Схема ПФУ по предоставлению электронных копий трудовых книжек

Представители Пенсионного фонда Украины (ПФУ) опубликовали правила предоставления цифровых копий трудовых книжек для веб-сервисов ПФУ. Подача таких сведений предусмотрена в рамках перехода с бумажного формата трудовых книжек на электронные трудовые книжки. Недавно стал доступен для ознакомления порядок предоставления сведений о трудовой деятельности работников. Документы утверждены постановлением Правления ПФУ от 12.03.2021 г. № 11-1 и уже вступили в силу.

Основные положения Порядка представления сведений из бумажных книжек

Подача цифровой информации в ПФУ о трудовой деятельности работника, ФЛП, физлица, самообеспеченного работой, в цифровой форме предусматривает соблюдений следующих установленных норм:

1. Сведения о трудовой деятельности работника предоставляются страхователем за работника или самостоятельно работником. А значит копии трудовой книжки допустимо подавать в ПФУ как самим работником, так и предприятием.
2. Подача производится на интернет-портал Пенсионного фонда Украины, куда нужно отослать перечень документов в электронном виде. Заверяются они наложением квалифицированной электронной подписи (КЕП). Сведения предоставляются в ПФУ на выбор в формате: 
   1. Сканированных копий трудовой книжки работника.
   2. Оцифрованной трудовой книжки работника в виде электронных записей в кабинете страхователя/застрахованного на сайте ПФУ. Но и в этом случае запись подтверждается — потребуются сканы документов. 

Одной из главных целей реформы является возможность ПФУ с помощью электронных трудовых книжек назначать работнику пенсию автоматически, то есть без его личного обращения в уполномоченный орган.

Вместе с тем, работник вправе выбирать наиболее выгодный для себя размер пенсии в качестве альтернативы предложенному ПФУ расчетному размеру. Для этого он предоставляет в ПФУ информацию о своей занятости и зарплате в период до 2000 года, когда еще не был реализован персонифицированный учет. Это повлияет на расчет пенсии в интересах пенсионера. 

Работник также по желанию вправе отложить выход на заслуженный отдых, чтобы увеличить размер пенсии. Эта социальная выплата увеличится на 0,5-0,75% за каждый отработанный месяц после наступления пенсионного возраста.

Информация необходимая для создания электронной записи о трудовой деятельности из бумажной книжки

Для того, чтобы корректно провести подачу всех данных для ПФУ, предоставьте требуемый перечень сведений о трудовой деятельности работника из трудовой книжки:

• Название организации, идентификационные сведения (ФИО, идентификационный код в Едином реестре предприятий и организаций Украины, номер карточки плательщика налогов (номер, серия паспорта – он может использоваться вместо номера плательщика по религиозным убеждениям гражданина).
• Временной период, за который подается информация о трудовой деятельности: даты работы, учебы, производственной или учебной практики, службы в армии, отпуска по уходу за ребенком, периода нахождения в статусе безработного, стажировки, время трудовых отношений по договору ГПХ, исправительных работ, трудовой деятельности по совместительству.
• Указание о переводе с должности на должность или на другую работу.
• Корректное название должности, профессии, специальности, профессиональной квалификации работника, структурного подразделения (филиала) где проходила трудовая деятельность.
• Указание причин прекращения трудовых отношений со ссылкой на статью трудового законодательства (пункт, часть, параграф).
• Указание наименования и номера документа, который стал основанием для внесения записи в трудовую книжку (регистрационный номер, дата документа).

Требования для оформления и подачи сканированных копий трудовой книжки в ПФУ

В порядке представления сведений говорится, что копии страниц трудовой книжки с информацией о трудовом стаже нужно копировать методом сканирования. 

