ТОП-10 запитань про електронні трудові книжки

Відповіді на найчастіші запитання стосовно електронних трудових книг. Як взаємодіють паперова та електронна трудові, де можна переглянути е-трудову, хто має доступ до електронної трудової та які дані там відображаються, читайте тут.

10 червня 2021 року з набранням чинності Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» розпочався перехідний період, упродовж якого роботодавцям та працівникам слід перенести дані з паперових трудових книг до електронного реєстру. Передбачається, що після перенесення даних і створення електронних відомостей про трудову діяльність по кожному працівнику, паперові трудові книги вже будуть не потрібні.

Деякі аспекти функціонування е-трудових ми розбирали у попередніх матеріалах. Ви можете ознайомитися з ними тут:

• З метою впорядкування процесу створення Е-трудових Пенсійний фонд створив порядок черговості надання інформації.
• Вимоги для оформлення і подачі сканованих копій трудової книжки в ПФУ
• Виправлення помилок при подачі сканованих копій документів про трудову діяльність на веб-портал Пенсійного фонду України
• Що робити у випадку, коли у працівника наявні дві трудові книги

Що таке електронна трудова книга

Електронна трудова книга – це цифровий аналог паперової трудової книги, яка містить усі відомості стосовно набутого працівником  стажу, а також записи щодо прийняття на роботу, переведення, звільнення і так далі.

Інформація щодо трудової діяльності працівника зберігається у складі персональної облікової картки застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування упродовж терміну, встановленого у статті 20 Закону України “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування”.

Де можна переглянути дані про свій страховий стаж

Щоби отримати доступ до даних про свій страховий стаж через інтернет, там слід зареєструватися на веб-порталі Пенсійного фонду України. Дані щодо стажу та інші відомості будуть доступні в особистому кабінеті після авторизації.

Зверніть увагу, що працівник також може подавати відомості про свій страховий стаж та трудову діяльність до ПФУ. Яким чином це може зробити працівник, читайте тут. 

Чи може працівник мати одночасно паперову та електронну трудову книгу

Законодавство передбачає п’ятирічний перехідний період, упродовж якого необхідно оцифрувати паперові трудові книги для перенесення їм в електронний вигляд. Визначено, що після оцифрування відомостей з паперових трудових оригінал трудової слід видати працівнику під підпис. 

У разі, якщо працівник виявить таке бажання, паперова трудова може функціонувати на рівні з електронною, тобто працедавець на вимогу працівника повинен вносити у неї усі відповідні записи та відмітки, як і в електронний запис.

Паперову трудову книгу у такому  випадку зберігатиме працівник.

Порядок перенесення даних із паперової трудової книги, якщо у них є помилка

Фахівці Пенсійного Фонду України радять завчасно перевірити правильність внесення записів у трудові книжки. У випадку, якщо у паперовій трудовій книзі будуть виявлені помилки чи неточності, працівники Фонду можуть вимагати додаткові документи на підтвердження правильності таких записів та факту роботи на тих підприємствах, щодо яких внесено записи із порушенням порядку.

До помилок, яких найчастіше припускаються при заповненні паперових трудових книг, належать:

• Розбіжності між особистими даними працівника (ПІБ, дата народження), вказаними у трудовій книзі, та паспортними даними.
• Відсутність на титулці підпису особи, що відповідає за видачу трудових книг, та печатки підприємства, на якому було внесені перші записи до трудової книги.
• Внесення записів з порушенням установленого для ведення трудових книг порядку: відсутність дат і номерів наказів про прийняття працівника на роботу, неналежно зроблені виправлення тощо.
• Внесення дат за допомогою римських цифр — записи дат у паперовій трудовій книзі повинні бути зроблені виключно арабськими цифрами.
• Нечіткий чи відсутній відтиск печатки.
• Розбіжність печаток одного підприємства на наказі про прийняття та про звільнення, якщо при цьому не відбувалося реорганізації такого підприємства.
• Виправлення коректором чи заклеювання написів у паперовій трудовій книжці.

Детальний порядок дій у разі виявлення таких проблем дивіться у цій статті: Найчастіші помилки при заповненні паперової трудової книги

Які документи можна використати для підтвердження стажу, якщо у паперовій трудовій книзі немає записів до 2004 року

Порядок підтвердження трудового стажу для призначення пенсій у випадку відсутності трудової книги чи записів у ній передбачено постановою Кабміну від 12.08.1993 № 637.

Зокрема, передбачене право працівника надати на вибір наступні документи для підтвердження страхового стажу та факту роботи:

• довідка з підприємства чи його правонаступника. У випадку відсутності подається довідка, отримана в архівній установі. Зазначена довідка в обов’язковому порядку повинна містити посилання на первинні документи, що були підставою її видання;
• виписки з наказів;
• особові рахунки і відомості на видачу заплати;
• трудові договори та угоди з відміткою про їх виконання;
• наявні відомості в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
• інші документи, у яких відображено дані стосовно періодів роботи.

Також можуть бути підтвердженням членські квитки профспілок за періоди сплати членських внесків. Окрім того, у разі втрати зазначених документів унаслідок виникнення надзвичайних ситуацій, підтвердженням можуть бути покази двох свідків, які:

• працювали із заявником на одному підприємстві одночасно;
• мають документи або записи у трудовій, які це засвідчують.

