З 23 липня діє Порядок подання електронних копій трудових книжок
Вступила в дію Постанова Пенсійного фонду України від 12.03.2021 року № 11-1, що встановлює механізм подання даних про трудову діяльність працівника, ФОПа чи фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронному вигляді.
Постанова визначає Порядок подання відомостей щодо трудової діяльності, тобто спосіб і особливості оцифрування трудових книг. Детальніше вимоги нового Порядку ми розглядали у цьому матеріалі.
Як подаються відомості про трудову діяльність з 23 липня?
Порядок подання відомостей визначає, що інформація щодо трудової діяльності працівника може бути подана до ПФУ:
- роботодавцем за працівників;
- працівником самостійно.
На що варто звернути увагу при поданні відомостей?
Радимо звернути увагу на такі пункти Порядку подання відомостей:
Подання здійснюється засобами порталу електронних послуг Пенсійного Фонду.
Дані подаються в електронному вигляді, накладання кваліфікованого електронного підпису обов’язкове.
Подання даних можна здійснювати на вибір:
- у вигляді сканкопій встановлених законодавством документів (вимоги до сканкопій наводимо нижче);
- в оцифрованому вигляді, тобто за допомогою формування електронного запису в е-кабінеті страхувальника або застрахованої особи на сайті ПФУ з долученням сканкопій, що є підставою внесення запису.
Перехідний період, протягом якого можна подавати інформацію з трудових книг для перенесення її в електронний реєстр, становить 5 років та почався 10.06.2021. Докладніше про це у нашому матеріалі щодо змін обліку трудової діяльності працівника в електронній формі.
Які мають бути сканкопії для подання до ПФУ?
Для сканкопій документів, що передбачені чинним законодавством для внесення в електронний реєстр, встановлені такі вимоги:
- сканкопії слід робити з оригіналів документів;
- копії повинні бути кольорові та чіткі, дані зі копій повинні легко зчитуватися;
- слід подати копії усіх сторінок, упорядкованих хронологічно;
- роздільна здатність 300 dpi;
- формат зображення jpg чи pdf;
- розмір кожної сканкопії не повинен становити більше за 1 Мб.
Нагадаємо про консультацію від представників Пенсійного фонду, що у листі від 15.07.2021 надали роз’яснення стосовно проблематичних питань ведення е-трудових книжок.
Інші матеріали стосовно трудових книг у 2021 році
Звільняєте працівника після 10 червня? Дізнайтеся нові зобов’язання