Скан копии трудовой книжки должны соответствовать некоторым техническим требованиям: 

• Копия с трудовой книжки или другого документа, удостоверяющего стаж, снимается только с оригинала и в цветном виде. 
• Копируются все страницы трудовой книжки по порядку. Поля трудовой книжки или другого удостоверяющего документа должны также читаться и быть пригодными для визуального рассмотрения (речь идет о возможности увидеть серию и номер бланка документов).
• Разрешение во время сканирования документа — 300 dpi.
• Отсылаются копии трудовой книжки в формате изображения jpg или pdf.
• Размер одного изображения не должен превышать 1 Мб.

Сведения из трудовой книжки могут быть поданы в двух вариантах:

• Постранично (отдельные сканы – изображения JPG каждой страницы книжки). 
• Пакетом (все страницы трудовой книжки предаются единым документом формате PDF).

Исправление ошибок при подаче сканов о трудовой деятельности на веб-портал Пенсионного фонда Украины

Перед пересылкой пакета информации сотрудники ПФУ рекомендуют внимательно проверить правильность заполнения бумажной трудовой книжки, а именно: 

• Правильность заполнения ФИО, даты рождения застрахованного лица, сверить их с паспортной информацией.  
• Убедиться в наличии в бланке трудовой книжки подписи работника.
• Убедиться в наличии в бланке трудовой книжки подписи лица, ответственного за выдачу книжки. 
• Убедиться в наличии в бланке трудовой книжки печати предприятия или организации, оформлявшей книжку изначально (ответственной за заведение книжки).
• Проверить правильность ФИО после их смены, если эти сведения менялись. Напомним, наниматель обязан вносить соответствующие корректировки в личные данные трудовой книжки на основании документов (свидетельство о браке, свидетельство о смене фамилии, имени или отчества).
• Проверить правильность информации о совместительстве, о переводе на другую должность, о присвоении профессионального разряда (категории), данных об увольнении.

Механизм корректировки отправленной в ПФУ информации в уже поданном пакете документов не предусмотрен. Если какие-то сведения были внесены ошибочно, то потребуется переподавать весь комплект заново.

Что происходит с уже поступившими на портал ПФУ сведениями из трудовых книжек:

Заполненные работодателем или застрахованным лицом анкеты и сканированные копии трудовых книжек в электронном формате поступают в ПФУ.  После этого специалисты местных подразделений органов пенсионного фонда регистрируют полученную информацию в системе. 

Параллельно происходит сверка предоставленных сведений и уже имеющихся в базе ПФУ в персональной карточке реестра застрахованных лиц. Так из двух источников ПФУ формирует один окончательный вариант трудовой книжки. 

После процедуры сверки и внесения в Реестр информации, работнику можно самому увидеть актуальные сведения о своем трудовом стаже уже в электронном виде в личном кабинете на сайте ПФУ.

Процесс перерегистрации всей информации из бумажных книжек в цифру – длительный, учитывая имеющийся объем информации. Поэтому законотворцы предусмотрели пятилетний адаптивный период перехода на цифровые трудовые книжки с бумажных трудовых книжек. Предполагается, что это время будет потрачено на подачу недостающей информации и корректировку уже поданных в единый реестр обязательного социального страхования.

ВАЖНО: Сведения цифровых трудовых книжек в реестре конфиденциальны и недоступны для злоумышленников. По заверениям властей, они имеют соответствующую кибер-защиту.

Где хранится бумажная трудовая книжка после подачи сведений в ПФУ

После того как бумажная трудовая книжка передана в пенсионный фонд и внесена в единый государственный реестр, она уже не нужна и выдается работнику на руки под подпись либо хранится на предприятии.

Если работник желает, наниматель должен и дальше отражать в бумажной трудовой книжке историю их совместных трудовых отношений. Причем это не снимает обязанность вести электронную трудовую книжку в установленном законом порядке.

Другие материалы про е-трудовые книги:

Порядок регистрации работодателей на портале ПФУ (создание электронных трудовых)

Увольняете работника после 10 июня? Узнайте новые обязательства + электронная трудовая

10 июня — введение электронных трудовых книжек. Что нужно знать работодателю?