Свідків опитують працівники Пенсійного Фонду України.

У випадку відсутності можливості скористатися вищезазначеними способами підтвердження, підтвердження відбуватиметься у судовому порядку.

Електронна трудова книга та вихід на пенсію — чи можна буде перенести час виходу на пенсію?

Електронна трудова книга покликана спростити для працівника призначення пенсії за віком по факту набуття працівником пенсійного віку. У випадку, якщо усі необхідні дані з паперової трудової книги такого працівника вже перенесені до електронного реєстру Пенсійного Фонду, працівник не матиме потреби додатково звертатися до ПФУ.

Варто пам’ятати, що працівник має право обрати час виходу на пенсію, зокрема, по факту настання пенсійного віку або пізніше, на бажання працівника. У разі, коли працівник планує перенести вихід на пенсію, про це варто проінформувати Пенсійний Фонд України. Якщо працівник не повідомить ПФУ, пенсію буде призначено в автоматичному порядку.

Окрім того, відповідну заяву про бажання працівника продовжити роботу слід подати  завчасно.

Виняток становитимуть ті працівники, дані про яких ще не внесені до електронного реєстру ПФУ.

Наведемо перелік подій, при наявності яких буде вважатися, що такі працівники виявили бажання відтермінувати вихід на пенсію пізніше:

• у випадку продовження здійснення трудової діяльності протягом 3 місяців;
• у разі ненадання для оцифрування оригіналу трудової упродовж 3 місяців від дня досягнення пенсійного віку.

Які дані про трудову діяльність працівник може переглянути в особистому кабінеті

Особистий кабінет застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ передбачає можливість переглянути інформацію щодо працівника, що наявна у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Авторизація на порталі відбувається через кваліфікований електронний підпис.

У разі здійснення авторизації на веб-порталі за допомогою електронного підпису КЕП, користувачі-фізичні особи можуть переглянути наступні дані:

• персоніфікована інформація: ПІБ, дата народження, стать, дані паспорта;
• інформація щодо заробітної плати;
• страховий стаж;
• пенсія — для пенсіонерів;
• електронна трудова книга — відомості про трудову діяльність працівника в електронному вигляді;
• дані щодо періодів тимчасової непрацездатності;
• документи застрахованої особи;
• надіслані запити та звернення, інформація про обробку запитів та звернень тощо.

У разі авторизації на порталі ПФУ за допомогою логіну та пароля, без використання кваліфікованого електронного підпису, інформація, що доступна до перегляду в особистому електронному кабінеті, буде деперсоналізованою.

Які відомості про електронну трудову доступні для роботодавця

Після здійснення реєстрації та авторизації в особистому кабінеті страхувальника на порталі Пенсійного Фонду працедавець зможе отримати наступні можливості:

1. перегляд звітних відомостей страхувальника;
2. запит на підготовку паперових документів;
3. надсилання звернень, питань, пропозицій, скарг, клопотань тощо;
4. отримання інформації про страхувальника з Єдиного реєстру страхувальників;
5. перегляду власних звернень до органів Пенсійного фонду України;
6. надсилання запиту на отримання електронних документів;
7. отримання даних з Електронного реєстру листків непрацездатності співробітників.

Ці можливості доступні для працедавців у розділі “Страхувальникам”.

Доступ до електронної трудової та перегляд даних у ній

Працівників часто цікавить, чи можуть вони також переглядати дані своєї електронної трудової книжки та перевіряти внесення до неї працедавцем записів  про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. 

Функціонал особистого кабінету застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ передбачає таку можливість та дозволяє працівникам переглядати відомості, що внесені до їхньої електронної трудової книги.

Вимоги до сканованих копій документів для подання до ПФУ

Для сканованих копій документів, які подаються для внесення інформації в електронний реєстр Пенсійного Фонду України, передбачені наступні вимоги:

• скановані копії потрібно виготовляти виключно з оригіналів документів;
• скановані копії виготовляються у кольорі та повинні бути чіткими для легкого зчитування відомостей;
• скановані копії для подання до ПФУ потрібно виготовити з усіх сторінок відповідних документів за хронологічним порядком;
• роздільна здатність сканкопій для подання до ПФУ становить 300 dpi;
• формат зображення jpg чи pdf;
• розмір кожного файлу не повинен перебільшувати 1 Мб.

Нагадаємо, що у разі наявності додаткових документів, які можуть впливати на розрахунок стажу, необхідно долучити ці документи до переліку документів для внесення даних у електронний реєстр ПФУ. Такими документами, зокрема, можуть бути документи про службу в армії, освіту,  народження дітей тощо.

Інші актуальні новини

Читайте також:

• Фахівці Держпраці нагадали роботодавцям про зміну правил обліку трудової діяльності працівників та перехід на електронні трудові, у зв’язку з чим зберігання паперових трудових не обов’язкове.
• Дистанційні працівники: оформлення, оподаткування. Організація віддаленої роботи
• Нові суми ЄСВ з 1 грудня – чи стосуються роботодавців?
• 29 днів щорічної відпустки замість 24. Коли в Україні діятимуть міжнародні правила її надання