатки підприємства або організації, яка оформляла книжку спочатку (відповідальної за заклад книжки).
  • Перевірити правильність ПІБ після їх зміни, якщо ці відомості змінювалися. Нагадаємо, роботодавець зобов’язаний вносити відповідні коригування в особисті дані трудової книжки на підставі документів (свідоцтво про шлюб, свідоцтво про зміну прізвища, імені або по-батькові).
  • Перевірити правильність інформації про сумісництво, про переведення на іншу посаду, про присвоєння професійного розряду (категорії), даних про звільнення.

Механізм коригування відправленої в ПФУ інформації в уже поданому пакеті документів не передбачений. Якщо якісь відомості були внесені помилково, то буде потрібно переподавати весь комплект заново.

Що відбувається з відомостями з трудових книжок, що вже надійшли на портал ПФУ:

Заповнені роботодавцем або застрахованою особою анкети і скановані копії трудових книжок в електронному форматі надходять в ПФУ. Після цього фахівці місцевих підрозділів органів Пенсійного фонду реєструють отриману інформацію в системі.

Паралельно відбувається звірка наданих відомостей і вже наявних в базі ПФУ в персональній картці реєстру застрахованих осіб. Так з двох джерел ПФУ формує один остаточний варіант трудової книжки.

Після процедури звірки та внесення до Реєстру інформації, працівникові можна самому побачити актуальні відомості про свій трудовий стаж уже в електронному вигляді в особистому кабінеті на сайті ПФУ.

Процес перереєстрації всієї інформації з паперових книжок в цифру – тривалий, з огляду на наявний обсяг інформації. Тому законотворці передбачили п’ятирічний адаптивний період переходу на цифрові трудові книжки з паперових трудових книжок. Передбачається, що цей час буде витрачено на подання інформації, якої бракує, а також коригування вже поданих даних до єдиного реєстру обов’язкового соціального страхування.

ВАЖЛИВО: Відомості цифрових трудових книжок в реєстрі конфіденційні і недоступні для зловмисників. За запевненням влади, вони мають відповідний кібер-захист.

Де зберігається паперова трудова книжка після подачі відомостей до ПФУ

Після того як паперова трудова книжка передана в Пенсійний фонд і внесена до Єдиного державного реєстру, вона вже не потрібна і видається працівникові на руки під підпис або зберігається на підприємстві.

Якщо працівник бажає, роботодавець повинен і далі відображати в паперовій трудовій книжці історію їхніх трудових відносин. Причому це не знімає обов’язок вести електронну трудову книжку в установленому законом порядку.

Інші матеріали про е-трудові книжки:

Порядок реєстрації роботодавців на порталі ПФУ (створення е-трудових)

Звільняєте працівника після 10 червня? Дізнайтеся нові зобов’язання + Електронна трудова

10 червня – запровадження електронних трудових книжок. Що потрібно знати роботодавцю?

Слідкуй за нами
Поділитись
Коментарі

Коментарів поки що немає...

Корисні статті