С 23 июля действует Порядок представления электронных копий трудовых книжек

Вступило в действие Постановление Пенсионного фонда Украины от 12.03.2021 года № 11-1, устанавливающее механизм представления данных о трудовой деятельности работника, ФЛП или физического лица, которое обеспечивает себя работой самостоятельно, в электронном виде.

Постановление определяет порядок представления сведений о трудовой деятельности, то есть способ и особенности оцифровки трудовых книг. Подробнее требования нового Порядка мы рассматривали в этом материале.

Как подаются сведения о трудовой деятельности с 23 июля?

Порядок представления сведений определяет, что информация о трудовой деятельности работника может быть подана в ПФУ:

• работодателем за работников;
• работником самостоятельно.

На что стоит обратить внимание при представлении сведений?

Советуем обратить внимание на такие пункты Порядка представления сведений:

Представление осуществляется средствами портала электронных услуг Пенсионного Фонда.

Данные подаются в электронном виде, наложение квалифицированной электронной подписи обязательно.

Представление данных можно осуществлять на выбор:

• в виде сканкопий установленных законодательством документов (требования к сканкопиям приводим ниже);
• в оцифрованном виде, то есть посредством формирования электронной записи в электронной кабинете страхователя или застрахованного лица на сайте ПФУ с приобщением сканкопий, что являются основанием для внесения записи.

Переходный период, в течение которого можно подавать информацию по трудовым книг для переноса ее в электронный реестр, составляет 5 лет и начался 10.06.2021. Подробнее об этом в нашем материале об изменениях учета трудовой деятельности работника в электронной форме.

Какими должны быть сканкопии для представления в ПФУ?

Для сканкопий документов, предусмотренных действующим законодательством для внесения в электронный реестр, установлены следующие требования:

• сканкопию следует делать с оригиналов документов;
• копии должны быть цветные и четкие, данные с копий должны легко считываться;
• следует подать копии всех страниц, упорядоченных хронологически;
• разрешение 300 dpi;
• формат изображения jpg или pdf;
• размер каждой сканкопии не должен составлять более 1 Мб.

Напомним о консультации от представителей Пенсионного фонда, которые в письме от 15.07.2021 предоставили разъяснения относительно проблемных вопросов ведения электронных трудовых книжек.

Другие материалы о трудовых книгах в 2021 году