logo

ТОП-10 вопросов об электронных трудовых книжках

Поделиться

Ответы на наиболее часто задаваемые вопросы относительно электронных трудовых книг. Как взаимодействуют бумажная и электронная трудовые, где можно просмотреть е-трудовую, кто имеет доступ к электронной трудовой и какие данные там отображаются, читайте здесь.

10 июня 2021 года со вступлением в силу Закона Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины по учету трудовой деятельности работника в электронной форме» начался переходный период, в течение которого работодателям и работникам следует перенести данные из бумажных трудовых книг в электронный реестр. Предполагается, что после переноса данных и создания электронных сведений о трудовой деятельности по каждому работнику, бумажные трудовые книги уже не потребуются.

Некоторые аспекты функционирования е-трудовых мы разбирали в предыдущих материалах. Вы можете ознакомиться с ними здесь:

Что такое электронная трудовая книга

Электронная трудовая книга – это цифровой аналог бумажной трудовой книги, содержащий все сведения о приобретенном работником стаже, а также записи о принятии на работу, переводе, увольнении и так далее.

Информация о трудовой деятельности работника хранится в составе персональной учетной карточки застрахованного лица в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в течение срока, установленного в статье 20 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование».

Где можно просмотреть данные о своем страховом стаже

Чтобы получить доступ к данным о страховом стаже через интернет, там следует зарегистрироваться на веб-портале Пенсионного фонда Украины . Данные о стаже и другие сведения будут доступны в личном кабинете после авторизации.

Обратите внимание, что работник также может подавать сведения о своем страховом стаже и трудовой деятельности в ПФУ. Как это может сделать работник, читайте здесь. 

Может ли работник иметь одновременно бумажную и электронную трудовую книгу

Законодательство предусматривает пятилетний переходный период, за который необходимо оцифровать бумажные трудовые книги для переноса им в электронный вид. Определено, что после оцифровки сведений, бумажный оригинал трудовой следует выдать работнику под подпись. 

В случае, если работник изъявит такое желание, бумажная трудовая книга может функционировать на уровне с электронной, то есть работодатель по требованию работника должен вносить в нее все соответствующие записи и отметки, как и в электронную запись.

Бумажную трудовую книгу в таком случае будет хранить работник.

Порядок переноса данных из бумажной трудовой книги, если в них есть ошибка

Специалисты Пенсионного Фонда Украины советуют заблаговременно проверить правильность внесения записей в трудовые книжки. В случае, если в бумажной трудовой книге будут обнаружены ошибки или неточности, работники Фонда могут потребовать дополнительные документы для подтверждения правильности таких записей и факта работы на тех предприятиях, в отношении которых внесены записи с нарушением порядка.

К ошибкам, которые чаще всего допускаются при заполнении бумажных трудовых книг, относятся:

  • Разногласия между личными данными работника (ФИО, дата рождения), указанными в трудовой книге, и паспортными данными.
  • Отсутствие на титулке подписи лица, отвечающего за выдачу трудовых книг и печати предприятия, на котором были внесены первые записи в трудовую книгу.
  • Внесение записей с нарушением установленного для ведения трудовых книг порядка: отсутствие дат и номеров приказов о принятии работника на работу, ненадлежаще сделанные исправления и т.д.
  • Внесение дат с помощью римских цифр – записи дат в бумажной трудовой книге должны быть произведены исключительно арабскими цифрами.
  • Нечеткий или отсутствующий отпечаток печати.
  • Расхождение печатей одного предприятия по приказу о принятии и об увольнении, если при этом не происходило реорганизации такого предприятия.
  • Исправление корректором или заклеивание надписей в бумажной трудовой книжке.

Подробный порядок действий в случае выявления таких проблем смотрите в статье: Частые ошибки при заполнении бумажной трудовой книги

Какие документы можно использовать для подтверждения стажа, если в бумажной трудовой книге нет записей до 2004 года

Порядок подтверждения трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книги или записей в ней предусмотрен постановлением Кабмина от 12.08.1993 № 637.

В частности, предусмотрено право работника предоставить по выбору следующие документы для подтверждения страхового стажа и факта работы:

  • справка с компании либо его правопреемника. В случае отсутствия представляется справка, полученная в архивном учреждении. Указанная справка в обязательном порядке должна содержать ссылку на первичные документы, являющиеся основанием для ее издания;
  • выписки из приказов;
  • личные счета и сведения на выдачу оплаты;
  • трудовые договоры и соглашения с отметкой об их исполнении;
  • имеющиеся сведения в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования;
  • другие документы, в которых отражены данные по периодам работы.

Также могут быть подтверждением членские билеты профсоюзов за периоды уплаты членских взносов. Кроме того, в случае потери указанных документов в результате возникновения чрезвычайных ситуаций, подтверждением могут быть показания двух свидетелей, которые:

  • работали с заявителем на одном предприятии одновременно;
  • имеют документы или записи в трудовой, удостоверяющие это.

