Хто повинен зберігати паперову трудову книгу за новими правилами

Фахівці Держпраці нагадали роботодавцям про зміну правил обліку трудової діяльності працівників та перехід на електронні трудові, у зв’язку з чим зберігання паперових трудових не обов’язкове.

Нагадаємо, що 10 червня 2021 року зазнав змін порядок обліку трудової діяльності працівника у зв’язку з набуттям чинності Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».

Як змінився облік трудової діяльності працівника з 10 червня 2021

Зазначений Закон визначає п’ятирічний перехідний період для перенесення відомостей з трудової книжки у паперовому вигляді до реєстру. 

Відповідно до внесених змін, як працівник, так і роботодавець можуть подати дані про свою трудову діяльність разом з копіями документів для підтвердження стажу. Як подавати чи уточнювати інформацію з трудових книг, читайте у наших попередніх статтях:

Електронні трудові в дії – основні особливості

Варто пам’ятати, що ведення паперових трудових книжок не скасовується.

Ведення паперових трудових з 10 червня 2021

Роботодавець зобов’язаний оформити паперову трудову книгу на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, впродовж п’яти днів після прийняття на роботу.

Так само на вимогу працівника роботодавцю слід вносити до паперової трудової записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Проте зберігає паперову трудову книгу після перенесення відповідних даних щодо трудової діяльності до електронних баз Пенсійного Фонду сам працівник. Роботодавцю слід видати працівнику під підпис його трудову після перенесення даних до електронного реєстру. Відповідно, книга зберігається у працівника, але роботодавець на його вимогу вносить до трудової відомості.

Які документи потрібні для підтвердження даних про стаж, та які вимоги до сканованих копій документів для подання до ПФУ, дивіться тут: 

• Які мають бути сканкопії для подання до ПФУ?
• Інформація, необхідна для створення електронного запису про трудову діяльність з паперової книжки

Також зверніть увагу на відповіді ПФУ щодо проблемних питань про електронні трудові книги

Що робити з трудовою у разі звільнення працівника

На що звернути увагу при звільненні працівника після набуття чинності Законом №1217? Відтепер власник або уповноважений ним орган в день звільнення в обов’язковому порядку повинен:

• видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення;
• провести розрахунок з працівником у визначені  ст. 116 КЗпП терміни;
• за бажанням працівника внести відповідні записи до трудової книжки та віддати її працівнику.

Копія наказу про звільнення повинна бути надана працівнику незалежно від підстави для його звільнення. Нагадаємо, раніше така копія обов’язково надавалася у разі звільнення з ініціативи роботодавця,та у інших випадках лише на вимогу працівника.