Свидетели опрашиваются работниками Пенсионного Фонда Украины.

В случае отсутствия возможности воспользоваться вышеперечисленными способами подтверждения, подтверждение будет происходить в судебном порядке.

Электронная трудовая книга и выход на пенсию можно ли будет перенести время выхода на пенсию?

Электронная трудовая книга призвана упростить для работника назначение пенсии по возрасту по факту приобретения работником пенсионного возраста. В случае, если все необходимые данные из бумажной трудовой книги такого работника уже перенесены в электронный реестр Пенсионного Фонда, работник не будет нуждаться в дополнительном обращении в ПФУ.

Следует помнить, что работник имеет право выбрать время выхода на пенсию, в частности, по факту наступления пенсионного возраста или позже, по желанию работника. Если работник планирует перенести выход на пенсию, об этом следует проинформировать Пенсионный Фонд Украины. Если работник не сообщит ПФУ, пенсия будет назначена в автоматическом порядке.

Кроме того, соответствующее заявление о желании работника продолжить работу следует подать заблаговременно.

Исключение будут составлять работники, данные о которых еще не внесены в электронный реестр ПФУ.

Приведем список событий, при наличии которых будет считаться, что такие работники изъявили желание отсрочить выход на пенсию позже:

  • в случае продления осуществления трудовой деятельности в течение 3 месяцев;
  • в случае непредоставления оцифровки оригинала трудовой в течение 3 месяцев со дня достижения пенсионного возраста.

Какие данные о трудовой деятельности работник может пересмотреть в личном кабинете

Личный кабинет застрахованного на вебпортале электронных услуг ПФУ предусматривает возможность пересмотреть информацию о работнике, имеющейся в Реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Авторизация на портале происходит через квалифицированную электронную подпись.

В случае осуществления авторизации на веб-портале с помощью электронной подписи КЭП, пользователи-физлица могут просмотреть следующие данные:

  • персонифицированная информация: ФИО, дата рождения, пол, данные паспорта;
  • информация о заработной плате;
  • страховой стаж;
  • пенсия – для пенсионеров;
  • электронная трудовая книга — сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде;
  • данные о периодах временной нетрудоспособности;
  • документы застрахованного лица;
  • отправленные запросы и обращения, информация об обработке запросов и обращений и т.д.

В случае авторизации на портале ПФУ с помощью логина и пароля, без использования квалифицированной электронной подписи, информация, доступная для просмотра в личном электронном кабинете, будет деперсонализирована.

Какие сведения об электронной трудовой доступны для работодателя

После регистрации и авторизации в личном кабинете страхователя на портале Пенсионного Фонда работодатель сможет получить следующие возможности:

  1. просмотр отчетных сведений страхователя;
  2. запрос на подготовку бумажных документов;
  3. отправка обращений, вопросов, предложений, жалоб, ходатайств и т.п.;
  4. получение информации о страхователе из Единого реестра страхователей;
  5. просмотр собственных обращений в органы Пенсионного фонда Украины;
  6. отправка запроса на получение электронных документов;
  7. получение данных из Электронного реестра листков нетрудоспособности сотрудников.

Эти возможности доступны для работодателей в разделе Страхователям.

Доступ к электронной трудовой и просмотр данных в ней

Работников часто интересует, могут ли они также просматривать данные своей электронной трудовой книжки и проверять внесение в нее работодателем записей о принятии на работу, переводе и увольнении, поощрении и наградах за успехи в работе. 

Функционал личного кабинета застрахованного на вебпортале электронных услуг ПФУ предусматривает такую ​​возможность и позволяет работникам пересматривать сведения, внесенные в их электронную трудовую книгу.

Требования к сканированным копиям документов для представления в ПФУ

Для сканированных копий документов, подаваемых для внесения информации в электронный реестр Пенсионного Фонда Украины, предусмотрены следующие требования:

  • сканированные копии нужно производить исключительно из оригиналов документов;
  • сканированные копии производятся в цвете и должны быть четкими для легкого считывания сведений;
  • сканированные копии для представления в ПФУ следует изготовить со всех страниц соответствующих документов по хронологическому порядку;
  • разрешение сканкопий для представления в ПФУ составляет 300 dpi;
  • формат изображения jpg или pdf;
  • размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.

Напомним, что при наличии дополнительных документов, которые могут влиять на расчет стажа, необходимо приобщить эти документы к перечню документов для внесения данных в электронный реестр ПФУ. Такими документами, в частности, могут быть документы о службе в армии, образовании, рождении детей и т.п.

Другие актуальные новости

Читайте также:

Следите за нами
Поделиться
Комментарии

Комментариев пока нет ...

Полезные статьи